Le pourquoi et le comment de la planification de scénarios

Des événements inattendus, des catastrophes naturelles aux changements macroéconomiques, mettent les entreprises à l'épreuve chaque année. Les organisations qui ne veulent pas seulement surmonter ces perturbations, mais prospérer quelles que soient les conditions du marché, ont recours à la planification de scénarios. Celle-ci simule l'impact potentiel de diverses situations sur leurs résultats, ce qui leur permet de pivoter en fonction des besoins et de prendre de meilleures décisions financières.

Qu'est-ce que la planification de scénarios ?

La planification de scénarios est un ensemble d'hypothèses sur ce que sera l'avenir et sur la manière dont l'environnement de votre entreprise évoluera au fil du temps en fonction de cet avenir. Également appelée " analyse de simulation" (bien que ces deux notions présentent des différences importantes), la planification de scénarios utilise des données et des hypothèses actuelles pour envisager de multiples résultats potentiels.

Un plan de scénario peut vous aider à explorer différents scénarios afin de déterminer comment soutenir au mieux les opérations futures de l'entreprise. En évaluant l'interaction de différentes variables dans des conditions distinctes, vous pouvez identifier celle qui aura l'impact le plus important sur votre entreprise. Ces variables peuvent inclure le prix des produits, les dépenses opérationnelles, les fluctuations du marché, etc.

Toutes les industries, qu'elles soient publiques, privées, à but non lucratif ou gouvernementales, appliquent la planification de scénarios dans le cadre de leur planification et de leur analyse financières. Les cadres dirigeants, les responsables financiers et les analystes financiers sont généralement les personnes qui dirigent les efforts de planification des scénarios au sein de leur organisation.

Comment utiliser la planification de scénarios ?

La planification de scénarios permet de formaliser les variables susceptibles d'affecter les résultats de l'entreprise sous forme de scénarios, c'est-à-dire de simulations d'événements potentiels. Les organisations utilisent la planification de scénarios dans le cadre de leurs prévisions, pour tester la rigidité de leurs processus, tenir compte d'événements qui pourraient avoir de graves répercussions sur l'entreprise et, d'une manière générale, devenir plus résilientes.

Par exemple, une organisation peut utiliser la planification de scénarios pour évaluer l'impact d'une pandémie mondiale qui contraint les employés à rester chez eux. Elle pourrait ensuite mettre au point des processus qui l'aideraient à faire face à cette situation.

4 avantages de la planification de scénarios

1. Mise en évidence de l'impact des événements potentiels

Le principal avantage de la planification de scénarios est une meilleure compréhension de la manière dont différents événements - des plus bénins aux plus désastreux - peuvent affecter l'entreprise. Sans planification de scénarios, chaque équipe peut avoir ses propres interprétations de ces événements, mais il est essentiel de centraliser ces informations dans un plan.

2. Permet aux équipes de préparer des plans de réponse

La planification de scénarios ne sert pas seulement à évaluer l'impact d'événements imprévus, mais aussi à s'y préparer. Une fois que vous savez comment ils peuvent affecter votre organisation, vous pouvez trouver des moyens d'atténuer les pires conséquences, voire de prospérer.

3. Capturer les connaissances de divers experts

Le processus de planification de scénarios rassemble des experts de tous les horizons de votre organisation. Ils ont ainsi l'occasion de partager des connaissances qui n'auraient peut-être pas été mises en évidence autrement. Le résultat ? Un transfert de connaissances qui profite à l'ensemble de l'organisation.

4. Création d'une documentation

Après avoir planifié un scénario spécifique, vos équipes disposent d'une documentation qui peut servir de point de référence si ce scénario - ou un scénario similaire - se produit. Cela signifie que les équipes peuvent être plus indépendantes et utiliser les données pour prendre des décisions.

3 avantages de la planification de scénarios

1. Elle couvre l'impact de multiples facteurs

Contrairement à d'autres méthodes de prévision, telles que l'analyse de sensibilité, la planification de scénarios permet de tester plusieurs facteurs simultanément. Cela permet de créer une analyse solide avec des dépendances multiples, reflétant la réalité de manière plus précise que certaines méthodes.

2. C'est un excellent moyen de planifier l'avenir

Trop d'organisations se concentrent sur l'optimisation des processus pour le présent, négligeant les dommages potentiels que l'avenir peut causer. Bien qu'il s'agisse d'un processus complexe, la planification de scénarios est essentielle pour construire une entreprise résiliente, capable de se développer en dépit de toute éventualité. La planification de l'avenir peut sembler décourageante, mais la planification de scénarios apporte de la clarté.

3. Elle formalise les processus informels

Chaque équipe a une façon ou une autre de penser à l'avenir, que ce soit dans la manière dont elle construit ses processus ou lors de séances de brainstorming peu fréquentes sur le thème "Que se passerait-il si ? Cependant, ces processus informels se traduisent rarement par une prise de conscience à l'échelle de l'organisation sans une planification formelle des scénarios.

3 inconvénients de la planification de scénarios

1. Le champ d'application est énorme

Bien que la planification de scénarios soit sans aucun doute un aspect crucial de la prévision, elle peut engendrer une quantité massive de travail technique, surtout si le champ d'application n'est pas limité. Après tout, il n'y a pas de limite au nombre et au type de facteurs qui peuvent contribuer à un scénario. Assurez-vous d'avoir les ressources nécessaires pour entreprendre ce travail, surtout si vous n'utilisez pas d'outils dédiés.

2. Les facteurs importants peuvent changer

Parfois, entre les étapes initiales de votre processus de planification de scénarios et les rapports qui en résultent, les facteurs que vous analysez peuvent changer du tout au tout. C'est pourquoi la planification de scénarios doit être considérée comme un processus continu plutôt que comme un projet ponctuel.

3. C'est incroyablement difficile (sans le bon logiciel)

Ce n'est pas seulement la portée de la planification de scénarios qui peut devenir énorme, mais aussi le travail manuel qui peut augmenter avec elle. De nombreuses organisations utilisent encore des feuilles de calcul pour la planification de scénarios, ce qui oblige les employés à gérer les dépendances et les scénarios complexes. Un logiciel dédié à la planification de scénarios peut contribuer à alléger la charge de travail.

À quoi la planification de scénarios convient-elle le mieux ?

La planification de scénarios est la mieux adaptée pour prévoir l'impact de changements ou de perturbations à grande échelle. Les crises financières, les conflits sociaux, les troubles sociaux ou les activités criminelles sont des exemples de changements majeurs. À l'inverse, la planification de scénarios peut également vous aider à mieux gérer des succès inattendus, tels qu'une croissance explosive ou une augmentation soudaine de la demande pour vos produits et services.

Les entreprises ont besoin d'un plan de scénario lors d'un ralentissement économique, lorsque la volatilité du marché est incertaine. En cas de perturbations majeures, ce qui a fonctionné auparavant ne suffit plus. Les tendances historiques ne sont plus de bons indicateurs des performances futures. Il ne faut pas confondre la planification de scénarios avec l'analyse de sensibilité. L'analyse de sensibilité ne prend en compte que les changements d'une seule variable, tout en gardant les autres constantes. Pour prévoir au mieux les performances de plusieurs variables, vous devrez utiliser la planification de scénarios afin de déterminer leur impact.

Outils pour la planification de scénarios

Pour que la planification de scénarios soit efficace, vous devrez identifier les données et les hypothèses pertinentes. Par exemple, vous pouvez prendre en compte les données relatives à l'ensemble de l'entreprise, les informations sur le marché et les événements historiques. La collecte de données à l'échelle de l'entreprise à partir de vos systèmes ERP, CRM et RH peut vous aider à avoir une vue d'ensemble. Le suivi des nouveaux concurrents ou des innovations sur le marché vous aidera également à mieux vous préparer.

Gardez à l'esprit tout événement historique ayant entraîné des changements majeurs dans votre secteur d'activité. Si vous pouvez formaliser la relation entre les différents éléments de données, vous pouvez alors créer un modèle quantitatif. L'un des principaux défis de la planification de scénarios réside dans la dépendance excessive à l'égard des feuilles de calcul manuelles. Les feuilles de calcul peuvent contenir des données manquantes, des formules incohérentes et des liens rompus.

Tous ces éléments peuvent rendre le processus de planification de scénarios lourd et difficile à exécuter. De nombreuses organisations devront consolider des données provenant de systèmes disparates. Essayer de combiner les données de vos systèmes ERP, CRM et RH dans un plan de scénario cohérent peut relever de l'exploit. Avec autant de systèmes, les analystes financiers peuvent avoir du mal à trouver les données pertinentes en temps voulu.

Les entreprises qui prennent au sérieux la planification de scénarios auront besoin d'un outil dédié. Il est essentiel d'investir dans un outil conçu pour la planification et l'analyse de scénarios. Au lieu des systèmes traditionnels basés sur des feuilles de calcul, les entreprises innovantes utilisent des logiciels de gestion de la performance financière pour créer des plans de scénarios. Les logiciels de gestion de la performance financière (GFP) permettent aux responsables financiers de créer facilement des plans de scénarios basés sur les données réelles, budgétaires et prévisionnelles existantes, sans avoir à se soucier des énormes feuilles de calcul.

Grâce à ce logiciel, les équipes financières peuvent accéder à tout moment aux données pertinentes et gérer facilement les ressources afin d'améliorer la prise de décision en fonction des opportunités et des risques.

Comment créer un plan de scénario avec Prophix

En tirant parti d'un logiciel de gestion de la performance financière, vous pouvez créer rapidement des plans de scénarios robustes et complets, sans avoir à effectuer des montagnes de travail manuel. Avec la plateforme de performance financière de Prophix, vous pouvez planifier des scénarios avec une précision extrême, une adaptabilité exceptionnelle et des performances spectaculaires.

Pour en savoir plus, consultez notre guide complet sur la planification de scénarios, mais voici les étapes essentielles.

Étape 1 : Rassembler les exigences et les données du modèle

Prophix minimise le temps et les efforts nécessaires à la planification de scénarios. Les feuilles de calcul, qui restent l'outil de planification de scénario privilégié par de nombreuses organisations, peuvent être sujettes à des erreurs et générer plus de travail qu'elles n'en économisent. En revanche, le logiciel FPM synchronise les données de vos systèmes ERP, CRM et RH pour garantir que vous travaillez avec des données valides. Grâce aux intégrations de données, vous pouvez facilement organiser les informations provenant de différents systèmes.

Étape 2 : Déterminer le nombre de scénarios nécessaires

S'il est tentant d'élaborer et de tester autant de scénarios que possible, le travail à fournir peut rapidement rendre la chose irréalisable. Un trop grand nombre de plans crée de la confusion et mobilise des ressources cruciales qui pourraient être consacrées à des projets essentiels. C'est là qu'intervient le processus Infoflex de Prophix.

Infloflex transforme l'information en utilisant des données existantes ou des entrées définies par l'utilisateur de manière dynamique. Il peut allouer des données ou les augmenter d'un pourcentage déterminé. Ce processus est le mieux adapté à ces trois scénarios :

• Le meilleur cas : Sur la base d'une augmentation des ventes ou d'un pic de la demande. Cela peut être dû à des changements soudains sur le marché ou à l'introduction de nouvelles lignes de revenus. Bien qu'il s'agisse d'un cas d'utilisation positif, le meilleur des cas peut encore causer des tensions. Vous pouvez avoir besoin de ressources ou d'effectifs supplémentaires. Le processus Infoflex vous permet de cibler des comptes de recettes spécifiques à augmenter.
  
• Cas de base : Déduit les tendances des ventes en se basant sur les chiffres réels des périodes précédentes. Le processus Infoflex de Prophix peut lire les données réelles existantes pour les extrapoler. Il peut pré-remplir les périodes futures avec des données de projection qui serviront de base au scénario de référence. Ce scénario peut mettre en évidence ce que vous pouvez faire pour changer ou maintenir votre trajectoire actuelle.
  
• Le pire des cas : Suppose que les recettes ou les coûts remettent en cause la continuité de l'activité. Cette option de planification implique souvent des changements radicaux au niveau des dépenses fixes et variables. Vous pouvez utiliser Infoflex pour cibler des comptes spécifiques à augmenter ou à diminuer. Envisagez de diminuer les comptes de revenus pour les aligner sur les événements actuels et d'augmenter les dépenses.

En fonction des conditions du marché, vous pouvez vous concentrer sur des scénarios négatifs ou positifs. Vous pouvez vous appuyer sur des modèles FPM réactifs pour créer des plans d'affaires qui imitent les conditions macroéconomiques, même lorsqu'elles évoluent.

Étape 3 : Diffuser votre plan de scénario

Pour que la planification de scénarios soit pertinente, le bureau du DAF doit la partager avec les dirigeants. Avec Prophix, vos plans peuvent être partagés par le biais de classeurs de rapports, ce qui vous permet de regrouper les exportations connexes et de les envoyer à la direction.

Vous pouvez également utiliser des tableaux de bord pour partager une vue d'ensemble de plusieurs plans de scénarios et des variables associées. Prophix peut rassembler les indicateurs clés de vos différentes sources de données et créer des tableaux de bord différents pour chaque équipe, garantissant ainsi que les bonnes données sont présentées aux bonnes personnes.

Avec Prophix, vous pouvez facilement partager votre plan de scénario de manière dynamique au lieu de dépendre d'exportations à usage unique.

La planification de scénarios est un exercice puissant qui permet de réévaluer la santé financière de votre organisation, que ce soit en période de prospérité ou de difficultés. Avec le bon logiciel de gestion de la performance financière, les équipes financières peuvent rapidement identifier les facteurs clés, les données et les hypothèses nécessaires pour planifier un avenir meilleur. La plateforme de performance financière de Prophix permet aux équipes financières de planifier facilement des scénarios. Grâce à ces informations, les responsables financiers peuvent prendre de meilleures décisions et améliorer la résilience de l'entreprise, quel que soit l'avenir.