Les entreprises du marché intermédiaire bloquées dans la vérité d'hier passent à côté des avantages concurrentiels d'aujourd'hui

"La vérité d'hier est le [BS] d'aujourd'hui", écrit Brad Blanton, l'auteur iconoclaste du best-seller Radical Honesty. "Même les idées libératrices d'hier sont aujourd'hui des explications éculées

C'est ainsi que la plupart des entreprises de taille moyenne (dont le chiffre d'affaires se situe entre 50 millions et 1 milliard de dollars) sont prisonnières de la croyance dépassée selon laquelle les meilleurs outils de reporting financier, de budgétisation et de planification ne sont destinés qu'aux grandes entreprises.

En fait, les outils de planification et d'analyse financière (FP&A) existent pour les entreprises de taille moyenne et peuvent leur procurer un avantage concurrentiel significatif en accélérant considérablement les processus tels que la budgétisation, l'analyse, la planification et le reporting, tout en réduisant les erreurs et les omissions. Les logiciels FP&A automatisent et consolident les différents flux de données de l'entreprise (financières, opérationnelles, commerciales, etc.) dans tous les départements. Ainsi, les données deviennent utiles au lieu d'être une ressource écrasante qui est collectée mais à peine utilisée.

Cependant, la plupart des entreprises de taille moyenne utilisent encore des systèmes basés sur des feuilles de calcul, chronophages et sujets aux erreurs, pour l'établissement des budgets, la planification et les consolidations financières, estimant qu'elles n'ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour mettre en œuvre des outils de gestion numérique qui leur permettraient de mieux gérer leur entreprise. L'explication la plus courante est la suivante : "notre personnel financier est trop occupé à gérer notre entreprise pour adopter un nouveau système" Pendant ce temps, ces professionnels de la finance hautement qualifiés ne sont guère plus que des employés de bureau chargés de la saisie des données, passant d'innombrables heures à saisir et à ressaisir des données et des formules, ou à copier et à coller entre des cellules et des feuilles de calcul.

En fait, l'automatisation de ces processus libérerait les professionnels de la finance d'un travail essentiellement fastidieux, leur laissant le temps d'effectuer des analyses utiles sur les données, de comprendre quelles parties de l'entreprise sont rentables, où l'entreprise devrait investir des ressources pour maximiser la rentabilité, et quels processus entravent ou favorisent la productivité. Une fois qu'il a commencé à faire ces choses, le département financier ne se contente plus de rapporter ce qui s'est passé dans le passé - les proverbiaux compteurs de haricots - mais devient un créateur de valeur dans l'entreprise. Au lieu de cela, il devient un créateur de valeur dans l'entreprise, capable d'éclairer l'orientation stratégique.

Prenons l'exemple du cycle de reporting mensuel de la plupart des entreprises de taille moyenne. Le service financier importe des données de tous les départements. Le simple fait d'obtenir les données est une corvée de va-et-vient qui prend du temps et qui nécessite souvent de multiples demandes et conversations. Ils doivent ensuite copier et coller - ou ressaisir - les données dans des feuilles de calcul - un processus qui garantit presque l'introduction d'erreurs. Ensuite, ils tentent de formater les données de manière cohérente et de les relier entre les différents classeurs. C'est un processus qui prend facilement cinq à dix longues journées. Avec l'automatisation, il peut être réalisé en quelques heures.

Libéré de l'ennui de la collecte et de la consolidation des données, le service financier peut consacrer beaucoup plus de temps à des activités à valeur ajoutée, telles que l'exécution de divers scénarios de simulation. "Et si nous déplacions des ressources du département X vers le département Y ? Et si nous passions à la vente directe plutôt qu'à la vente par canal ? Et si nous réduisions les coûts de télécommunications de 8 % ? Etc."

De même, les processus de planification et de budgétisation annuels sont un cauchemar pour la plupart des départements financiers des entreprises de taille moyenne, qui doivent souvent passer des nuits blanches et des week-ends au bureau. Il n'est pas rare que le personnel financier passe des mois sur le processus budgétaire annuel. Cela inclut la conception et la préparation de feuilles de calcul, leur envoi aux responsables de département, le rappel de la date de remise des chiffres du budget, la réception des feuilles de calcul en retour, la copie des données entre les feuilles de calcul, la validation des chiffres agrégés, la synchronisation des formats des feuilles de calcul, la soumission des rapports à la direction, et éventuellement la répétition d'un grand nombre de ces tâches pour des scénarios différents. Dans de nombreux cas, au moment où le budget est finalisé, il n'y a pas de temps disponible pour déterminer si les plans sont crédibles.

À l'inverse, de nombreuses entreprises qui ont adopté un logiciel FP&A indiquent qu'elles peuvent réduire un processus budgétaire de trois mois à trois semaines. Outre les avantages évidents liés au gain de temps, l'amélioration du processus se traduit par un budget plus précis qui correspond aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Il permet de mieux valider si les ressources budgétisées sont réalistes et de gagner du temps pour mieux déterminer s'il y a des coûts excédentaires qui peuvent être réduits.

Pour établir correctement un budget, que ce soit sur une base annuelle, trimestrielle ou sur 12 mois glissants comme le font actuellement de nombreuses entreprises, les équipes de direction des entreprises de taille moyenne ont besoin d'une analyse perspicace des données fiables et des indicateurs. Elles ont également besoin de temps et d'informations pour examiner divers scénarios. Mais la plupart d'entre elles continuent de courir sur un tapis roulant à faible valeur ajoutée, incapables de réaliser les bénéfices possibles des données qui passent par le département financier en raison de l'explication illogique selon laquelle le département financier n'a pas le temps de mieux faire les choses.

Les grandes entreprises disposent des ressources nécessaires pour déployer de vastes systèmes de planification des ressources d'entreprise, mais le marché intermédiaire a besoin d'un autre type d'outil qui soit non seulement facile à utiliser, mais qui apporte également une valeur ajoutée immédiate, sans nécessiter de personnalisation ni de maintenance importantes. Grâce à un logiciel FP&A adapté qui automatise les processus à faible valeur ajoutée, les équipes de direction des entreprises de taille moyenne peuvent consacrer plus de temps à l'utilisation de leurs compétences analytiques pour générer des informations sur de multiples variables. Les tendances et les écarts sont plus faciles à repérer lorsque les données sont à jour, complètes et facilement accessibles, ce qui permet à la direction de prendre de meilleures décisions.

L'environnement commercial et les entreprises individuelles sont en constante évolution. Rester captif de la vérité d'hier peut être le plus grand obstacle à la réussite de demain.