Les 7 péchés capitaux de l'élaboration d'un budget à l'aide de tableurs

Toute faiblesse dans votre flux de travail actuel se répète à chaque cycle

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, il y a un besoin croissant d'efficacité opérationnelle, d'évolutivité et d'optimisation des ressources. Si l'on considère les processus financiers clés tels que la budgétisation, la planification, les prévisions et le reporting, un nombre écrasant d'entreprises continuent de dépendre de feuilles de calcul pour exécuter ces fonctions importantes.

Voici ce que j'estime être les 7 péchés capitaux lors de l'utilisation de feuilles de calcul pour la budgétisation et le reporting.

1. Coûteux et lourd en ressources

• La distribution, la comparaison et la consolidation des informations requièrent un effort essentiellement manuel.
• Absence de processus automatisés tels que la signature automatique, l'approbation et la production de rapports.
• Les feuilles de calcul ne sont souvent pas préparées pour s'intégrer à d'autres systèmes d'entreprise (par exemple, RH, CRM et ERP), ce qui entraîne une perte de temps et de ressources lorsque les informations doivent être mises à jour dans plusieurs systèmes.

2. Processus budgétaire difficile

• L'accent sera mis sur l'administration plutôt que sur la manière dont l'entreprise optimise son processus budgétaire.
• Il est difficile de créer un modèle spécial pour les différents départements et de rassembler des données provenant de plusieurs fonctions.
• Les commentaires et les notes budgétaires sont négligés.

3. Collaboration inefficace

• Lorsque les données se retrouvent dans des centaines de feuilles de calcul, il est difficile pour les différents départements de travailler ensemble à l'allocation des ressources.
• La mentalité et l'approche en silo affaiblissent la collaboration lors de l'élaboration du budget.
• Il est difficile de réconcilier le budget avec la stratégie globale de l'entreprise lorsque les données sont difficilement accessibles.

4. Faible appropriation et solution multi-utilisateurs

• Pas de guides ou de manuels interactifs pour la feuille de calcul du budget.
• Le tableur n'est pas une solution multi-utilisateurs. Il pose des problèmes d'accès, de contrôle et de sécurité.

5. Pas de structure de base de données ni de fonction de commentaire

• Absence de données multidimensionnelles. Cela signifie que la feuille de calcul n'a pas de structure de base de données ; il s'agit d'un modèle plat.
• Il n'est pas possible d'ajouter des notes ou des commentaires (par exemple, au niveau des postes), qui s'ajoutent automatiquement aux rapports financiers et de gestion.

6. Moins de sécurité et de contrôle

• Problèmes de contrôle des versions et de stockage local des fichiers.
• Pas d'historique des modifications apportées par les utilisateurs.
• Risque accru d'erreur humaine, comme la destruction de liens ou de racines dans une formule.
• Peu de possibilités de sécurité.

7. Vue d'ensemble imprécise et manque de contrôle

• Pas de vue d'ensemble du processus budgétaire en cours.
• Plusieurs versions de la vérité sur la performance financière.
• Le manque de perspective et le contrôle réduit permettent à la direction et aux parties prenantes d'avoir moins confiance dans les rapports.

Quelle que soit l'importance de ces fonctions, les processus sont fastidieux et nécessitent une coopération. Toute faiblesse dans votre flux de travail actuel se répète à chaque cycle (par exemple, les rapports mensuels), et tout gaspillage de ressources se multiplie au fil du temps. Les 7 péchés capitaux démontrent donc que les feuilles de calcul ne sont pas conçues pour prendre en charge les processus essentiels du département financier.