La budgétisation descendante expliquée

Si vous souhaitez modifier la façon dont vous établissez votre budget, vous avez le choix entre de nombreuses méthodes : descendante, ascendante, opérationnelle, basée sur les activités, statique, flexible, etc.

Mais trouver la bonne approche pour votre entreprise dépend des avantages et des limites de chacune d'entre elles, ainsi que des besoins de votre entreprise. Aujourd'hui, nous allons explorer la budgétisation descendante, y compris :

Qu'est-ce que la budgétisation descendante ?

Lors de la budgétisation descendante, les dirigeants évaluent l'effet des performances passées et des conditions du marché sur l'entreprise, ainsi que la rentabilité et les coûts de personnel. Les objectifs de l'entreprise s'articulent généralement autour de trois domaines clés : les ventes, les dépenses et les bénéfices.

Budget descendant ou budget ascendant

Contrairement à la budgétisation ascendante, les budgets descendants commencent par la haute direction (c'est-à-dire le "sommet" de l'entreprise), plutôt que par les départements individuels (c'est-à-dire la "base" de l'entreprise).

Au lieu de demander à chaque équipe de formuler une demande de ressources, l'équipe dirigeante alloue les fonds disponibles à chaque département. Chaque équipe utilise ensuite ces fonds pour établir son propre budget.

Les budgets descendants et ascendants évaluent tous deux l'impact des performances passées et des conditions actuelles du marché. La différence réside dans la personne qui identifie l'impact de ces tendances dans chaque approche. Les facteurs externes et internes sont identifiés par la direction dans la budgétisation descendante, et par les départements dans la budgétisation ascendante.

Budget descendant ou budget de fonctionnement

Un budget d'exploitation estime les recettes et les dépenses d'une entreprise au fil du temps. Les budgets d'exploitation fournissent une vue d'ensemble des performances de l'entreprise et permettent de contrôler les recettes, les coûts variables, les coûts fixes, les dépenses hors trésorerie et les dépenses hors exploitation. Les budgets d'exploitation sont souvent mis à jour mensuellement ou trimestriellement.

Les budgets d'exploitation utilisent traditionnellement une méthode descendante. Cela signifie qu'il se concentre principalement sur les recettes et les dépenses, avec une contribution de haut niveau de la direction qui façonne le budget global. Il ne faut donc pas confondre l'approche descendante de la budgétisation avec un budget de fonctionnement ; il s'agit plutôt d'une méthode utilisée pour l'établissement de ces budgets.

Comment fonctionne la budgétisation descendante ?

Voyons comment fonctionne la budgétisation descendante au sein d'une organisation.

Allocations budgétaires aux départements

Pour lancer le processus de budgétisation descendante, les dirigeants se réunissent pour discuter et identifier les objectifs de l'entreprise pour l'année à venir, en mettant l'accent sur les ventes, les dépenses et les bénéfices.

Ensuite, sur la base des performances passées ainsi que des tendances futures et des conditions du marché, l'équipe dirigeante alloue un budget à chaque département.

Les allocations départementales peuvent être basées sur la contribution de l'équipe à l'organisation au cours de l'année précédente, ainsi que sur les contributions prévues. Cette approche globale garantit que les budgets des départements correspondent à la fois aux performances passées et aux attentes futures, optimisant ainsi l'allocation des ressources dans l'ensemble de l'organisation.

Budgets départementaux

Une fois que les allocations budgétaires ont été communiquées à chaque équipe, les départements sont chargés d'établir leur propre budget. Chaque département doit tenir compte de ses objectifs et de la manière dont ils s'alignent sur les objectifs de l'entreprise définis par la direction, et allouer ses ressources en conséquence.

Dans le processus de budgétisation descendante, les départements travaillent généralement de manière indépendante pour établir leur budget. Cela garantit que chaque département se concentre sur la réalisation de ses objectifs individuels tout en contribuant au succès global de l'organisation.

Alignement des budgets des départements

La dernière étape du processus de budgétisation descendante est l'alignement des budgets au niveau des départements. Une fois que chaque département a eu la possibilité de préparer son budget, celui-ci est transmis à l'équipe financière pour s'assurer qu'il s'aligne sur la structure budgétaire définie par la direction générale.

Une fois que l'équipe financière a approuvé le budget de chaque département, le budget descendant est finalisé. Cet examen complet garantit l'alignement financier dans l'ensemble de l'organisation, de sorte que tous les départements travaillent à la réalisation des objectifs financiers plus larges de l'entreprise.

Quels sont les avantages de la budgétisation descendante ?

De nombreuses raisons peuvent inciter une entreprise à adopter une approche budgétaire descendante.

Les budgets descendants sont fonctionnels

Les budgets descendants s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Cet alignement les rend non seulement fonctionnels, mais garantit également qu'ils servent d'outils efficaces pour la planification financière.

Grâce à cette approche, la direction peut allouer stratégiquement des budgets aux départements qui ont un impact significatif sur la croissance. Cette allocation stratégique peut amplifier l'efficacité et la productivité, renforçant ainsi les avantages de l'approche budgétaire descendante.

Les budgets descendants permettent de gagner du temps

Comme les budgets descendants sont préparés par la direction, souvent sans l'apport des chefs de service, les cadres intermédiaires peuvent gagner beaucoup de temps.

Plutôt que de créer un budget à partir de zéro, les chefs d'équipe peuvent utiliser le budget descendant pour fixer leurs objectifs pour l'année.

Le processus est ainsi nettement plus efficace et plus rapide que l'approche ascendante, ce qui améliore la productivité et permet de rationaliser le processus de budgétisation.

Les budgets descendants rationalisent la budgétisation

Alors que d'autres méthodes de budgétisation d'entreprise exigent que chaque département établisse son propre budget, qui est ensuite examiné et consolidé par l'équipe financière, la budgétisation descendante fonctionne différemment. Cette approche permet aux chefs d'équipe de disposer d'allocations de ressources prédéterminées.

Cette méthode réduit considérablement les allers-retours habituellement impliqués dans les processus de création et d'approbation des budgets. Par conséquent, la budgétisation descendante rationalise le processus, le rendant plus efficace et moins chronophage.

Quels sont les inconvénients de la budgétisation descendante ?

La budgétisation descendante présente également des limites et des inconvénients. Examinons-en quelques-uns.

Les budgets descendants ne sont pas collaboratifs

La budgétisation descendante s'appuie principalement sur les contributions des dirigeants, plutôt que sur celles des gestionnaires et des collaborateurs individuels. Par conséquent, les services peuvent avoir l'impression de n'avoir que peu à dire sur les ressources qui leur sont allouées ou sur les objectifs qu'ils sont tenus d'atteindre, ce qui peut les dissuader de participer au processus.

Les budgets descendants peuvent ne pas être réalistes

Étant donné que les budgets descendants sont préparés par la direction, ils peuvent être éloignés des opérations quotidiennes de l'entreprise. Il peut être difficile pour les responsables de service de mettre en œuvre efficacement un budget descendant, en particulier s'ils ne comprennent pas comment les objectifs ont été déterminés.

Les budgets descendants sont de haut niveau

Un autre inconvénient des budgets descendants est qu'ils peuvent manquer des détails nécessaires à leur mise en œuvre. Étant donné que les budgets descendants sont traditionnellement axés sur les objectifs de l'entreprise plutôt que sur ceux des départements, il peut être difficile de traduire ces objectifs de haut niveau en éléments exploitables pour les chefs d'équipe. Ce manque de granularité peut empêcher les équipes d'aligner leurs actions sur les objectifs plus larges de l'entreprise.

Un processus budgétaire descendant en 8 étapes

Voulez-vous savoir ce qu'il faut faire pour établir un budget descendant ? Nous l'avons décrit en 8 étapes :

1. Fixer des objectifs: Les hauts responsables définissent les objectifs généraux pour la période budgétaire à venir. .
   
2. Formulation du budget: Les dirigeants ou les cadres supérieurs élaborent un budget de haut niveau qui s'aligne sur les objectifs stratégiques de l'entreprise...
   
3. Allocation aux départements : Le budget de haut niveau est ventilé et les ressources sont allouées à chaque département en fonction des priorités et des objectifs de l'entreprise...
   
4. Examen par les départements : Les chefs de département examinent le budget alloué et planifient l'utilisation de ces ressources pour atteindre les objectifs de leur département...
   
5. Retour d'information et ajustements : Les responsables de département fournissent à la direction générale un retour d'information sur le budget alloué. Si nécessaire, des ajustements sont apportés pour mieux s'aligner sur les réalités du département...
   
6. Finalisation : Les budgets ajustés sont finalisés et consolidés en un seul budget principal...
   
7. Approbation : Le budget principal est examiné et approuvé par le conseil d'administration ou la direction générale.
   
8. Mise en œuvre et suivi : Le budget approuvé est communiqué aux départements pour mise en œuvre. Tout au long de la période budgétaire, les résultats réels sont comparés aux estimations budgétaires et des ajustements sont effectués si nécessaire.

Le rôle de la budgétisation descendante dans les équipes FP&A modernes

La budgétisation descendante peut être incroyablement bénéfique pour les équipes FP&A modernes qui cherchent à aligner les activités des départements sur des objectifs stratégiques plus larges, à rationaliser les processus de prise de décision et à s'assurer que l'allocation des ressources est en ligne avec les objectifs globaux de l'entreprise.

Les équipes modernes de FP&A peuvent promouvoir la budgétisation descendante en travaillant en étroite collaboration avec la direction générale, en communiquant des objectifs de haut niveau aux départements et en créant des boucles de retour d'information pour assurer l'alignement.

Cette approche descendante renforce le lien entre la planification stratégique et les activités opérationnelles, améliorant ainsi le rôle de l'équipe F&A en tant que partenaire stratégique efficace. Elle assure également un niveau de contrôle et de cohérence dans la budgétisation, en permettant une perspective à l'échelle de l'organisation au lieu de vues départementales fragmentées - un aspect crucial dans l'environnement commercial complexe et interconnecté d'aujourd'hui.

Enfin, les équipes FP&A modernes qui utilisent des technologies de budgétisation avancées peuvent gérer plus efficacement le processus de budgétisation descendant, avec un suivi en temps réel, une meilleure visibilité de l'allocation des ressources et une communication rationalisée. Cette approche permet non seulement de responsabiliser les équipes de FP&A, mais aussi de les positionner en tant que moteurs clés de la stratégie de planification financière de l'organisation.

Conclusion : Une budgétisation descendante efficace avec Prophix

La budgétisation descendante est une approche stratégique qui aligne les activités des départements sur les objectifs généraux de l'entreprise. C'est une méthode qui permet de rationaliser les processus de prise de décision et de garantir une allocation efficace des ressources. Malgré ses inconvénients potentiels, une mise en œuvre efficace à l'aide d'une plateforme comme Prophix et l'adoption d'une culture de communication et de retour d'information peuvent renforcer considérablement le rôle des équipes FP&A en tant que moteurs clés de la stratégie de planification financière d'une organisation.

Vous voulez voir comment la budgétisation descendante se compare à d'autres approches ? Lisez " Bottom-up budgeting : everything you need to know" (Budgétisation ascendante : tout ce qu'il faut savoir).