Les 5 étapes de la transformation financière

Vous ne pouvez pas transformer vos processus financiers du jour au lendemain. Mais avec un plan en place, à la fois pour la technologie et les personnes, vous pouvez vous embarquer dans un voyage de transformation financière qui vous mènera, vous et votre équipe, vers la prochaine génération de finances avec une confiance inébranlable.

Cela commence par le premier pas. Dans ce billet de blog, nous vous présenterons les 5 étapes de la transformation financière, les mesures que vous pouvez prendre pour progresser dans cette voie, et nous partagerons des exemples réels de la façon dont les clients de Prophix, ASRC Industrial et USA Properties, ont mis en œuvre cette démarche pour atteindre le sommet de la transformation FP&A dans leurs organisations.

Qu'est-ce que la transformation financière ?

Selon IBM, la transformation financière est "la combinaison de processus, de systèmes et de changements organisationnels au sein d'une entreprise, qui est mise en œuvre par le biais de nouvelles technologies, de formations et d'analyses"

Souvent, les équipes financières se tournent vers les initiatives de transformation financière pour rationaliser, simplifier et optimiser leur travail.

Les 5 étapes de la transformation financière

Votre parcours de transformation commence par la compréhension de votre maturité financière. La maturité financière mesure la sophistication de vos processus financiers. Vous pouvez mesurer votre maturité financière en examinant vos processus financiers sur une échelle mobile et en comprenant où se situe votre approche actuelle. Pour en savoir plus sur la maturité financière et évaluer votre état actuel, faites l'évaluation de la performance financière.

Voyons maintenant comment se déroule le processus de transformation financière. Nous examinerons les cinq étapes, ce que chacune signifie et les mesures que vous pouvez prendre pour que la transformation financière fasse partie intégrante de vos activités quotidiennes.

Étape 1 : Réactif

La phase réactive est pleine de tâches et de processus manuels. Ces processus clés, de la budgétisation à la planification en passant par la clôture financière, sont principalement réalisés à l'aide de feuilles de calcul. Et en raison du volume important d'efforts manuels requis, la capacité à refaire des prévisions en temps voulu et de manière précise est limitée.

Comment passer à l'étape suivante, celle de la proactivité?

• Rechercher et envisager un fournisseur de plateforme de performance financière. Pour plus d'informations sur la recherche et le choix d'un fournisseur, consultez notre Guide de l'acheteur.
• Sélectionnez un champion interne qui dirigera l'effort de transformation de la finance.
• Soyez en phase avec l'objectif final avant d'entamer votre voyage.

Étape 2 : proactive

L'étape proactive peut signifier que vous utilisez un logiciel pour certains processus, comme la budgétisation OpEx ou le FP&A, mais qu'il n'est pas totalement intégré à vos processus et à votre planification. Dans cette phase, les équipes financières ont abandonné les feuilles de calcul dans certains cas, mais pas dans tous, et il reste donc beaucoup de place pour l'automatisation et la rationalisation. En outre, les logiciels financiers sont principalement utilisés par le département financier et ne sont pas intégrés dans la planification des activités de l'ensemble de l'organisation.

Comment passer à l'étape suivante, celle de l'innovation?

• L'adoption par les utilisateurs est essentielle - il faut s'efforcer d'obtenir une participation de 100 % à votre processus de transformation.
• Engagez et responsabilisez les utilisateurs avec des ressources, des communautés et des opportunités d'engagement avec d'autres équipes financières qui utilisent une plateforme de performance financière pour alimenter leurs processus.
• Montrez et racontez avec des résultats tangibles et transparents pour que les autres membres de l'organisation et les dirigeants puissent voir l'impact positif de la transformation.

Étape 3 : Innovation

À ce stade, les équipes ont souvent intégré l'automatisation dans leurs processus, que ce soit par le biais de flux de travail ou de la collecte et de la consolidation de données. Grâce à la rapidité et à la précision des logiciels financiers, il est possible de créer des plans et des prévisions itératifs, ainsi que des vues multi-scénarios.

Comment passer à l'étape suivante, celle de la collaboration?

• Organisez une session de révision et de visualisation pour voir comment vous pouvez exploiter le logiciel en dehors de la fonction financière et dans l'ensemble de l'organisation.
• Intégrez d'autres sources de données (comme les ventes ou la planification opérationnelle) pour renforcer votre culture de prise de décision basée sur les données dans une version unique de la vérité.
• Inspirer d'autres équipes ou unités commerciales qui dépendent fortement de processus manuels pour planifier et examiner leurs performances.

Étape 4 : Collaboration

Les équipes en phase de collaboration ne considèrent plus leur logiciel financier comme un simple système financier. Le service financier est un conseiller de confiance pour les unités opérationnelles de l'ensemble de l'organisation, et la planification départementale et opérationnelle s'appuie sur les systèmes et les processus de votre technologie financière.

Comment atteindre l'étape finale, la transformation des services financiers :

• Documentez vos processus pour que votre équipe et les autres équipes puissent les comprendre, afin que vos processus et vos intégrations de données restent un investissement sûr, et documentez votre retour sur investissement.
• Intégrez votre reporting à l'aide de la technologie financière dans vos réunions de revue des parties prenantes exécutives avec des tableaux de bord exécutifs ou des livres de bord qui affichent les données et les résultats clés.
• Prévoyez l'avenir, planifiez les éléments de votre entreprise qui ne sont pas encore en place et tirez parti de la modélisation de scénarios, afin de ne jamais être pris au dépourvu par ce que les données vous disent.

Étape 5 : Transformation du département des finances et de l'administration

Vous l'avez fait - vous avez atteint le stade de la transformation du département des finances et de l'administration ! Cette étape signifie que vous avez pleinement intégré la technologie financière dans votre fonction et dans votre organisation en tant qu'outil essentiel à la prise de décision.

Comment continuer à favoriser une culture de la transformation :

• Continuez à faire avancer votre entreprise avec une stratégie claire liée à des plans et des actions.
• Utilisez les informations basées sur les données, fournies par votre technologie financière, pour éclairer votre prise de décision.
• Continuez à articuler le retour sur investissement de vos solutions et intégrez-le dans votre cadence de reporting.

Maintenant que nous avons passé en revue chaque étape, examinons des exemples réels de clients de Prophix qui ont traversé les phases de la transformation financière pour devenir de super utilisateurs de la planification et de l'analyse financière sur Prophix One, une plateforme de performance financière.

Comment ASRC Industrial s'est engagée dans la voie de la transformation financière

ASRC Industrial, dont le siège social se trouve à Tempe, en Arizona, est présente dans les 50 États américains et compte 30 sociétés d'exploitation.

En 2020, ASRC était dans un état réactif. Elle disposait de 8 systèmes ERP différents, de plus de 600 feuilles de calcul, de plus de 17 000 comptes GL et avait besoin d'une structure de reporting adaptée à un chiffre d'affaires de 1 milliard de dollars. Mais ils étaient confrontés à des défis en matière de reporting basé sur Excel, de consolidation des données et de collaboration.

Sachant qu'il existait une meilleure solution, ils ont mis en œuvre Prophix en 2021, ce qui leur a permis de passer à un état proactif. Désormais, leur équipe financière peut créer des états financiers et des calendriers d'encours de production pour leur entreprise et consolider les données du grand livre et les contrats en une seule version centrale de la vérité.

Le passage par les différentes étapes a permis à ASRC Industrial d'innover avec Prophix, en explorant des utilisations pour la planification des tâches, la planification du personnel et la planification des investissements. Mais cela ne s'arrête pas là ! Prophix est conçu pour la collaboration, et ASRC a vu ce potentiel. En 2023, l'équipe financière étendait les capacités de reporting, encourageait continuellement l'adoption par les utilisateurs finaux et avait étendu ses licences à 50 utilisateurs, dont des analystes, des comptables, des contrôleurs de gestion, des cadres supérieurs et des directeurs d'exploitation, afin d'encourager la culture de la prise de décision basée sur les données. Impressionnant, non ?

Aujourd'hui, en 2024 et au-delà, ASRC Industrial continue de s'efforcer de transformer le département des finances et de l'administration. Cette année, l'entreprise étendra l'utilisation de la planification et de l'analyse financières à d'autres départements que celui des finances, afin d'explorer les prévisions d'emplois dans le secteur de la maintenance, l'analyse de la sécurité et les rapports sur les ressources humaines.

Comment USA Properties a atteint la transformation FP&A

USA Properties utilise Prophix depuis 2020, en commençant à petite échelle et en évoluant pour rassembler plus de départements avec un succès continu.

Avant Prophix, USA Properties disposait d'un service financier basé sur Excel. Par exemple, leurs budgets de développement, pour 15 à 25 emplois, nécessitaient une mise à jour manuelle chaque mois. Cela signifiait l'incorporation des données réelles de leur ERP, la mise à jour des formules et la diffusion à plus de 12 personnes pour révision. Cette opération prenait un mois entier et était toujours au bord du précipice des erreurs de corruption d'Excel.

Sachant qu'il existait une meilleure solution, USA Properties a mené un projet pilote de 8 semaines sur ses budgets de développement dans Prophix. Le projet pilote comprenait

• La création d'un modèle dans Prophix Financial Planning & Analysis similaire à leur modèle Excel
• Administrer le modèle à la même base d'utilisateurs et à la même fréquence que leurs processus manuels
• Suppression de l'administration du classeur pour faciliter l'utilisation
• Automatiser l'alimentation en données de leur ERP au lieu de copier/coller des rapports pour plus de rapidité et de précision
• Élimination des longs cycles de révision ou des fichiers de contrôle puisque tout était accessible dans Prophix, et non sauvegardé sur des bureaux ou des disques individuels

Après un projet pilote réussi, USA Properties a étendu son initiative pour trouver des solutions plus innovantes. Elle a transféré dans Prophix les prévisions mensuelles de ses opérations de gestion immobilière et le budget annuel de l'entreprise. En continuant à innover, leur pipeline, leurs calendriers de projet Smartsheet et leurs budgets de construction ont également été transférés dans Prophix. D'autres améliorations de processus et l'automatisation de l'intégration des données, en particulier avec HRMS, ont été incluses.

Comme USA Properties continue de croître et d'étendre sa transformation FP&A, il y a beaucoup d'améliorations inspirées par l'utilisateur. Cela inclut des améliorations au niveau du pipeline, des prévisions d'entreprise sur 10 ans et des rapports d'entreprise dans Prophix. L'élan est ce qui permet à la transformation FP&A de continuer à se développer.

Comment vous pouvez vous lancer dans la transformation financière avec Prophix One, une plateforme de performance financière

Prophix One est conçu pour simplifier et transformer les processus du bureau du directeur financier. Une seule expérience, un seul portail et une seule version de la vérité - le tout sur une seule plateforme - signifie que vos processus et données clés sont tous regroupés en un seul endroit. Vous pouvez commencer modestement, et la plateforme est conçue pour évoluer et s'adapter à vos besoins au fur et à mesure que vous avancez dans votre parcours de transformation.

Prêt à voir ce que vous pouvez faire ? En savoir plus sur Prophix One, une plateforme de performance financière.