L'analyse de flux expliquée : définition, exemples et cas d'utilisation

De nombreuses tâches comptables sont répétées au cours des cycles financiers de l'entreprise. Au fil du temps, ces rapports et analyses répétés révèlent des fluctuations. Une analyse des fluctuations, ou analyse des flux, permet d'identifier, de quantifier et de qualifier ces variations dans le temps. Ces analyses permettent d'identifier les erreurs, les schémas et même les moteurs entre les périodes de reporting.

Qu'est-ce que l'analyse des flux ?

L'analyse des flux, ou analyse des écarts de fluctuation, est un outil comptable permettant d'identifier et d'étudier les changements entre les périodes de reporting. Il ne faut pas la confondre avec l'analyse des écarts, qui consiste à comparer le budget réel d'un projet au budget prévu. L'analyse des fluctuations est un type d'analyse horizontale (ou analyse des tendances) qui compare les valeurs finales d'indicateurs spécifiques sur deux périodes comptables ou plus.

Pourquoi l'analyse des fluctuations est-elle importante ?

L'analyse des fluctuations est essentielle pour identifier les raisons de ces variations dans le temps. Une analyse régulière des fluctuations peut

• Améliorer la clarté des données financières
• Identifier les modèles et les tendances associées
• Décrire et expliquer les anomalies à l'origine des pics ou des baisses
• Gérer les risques en analysant et en définissant la variabilité
• Éclairer la prise de décision et optimiser les performances

Cela permet ensuite d'élaborer des stratégies et des prévisions plus solides qui peuvent mieux s'adapter aux incertitudes et aux changements dans des environnements financiers complexes.

Quand l'analyse de flux est-elle effectuée ?

Une analyse de flux est effectuée à la fin d'une période de reporting financier, généralement annuelle ou trimestrielle, en fonction des besoins de votre organisation. Quelle que soit la cadence choisie, l'analyse de flux doit être effectuée sur des périodes similaires : d'une année à l'autre, d'un trimestre à l'autre ou d'un mois à l'autre. Lorsqu'elles sont effectuées régulièrement sur plusieurs cycles, ces analyses créent une ligne de tendance.

Quels sont les types d'écarts les plus courants dans l'analyse des flux ?

Recettes

Les variations de recettes sont les changements dans les ventes par rapport aux données des rapports antérieurs ou aux projections de ventes pour la période. L'étude et la compréhension des causes des variations de recettes permettent d'améliorer la budgétisation et les prévisions. Si la valeur réelle est supérieure à la valeur de référence, l'interprétation est positive.

Charges

L'écart sur charges représente l'évolution des coûts. Une analyse minutieuse est cruciale ici, car l'impact de ces changements n'est pas toujours évident. Par exemple, une diminution du coût des matières premières peut entraîner une diminution du coût des marchandises vendues, ce qui se traduira par un gain de marge bénéficiaire pour l'organisation. Mais une diminution des dépenses liées à ces mêmes matériaux sans diminution du coût pourrait refléter un approvisionnement insuffisant, ce qui entraînerait une baisse des ventes en cas de rupture de stock.

Main-d'œuvre

En bref, il s'agit de l'écart lié aux activités salariales. Ces variations peuvent avoir des causes diverses, d'où la nécessité d'une analyse minutieuse et éclairée. En règle générale, si la valeur réelle est supérieure à la valeur de référence, elle est interprétée comme négative.

Matériel

Il s'agit d'un écart sur coût des dépenses spécifique aux matériaux. Il comprend les coûts directs et indirects des matières. Le coût de la matière première est direct. L'équipement ou les outils qui facilitent la gestion des matières, tels que les équipements de transport ou de sécurité, constituent des coûts indirects. Si le coût réel est supérieur au coût de référence, il est le plus souvent interprété comme négatif. Toutefois, dans certains cas, cela peut ne pas être vrai, et il est donc nécessaire de bien comprendre les causes de ces variations.

Frais généraux

La variation des frais généraux est la variation des coûts indirects de l'entreprise, tels que les services publics, les frais comptables ou juridiques, ou les fournitures de bureau, pour n'en citer que quelques-uns. Si la valeur réelle est supérieure à la valeur de référence, l'écart est négatif.

Quelles sont les raisons les plus courantes des écarts dans l'analyse de flux ?

Les variations détectées par l'analyse de flux ont deux sources : des erreurs dans les données ou des changements réels. Les écarts dus à des erreurs, bien qu'ils soient utiles pour améliorer les rapports, les processus et l'analyse, sont plus faciles à résoudre. Les écarts qui reflètent des changements réels par rapport aux points de référence nécessitent un examen plus approfondi afin d'interpréter et de déterminer correctement les causes et les effets sur l'entreprise. Certains de ces écarts peuvent se chevaucher, de sorte qu'il est essentiel d'examiner attentivement la fluctuation spécifique pour définir correctement ces changements au fil du temps.

Variations dues à des erreurs

Les erreurs peuvent être dues à des données incomplètes, à des erreurs de saisie ou à des erreurs de formule dans le grand livre. Ces erreurs rendent les données financières de l'entreprise inexactes et trompeuses. L'analyse des fluctuations permet d'identifier ces erreurs et, bien qu'elles ne reflètent pas les données réelles, elles offrent la possibilité d'améliorer les processus de comptabilité ou de reporting.

Variations de volume

Lorsqu'une partie essentielle d'une transaction change, il en résulte un écart de volume. Par exemple, un écart sur volume de ventes sera constaté s'il existe une différence entre le nombre prévu de ventes et le nombre réel de ventes.

Écarts de prix

L'identification des écarts de prix est un élément clé de la gestion des coûts. Un écart de prix se produit lorsque le coût prévu d'un achat est différent du coût attendu. Il est toujours souhaitable que le coût réel soit inférieur au coût prévu ou budgété.

Écarts d'efficacité

L'écart d'efficacité est un changement dans l'utilisation des ressources par rapport à l'utilisation prévue. Il peut s'agir de matières premières, de pièces achetées, de main-d'œuvre ou d'utilisation de machines. Dans certains cas, cela peut également s'appliquer aux services et aux utilités, comme le temps investi dans un audit ou la quantité de carburant ou d'électricité utilisée.

Comment réaliser une analyse de flux en 4 étapes

1. Rassembler les données relatives à l'élément ou au solde à analyser

Rassemblez toutes les données pertinentes concernant le poste ou le compte que vous souhaitez analyser. Rassemblez et organisez les relevés et les données, et veillez à ce qu'ils soient exacts et complets. Des données inexactes et incomplètes entraîneront des erreurs.

2. Définir les paramètres de l'analyse

Définissez clairement la portée de l'analyse. Déterminez les périodes qui seront analysées et les variables qui feront l'objet d'un suivi. Une définition claire des limites et de l'objectif de l'analyse permet de clarifier les résultats et de les rendre plus utiles.

3. Déterminer la différence de valeurs d'une période à l'autre

Calculez la différence de valeurs entre des périodes consécutives. Au fil du temps, ces variations mettront en évidence les tendances grâce aux changements survenus au fil du temps. Pour trouver le pourcentage de variation, utilisez la formule suivante :

variation en % : (Valeur de la période en cours - Valeur de la période précédente) / Valeur de la période précédente

Quantifier ces changements à l'aide d'une méthode normalisée permet d'effectuer des comparaisons cohérentes dans le temps.

4. Expliquer tout écart significatif

Analysez et expliquez les écarts significatifs que vous identifiez. Il peut s'avérer nécessaire de rechercher les causes sous-jacentes afin d'évaluer correctement l'impact. Lorsque vous discutez des seuils de matérialité, reportez-vous aux lignes directrices décrites dans cet article de la SEC si votre organisation est basée aux États-Unis. Comprendre l'importance relative permet de déterminer quels écarts sont suffisamment significatifs pour justifier une enquête et un rapport plus approfondis.

Exemple d'analyse de flux

Examinons rapidement le chiffre d'affaires mensuel fictif d'un magasin de détail au cours du premier trimestre de l'année.

Pour identifier les changements significatifs et les causes sous-jacentes, nous commençons par calculer les différences d'une période à l'autre. De janvier à février, le chiffre d'affaires a augmenté de 5 000 $, soit une variation de 10 % :

(55 000 - 50 000) / 50 000 = 0,1 ou 10 %

De février à mars, le chiffre d'affaires a augmenté de 15 000 $, soit une variation de 27,27 % :

(70 000 - 55 000) /55 000 = 0,2727 ou 27,27 %

L'augmentation de 10 % en février peut être due à une campagne de marketing réussie, tandis que l'augmentation de 27,27 % en mars pourrait être attribuée au lancement d'un nouveau produit et à la demande saisonnière. Ces écarts nécessiteraient un examen plus approfondi afin d'identifier les causes de ces augmentations. Les enseignements tirés de cette analyse pourraient confirmer l'efficacité de certaines tactiques utilisées lors du lancement d'un produit ou établir un lien de causalité entre la saisonnalité et l'augmentation des ventes.

Avantages de l'analyse des flux

Une analyse cohérente des fluctuations présente plusieurs avantages pour l'entreprise, au-delà de la simple prise en compte des variations des dépenses.

• Identification des tendances et des modèles : Une analyse régulière des fluctuations permet d'identifier les tendances et les modèles au fil du temps, ce qui améliore la précision des prévisions et contribue à la planification stratégique.
• Gestion des risques : En analysant les fluctuations, les entreprises peuvent identifier les risques et les domaines volatils, et adapter leur stratégie en conséquence pour atténuer ces risques.
• Optimisation des performances : Le retour d'information fourni par ces analyses met en évidence les inefficacités et les domaines susceptibles d'être améliorés, ce qui permet de rationaliser les performances opérationnelles globales.
• Prise de décision éclairée : Des informations détaillées sur la dynamique d'un système permettent de prendre des décisions fondées sur des données.
• Compréhension de la variabilité : Elle fournit des explications concrètes sur la variabilité, ce qui améliore la compréhension et le contrôle des processus.
• Affectation des ressources : Guide l'allocation optimale des ressources sur la base de l'analyse des données passées et présentes.

Les défis de l'analyse des flux

Ces analyses peuvent devenir très abstraites, ce qui oblige les équipes à établir des relations solides entre les activités et les performances de l'entreprise, d'une part, et les données brutes, d'autre part. Examinons quelques défis courants auxquels les équipes peuvent être confrontées.

• Manque de compréhension ou de perspicacité de l'entreprise : Une mauvaise compréhension du contexte commercial empêche les analystes et les dirigeants d'interpréter correctement les résultats. De mauvaises interprétations peuvent conduire à des décisions stratégiques erronées. Une connaissance approfondie du sujet est essentielle pour identifier correctement les variables pertinentes, comprendre leur impact et adapter les plans d'affaires en conséquence.
• Nécessite des données qui peuvent ne pas être accessibles ou fiables : Une analyse efficace des flux dépend de l'accès régulier à des données de haute qualité. Dans de nombreux cas, les données nécessaires peuvent être difficiles à obtenir ou présenter des inexactitudes, ce qui conduit à des résultats d'analyse peu fiables.
• Le manque de clarté des politiques entraîne des incohérences dans les rapports : En l'absence de politiques claires et de seuils de matérialité définis, il y aura des incohérences quant au moment et à la manière dont l'analyse des flux est effectuée et communiquée. L'irrégularité des rapports et le manque de fiabilité des informations qui en résultent nuisent à l'efficacité et à l'utilité de l'analyse.

Analyse de flux et analyse verticale

L'analyse des flux est une méthode qui permet de suivre l'évolution financière d'une entreprise sur plusieurs cycles de reporting. Elle aide les entreprises à comprendre les causes et les effets de ces variations. Cela permet d'améliorer les prévisions, la planification, la stratégie et la gestion des risques. Elle nécessite des données précises et cohérentes sur plusieurs périodes et peut être complexe, exigeant une connaissance approfondie de l'entreprise pour une interprétation correcte.

L'analyse verticale examine les états financiers au cours d'une seule période et exprime chaque élément en pourcentage d'un chiffre de base. Elle présente chaque compte sous la forme d'un pourcentage, comme l'analyse des flux, mais au lieu de suivre les changements dans le temps, l'analyse verticale compare ces comptes distincts les uns par rapport aux autres. Elle peut comparer deux comptes de la même entreprise ou deux entreprises l'une par rapport à l'autre. Cette méthode simple est utile pour l'étalonnage par rapport aux normes du secteur ou aux concurrents. L'analyse verticale ne fournit qu'un instantané d'une période, ce qui la rend moins utile pour identifier les tendances.

Alors que l'analyse des flux se concentre sur les changements dans le temps, l'analyse verticale se concentre sur la structure financière au cours d'une seule période. Les deux types d'analyse sont utiles chacun à leur manière, car ils offrent des informations complémentaires qui permettent de mieux comprendre les performances et la santé financières d'une entreprise.

Conclusion : Automatiser l'analyse des flux avec Prophix One™

L'analyse des fluctuations est une tâche difficile, surtout lorsque des données fiables ne sont pas disponibles. Prophix One centralise vos données financières, les maintient à jour et veille à ce qu'aucune erreur n'ait d'impact sur votre analyse. L'analyse des écarts de fluctuation peut être facilement ajoutée à vos cycles financiers, ce qui permet d'obtenir des informations plus approfondies et d'identifier les tendances rapidement et avec précision. Curieux de voir comment cela fonctionne ? Demandez une démonstration ici.