Les choses sérieuses d'abord : Priorités d'investissement pour la transformation de la finance

Prenez le temps de réfléchir à tous les processus manuels que vous effectuez chaque jour. S'il y en a plus que quelques-uns, vous êtes en bonne compagnie. Nous savons tous qu'il est temps d'éliminer les feuilles de calcul déconnectées et les saisies de données inutiles, mais il peut être difficile d'investir dans un logiciel de CPM. Il n'est pas toujours facile d'obtenir l'aval de la direction pour des investissements technologiques. Le département FP&A est parfois considéré comme un simple centre de coûts qui fournit des rapports et des analyses. Quant au "P" de planification, il est pratiquement ignoré. Pourtant, nous savons que les F&A peuvent être une force motrice pour l'entreprise, à condition d'avoir les bons outils. Indépendamment de ces obstacles, la transformation numérique (et les investissements technologiques intelligents) est essentielle pour faire face à des marchés de plus en plus complexes et changeants, aux changements de comportement des clients, aux chaînes d'approvisionnement imprévisibles, et bien plus encore. Bien qu'il existe de nombreuses façons d'entamer la transformation vers des processus numériques, il peut être difficile de déterminer comment tirer le meilleur parti de votre budget technologique et obtenir ce dont vous avez besoin. Pour aider à guider les équipes qui cherchent à investir dans le CPM, nous avons demandé à des analystes et consultants experts : "Quel type de technologies devrait être prioritaire dans le budget du département financier ?" Les experts suivants ont donné leur avis sur la technologie et l'avenir du département financier :

• Gary Boomer, actionnaire, visionnaire et stratège, Boomer Consulting, Inc. Gary est un consultant très influent et un expert en planification stratégique. Du développement de la clientèle à la rémunération, il identifie les pratiques et les politiques qui favorisent le progrès dans l'ensemble du secteur de la comptabilité.
• Richard B. Pototsky, président, Miami-CFO Richard est un professionnel chevronné des F&A qui aide ses clients à accroître leur croissance et leur rentabilité depuis plus de 25 ans.
• Janet Schijns, PDG, JS Group Janet est une ancienne dirigeante de C-Suite Fortune 500 avec des décennies d'expérience dans l'industrie de la haute technologie, allant de Verizon à Motorola en passant par Office Depot.

Changement de culture : Les F&A en tant qu'investissement stratégique

Avec les bons outils, les départements financiers peuvent aider à orienter les décisions de l'entreprise, à améliorer la rentabilité et à fournir des conseils opportuns en cas d'événements inattendus. La planification de scénarios, en particulier, est un atout précieux que le département F&A peut fournir si les données et la technologie sont disponibles. Mais le passage à un paradigme plus prospectif peut s'avérer difficile. Comme l'observe Boomer : "Le piège dans lequel tombent la plupart des entreprises, y compris les cabinets d'experts-comptables, en ce qui concerne les dépenses technologiques, est que la majeure partie de leur budget est consacrée à "garder les lumières allumées" : maintenir l'infrastructure existante plutôt qu'innover pour améliorer la productivité et l'expérience des clients. ... L'innovation et la transformation numérique entraînent des perturbations et ceux qui sont perturbés n'aiment souvent pas le changement et résistent. Par conséquent, la montée en compétences et les examens externes des processus sont souvent bénéfiques." Ces examens aident le département des finances à identifier les obstacles et les points douloureux et à déterminer quelles devraient être ses priorités en matière d'investissement technologique. Boomer poursuit : "La question importante est de savoir comment ajouter de la valeur et améliorer l'expérience du client Les applications internes héritées du passé obligent souvent les entreprises à fonctionner selon un modèle hybride plus coûteux M. Boomer souligne l'un des points essentiels que les responsables financiers peuvent utiliser pour élaborer un dossier d'investissement technologique : Le statu quo est probablement moins efficace et plus coûteux au fil du temps que la nouvelle technologie.

Priorités en matière d'investissement technologique

Une fois la décision prise d'investir dans une nouvelle technologie, quelles fonctionnalités votre équipe doit-elle rechercher ? Richard B. Pototsky propose quelques suggestions pour commencer : "Les organisations qui sont encore en train de développer leur compréhension des FinTech devraient se concentrer sur l'investissement dans des systèmes logiciels qui les aideront :

• mieux répondre et anticiper les changements
• améliorer la continuité des activités
• automatiser les processus financiers répétitifs
• rationaliser la budgétisation, les prévisions et les rapports financiers
• améliorer la qualité des données"

M. Pototsky estime que les logiciels de gestion des performances de l'entreprise constituent une technologie fondamentale : "Les progrès des systèmes de gestion des performances de l'entreprise (CPM) permettent aux organisations de tâter le terrain et d'apporter de petits changements dans des domaines clés plutôt que de procéder à une refonte complète d'un seul coup", explique-t-il, ajoutant qu'"une expérimentation rapide et relativement peu coûteuse est possible avec la bonne technologie"

Trois incontournables du CPM

Nos experts ont identifié plusieurs fonctions essentielles que toute solution de CPM devrait posséder, et les trois principales sont les suivantes :

1. Automatiser les processus
2. Améliorer la qualité des données
3. Rationaliser les fonctions des départements.

1. Automatiser les processus

Les experts s'accordent tous à dire que l'une des fonctions les plus importantes des logiciels de CPM est l'automatisation des processus. Tous les départements financiers ont au moins quelques processus, et souvent beaucoup, qui sont effectués manuellement et qui pourraient être automatisés avec les bons outils. En outre, les processus peuvent être liés entre eux à l'aide de la technologie afin que les changements puissent être effectués de manière universelle. Janet Schijns déclare : "...J'automatiserais les fonctions de base telles que le FP&A afin de libérer mon équipe pour qu'elle puisse se consacrer davantage à la planification et à l'analyse financières avancées" La bonne technologie peut être utilisée pour réduire les erreurs dues à la saisie manuelle des données et pour gagner du temps sur les rapports qui peuvent prendre des jours ou des heures à remplir. L'un des aspects les plus précieux des processus automatisés est que les changements peuvent être effectués rapidement et que les résultats peuvent être partagés à grande échelle. Les équipes FP&A agiles qui ne sont pas accaparées par des tâches banales sont mieux équipées pour répondre aux questions et faire face aux problèmes potentiels.

2. Améliorer la qualité des données

Quoi que vous fassiez, la qualité de vos résultats dépend de celle de vos données. L'investissement dans un logiciel de CPM doit inclure la collecte et la validation de données précises et opportunes. Les données doivent également être hébergées de manière à être largement accessibles et compatibles avec toutes les technologies FP&A. Pour M. Schijns, la qualité des données est une priorité : "Je commencerais par investir dans les données et l'analyse, en m'assurant que je saisis les bonnes données et que je suis capable de les analyser pour en tirer des enseignements M. Pototsky souligne l'importance des données en temps réel : "Les données financières en temps réel sont essentielles pour gérer la santé d'une entreprise et créer des opportunités de croissance. Ces mises à niveau et ces investissements aideront les entreprises à faire précisément cela." La technologie appropriée permet de centraliser, de valider et de conserver des données de haute qualité qui peuvent être facilement intégrées dans des processus automatisés.

3. Rationaliser les processus

Une fois que votre équipe a gagné du temps grâce à l'automatisation et à l'amélioration de la collecte et de la qualité des données, la priorité suivante est de rationaliser les processus. Les données centralisées qui alimentent votre logiciel de CPM peuvent rationaliser les processus de budgétisation, de prévision, de reporting, etc. Boomer souligne : "Nous en sommes maintenant à la troisième génération du cloud, ce qui permet une meilleure intégration et, surtout, la possibilité de travailler de n'importe où et à n'importe quel moment." M. Pototsky ajoute : "La technologie nous a fourni des outils innovants qui rationalisent les processus et fournissent des informations financières détaillées en temps réel." La rationalisation des processus permet d'économiser du temps et de l'argent et favorise l'élaboration de rapports et d'analyses plus utiles.

Le bilan

Quel que soit le point de vue, investir dans une meilleure technologie est bénéfique pour l'équipe FP&A et pour l'entreprise dans son ensemble. Il permet à l'équipe FP&A de se concentrer sur des projets de plus haut niveau et réduit le temps consacré aux tâches routinières et répétitives. Le passage à un système de données plus robuste permet de prendre des décisions fondées sur des données qui peuvent guider l'entreprise. Nos experts s'accordent tous à dire que le temps est venu pour le département FP&A de s'engager dans la transformation numérique. Pour en savoir plus sur les investissements technologiques intelligents pour le département FP&A, lisez le guide Scenario Planning for Finance.