L'évolution de la budgétisation (partie 2) : Processus et technologies

Paul Sharman | Darren Griffith Paul Sharman, expert du secteur, et Darren Griffith, directeur financier de Prophix, discutent de l'évolution de la budgétisation.

Dans la première partie, Paul a partagé son point de vue sur la façon dont l'objectif de l'établissement du budget a changé. Dans ce billet, Paul et Darren réfléchissent à l'évolution du processus de budgétisation et des technologies connexes.

Darren Griffith (DG) : Alors que l'Office des finances continue d'évoluer, les processus fondamentaux de création et de gestion des budgets sont restés constants depuis des décennies. La conclusion logique est que ces processus restent pertinents. Qu'en pensez-vous ?

Paul Sharman (PS) : C'est en effet une conclusion raisonnable. Le processus budgétaire s'est construit au fil des ans pour garantir l'existence d'un ensemble complet de projections financières pour l'année suivante. Ces projections comprennent des analyses des recettes, des coûts directs, des dépenses de fonctionnement et des frais généraux, des dépenses des services, des bénéfices, ainsi que des exigences en matière de bilan et de flux de trésorerie.

DG : Tout au long de ce processus, l'Office des finances joue un rôle clé. Mais ce qui est passionnant, c'est que le Bureau des finances passe rapidement du statut de collecteur de données à l'échelle de l'entreprise à celui de transformateur des mesures commerciales et des principaux moteurs de l'entreprise en budgets plus précis. En fait, les clients de Prophix ont comparé leur rôle à celui d'un chef d'orchestre. Pensez-vous que ce soit exact ?

PS : C'est précisément le rôle que joue le Bureau des finances. Et c'est particulièrement vrai lorsque les entreprises se développent - par exemple en élargissant leurs secteurs d'activité, en lançant davantage de produits et en établissant des bureaux dans différentes zones géographiques. C'est également très vrai étant donné que les technologies qui soutiennent l'Office of Finance permettent la collaboration dans toute l'entreprise.

DG : Comme vous l'avez dit, la technologie, qui est un catalyseur clé du changement de processus, évolue elle-même. Au cours des dernières années, les logiciels conçus pour l'Office des finances ont connu des améliorations spectaculaires en termes de vitesse de calcul, de capacité, de fiabilité et de sécurité. Le résultat : Excel, l'outil de prédilection des professionnels de la finance, est aujourd'hui largement revisité. Qu'en pensez-vous ?

PS : Les professionnels de la finance sont toujours à la recherche de moyens d'améliorer les processus de budgétisation. Ainsi, bien que la budgétisation ait commencé par être un processus très manuel, dès que des technologies sont apparues pour améliorer l'efficacité, les professionnels de la finance ont commencé à les adopter. Par exemple, VisiCalc et Lotus 123 étaient largement utilisés dans les années 70 et 80. Puis, lorsque les feuilles de calcul électroniques sont devenues disponibles dans les années 90, les professionnels de la finance ont commencé à utiliser Excel.

À l'avenir, le processus de budgétisation restera fondamentalement le même - tout en devenant beaucoup plus efficace, bien sûr - tant que les budgets continueront d'être pertinents pour la planification de l'entreprise et les exigences en matière de contrôle et de rapports. Cependant, votre remarque est tout à fait pertinente. Dans la pratique, les professionnels de la finance du monde entier tirent parti d'outils logiciels de plus en plus puissants pour mieux gérer le processus.

En outre, en raison des attentes accrues à leur égard, les professionnels de la finance adoptent largement des technologies qui les aident à gagner en efficacité tout en intégrant des informations provenant de différentes sources, bien au-delà du grand livre général. Ces avancées technologiques permettent aux professionnels de la finance d'automatiser les tâches fastidieuses et chronophages. Cela signifie que la collecte, le calcul, l'analyse et la soumission des données se font en une fraction du temps qu'il fallait auparavant.

DG : C'est un excellent exemple de la manière dont la technologie a repoussé les limites de la budgétisation, faisant évoluer le processus budgétaire lui-même vers quelque chose d'inimaginable auparavant.

PS : Exactement. En effet, un nouveau système de budgétisation a vu le jour - un système de planification financière intégrée (IFP). Ce système permet aux professionnels de la finance de puiser des données dans les systèmes d'exploitation, tels que la gestion des relations avec la clientèle/les ventes, le traitement des commandes, la gestion du personnel et les grands livres, afin de saisir les informations relatives aux moteurs de l'entreprise qui sont essentielles à la préparation des budgets. Un système IFP permet également d'automatiser les prévisions et les analyses de simulation.

C'est l'avenir de la budgétisation ; ce qui est passionnant, c'est que cet avenir existe aujourd'hui. En outre, en adoptant les technologies d'automatisation d'aujourd'hui, les professionnels de la finance font évoluer activement le processus de budgétisation pour le meilleur.

Dans les prochains blogs, Darren et Paul reviendront sur l'évolution de la budgétisation.