Le plus gros problème des données de construction incomplètes et comment le résoudre

Les entrepreneurs ont perdu environ 1,8 billion de dollars à cause de données erronées en 2020. C'est un chiffre important, et il peut être difficile de voir comment il s'applique à votre entreprise, n'est-ce pas ? Il y a de fortes chances que vous souffriez, vous aussi, de mauvaises données sur la construction, ce qui empêche toute analyse ad hoc et entrave la croissance. Les mauvaises données sont des informations incomplètes, inexactes ou inaccessibles que vous avez collectées et qui ne vous sont d'aucune utilité - et si vous en avez, vous êtes en bonne compagnie. Ainsi, lorsque vous avez commandé trop de fournitures pour un projet ? Vous avez fait une surenchère pour un travail ? Ce n'était pas vous, mais vos données. Ces conclusions proviennent d'une enquête menée par FMI Corporation et Autodesk, qui a également révélé que près d'un tiers des personnes interrogées estimaient recevoir de mauvaises données, ce qui, dans de nombreux cas, conduisait à de mauvaises décisions et entravait les efforts d'analyse ad hoc.

D'où viennent les mauvaises données ?

Examinons quelques-unes des sources de ces informations médiocres que vous recevez. La plupart des entreprises ont mis en place une méthode de collecte des informations sur les sites de travail. Il peut s'agir de formulaires papier, de courriels, de réunions programmées et de SMS qui permettent au bureau et au chantier de rester en contact... en quelque sorte. Toutefois, en cas de problème dans le plan initial, ces techniques de communication risquent de tomber à plat. Le problème réside dans le manque de cohérence et d'organisation de ces méthodes, qui peut entraver vos efforts pour changer de direction en cas de crise ou pour vous sortir d'un conflit.

Le stylo et le papier

La consignation des événements sur papier peut s'avérer un outil précieux pour la collecte d'informations, mais elle souffre de quelques écueils majeurs. Le premier d'entre eux concerne la collecte elle-même. Les formulaires à moitié remplis ne contiennent que la moitié des informations requises. Les mots peuvent être indiscernables, les chiffres peuvent être maculés et les noms peuvent être mal orthographiés, ce qui empêche l'entreprise de rechercher la vérité au cours d'une analyse ad hoc. Les documents se mouillent, se salissent et finissent par se perdre, ce qui les rend totalement inutilisables à l'avenir. Cela nous amène au deuxième inconvénient du papier : son organisation. Combien de fois avez-vous trouvé de vieilles notes coincées entre les sièges d'un camion ? Les documents manquants n'aident pas à étayer votre version des faits en cas de litige. À moins d'être méticuleusement complètes et organisées, les notes sur papier ne sont pas adaptées au suivi des activités sur le chantier. Même si elles sont méticuleusement rassemblées et classées, les notes papier ne peuvent pas être partagées. Comment les informations sur papier sont-elles diffusées dans l'entreprise ? Il se peut que les cadres ne reçoivent pas de mises à jour sur papier concernant les activités du chantier avant les réunions hebdomadaires, et à ce moment-là, il s'agit de vieilles nouvelles. Tout problème de temps ou de crise sur le site a été résolu avant que les cadres puissent avoir une vue d'ensemble de la situation. Le papier a eu son heure de gloire en tant qu'outil de collecte de données, mais ce temps est révolu.

Les feuilles de calcul

Les tableurs sont omniprésents dans la construction. Pendant de nombreuses années, Excel a été considéré comme l'outil de pointe pour la collecte et le stockage des données, mais il présente lui aussi des inconvénients majeurs qui peuvent coûter cher aux entreprises. Une seule feuille de calcul peut contenir des milliers de formules, dont chacune peut comporter des erreurs qui faussent les données. Les chefs d'entreprise sont souvent stupéfaits de découvrir à quel point leurs feuilles de calcul sont inexactes - ces mêmes feuilles qu'ils utilisent pour prendre d'importantes décisions d'entreprise et sur lesquelles ils fondent leurs offres. Excel a une longueur d'avance sur le papier, car il peut être facilement envoyé par courrier électronique. Mais comme tout le monde se transmet des versions d'une feuille de calcul, il est pratiquement impossible de savoir si l'on dispose des données les plus récentes, et il est encore plus difficile d'assurer la sécurité des informations.

Comment communiquez-vous ?

Nous pourrions continuer à énumérer toutes les façons dont vous obtenez et stockez des informations - prenez le courrier électronique par exemple : avez-vous déjà eu à retrouver un courrier électronique spécifique concernant un projet spécifique ? Réservez quelques jours pour parcourir des milliers de correspondances afin de trouver la bonne. Et si le courriel en question se trouvait dans le dossier de courrier électronique d'un ancien employé, vous risquez d'avoir du mal à y accéder. Qu'en est-il des messages textuels ? Quel cauchemar ! La construction est un secteur complexe qui nécessite des méthodes systématiques de collecte d'informations sur chaque travail et des méthodes d'organisation qui permettront de retrouver plus facilement les données clés à l'avenir.

Des données incomplètes peuvent vous coûter cher

Quel est le coût pour votre entreprise de toutes ces informations difficiles à trouver, incomplètes et mal calculées ? Peut-être plus que vous ne le pensez. Pensez à toutes les fois où vous prenez des décisions en vous fiant à votre instinct, à la façon dont vous avez toujours procédé ou aux informations contenues dans vos feuilles de calcul.

Vos offres sont peut-être trop élevées - ou trop basses

Les offres précises sont créées à partir d'une connaissance directe des coûts moyens d'administration, de main-d'œuvre et de fournitures pour des travaux similaires. La meilleure façon d'évaluer ces coûts est d'abord d'identifier les projets similaires sur la base de critères clés, puis d'analyser les données les concernant. Si vous ne disposez pas d'informations complètes et correctes, vous risquez de soumissionner à l'aveuglette. Si vous devinez ou utilisez des informations erronées pour construire vos offres, vous risquez de laisser de l'argent sur la table en faisant des offres trop basses ou de perdre des emplois en faisant des offres trop élevées.

Efficacité

Il y a deux façons d'améliorer vos marges bénéficiaires dans le secteur de la construction : gagner plus d'argent ou faire plus avec ce que vous gagnez déjà. Des données détaillées sur le projet peuvent ouvrir une fenêtre sur les opérations quotidiennes du chantier, de sorte que vous puissiez reconnaître et corriger les inefficacités. Les reprises sont un exemple classique : bien qu'elles soient omniprésentes dans le secteur de la construction, elles trouvent leur origine dans de mauvaises données - soit que des informations erronées aient été transmises, soit que les mises à jour correctes aient été mal communiquées. En identifiant et en éliminant les reprises, vous pouvez faire plus avec moins et améliorer vos résultats.

Tirer les leçons du passé

Lorsque vous pouvez examiner les projets que vous avez réalisés auparavant et déterminer comment mieux faire le prochain, vous pouvez éviter les pièges, mieux faire les choses et même gagner plus d'argent pour votre travail. Des données accessibles, précises et faciles à trouver peuvent vous aider à éviter les problèmes de planification et à faire pivoter les effectifs en cas d'interruption afin d'améliorer vos méthodes de travail.

Comment corriger des données incomplètes

Heureusement, vous n'avez pas à succomber aux pièges des données incomplètes. Les solutions de données actuelles utilisent quelques stratégies clés pour vous aider à comprendre ce qui se passe sur vos sites de travail. Tout d'abord, la collecte systématique des données permet de s'assurer que des mesures cohérentes sont suivies à l'échelle de l'entreprise, afin d'obtenir la couverture dont vous avez besoin et de vous fournir un point de référence pour la comparaison. Les mises à jour en temps réel constituent une source unique de vérité pour le projet - plus besoin de travailler à partir d'instructions périmées ou de s'efforcer de remplir une feuille de calcul complète juste avant une réunion. Enfin, l'intégration des données aux différents stades du processus de construction met fin aux silos de données - chaque secteur de votre entreprise peut s'inspirer des expériences passées. Prophix ne se contente pas de faciliter le processus de collecte des données, il résout également le problème de la visibilité des données, en facilitant la recherche et l'utilisation des informations que vous avez glanées dans le cadre de vos projets antérieurs. Cette expertise durement acquise peut être associée à la connaissance des projets en cours pour vous aider à identifier les inefficacités, à repérer les problèmes avant qu'ils ne surviennent et à mieux soumissionner.

Obtenez de bonnes données, améliorez votre travail

Le plus gros problème des données incomplètes est qu'elles entravent la boucle de rétroaction qui peut aider les dirigeants à améliorer leur entreprise et leur secteur d'activité. En construisant une image fidèle et complète du travail au fur et à mesure qu'il est effectué, les entreprises peuvent activement s'améliorer dans ce qu'elles font, et améliorer leurs marges bénéficiaires dans le processus. Évitez de devenir une statistique - évitez les retouches et cessez de réclamer votre part des pertes massives que le secteur de la construction subit à cause du travail à temps partiel