Il est temps de repenser votre budget

Une budgétisation plus intelligente, plus rapide et plus précise

La phrase la plus dangereuse de la langue anglaise est "nous avons toujours fait comme ça" Nous entendons souvent cet adage appliqué au monde des affaires ou, plus précisément, à l'Office des finances. Le contre-amiral de la marine et informaticienne américaine Grace Hopper l'a fameusement réfuté. Elle a commencé sa carrière à une époque où les femmes n'étaient pas reconnues comme informaticiennes, bien qu'elle ait conçu certains des premiers ordinateurs, dont le Mark 1. Elle a également été l'une des premières à plaider en faveur du développement d'un langage de codage similaire à l'anglais, afin que les gens puissent facilement comprendre la programmation. Outre ses contributions technologiques transformatrices, elle a également été un mentor et une source d'inspiration pour les jeunes à qui elle a enseigné et formé. Elle a travaillé sans relâche pour éclairer ses élèves sur le danger de croire que "nous avons toujours fait comme ça" Grace Hopper devrait être une source d'inspiration pour les cadres supérieurs, car la remise en question du statu quo est nécessaire pour faire avancer les organisations. Accepter le changement et renoncer à ce que l'on a toujours fait a le pouvoir de transformer les retardataires en leaders transformationnels.

Reconnaître le besoin de changement au sein du Bureau des finances

Toujours surchargée de travail et, dans de nombreux cas, sous-estimée, l'équipe financière travaille avec diligence pour accomplir les mêmes tâches répétitives chaque mois, chaque trimestre et chaque année. Malgré la nature fastidieuse du travail, les tâches sont accomplies et l'équipe financière persévère. Jusqu'à ce qu'un événement hors du commun se produise... comme la crise financière de 2008/2009 ou, plus récemment, la pandémie de COVID-19 en 2020, qui a radicalement perturbé les marchés. Après avoir passé la majeure partie de l'année 2020 à improviser des plans financiers, les directeurs financiers ont reconnu la nécessité d'établir de "vrais" budgets qui mettraient en adéquation les ressources et la stratégie. Cependant, de nombreux responsables financiers ont réalisé que les processus de budgétisation traditionnels n'étaient plus adaptés à la tâche qui les attendait. De nombreuses entreprises ont identifié le besoin d'une plus grande rapidité et d'une plus grande précision pour élaborer des budgets dans un contexte d'incertitude permanente.

Transformer la budgétisation grâce à la technologie

S'il n'est peut-être pas possible d'établir un budget "parfait", il est tout à fait possible d'utiliser la technologie pour faciliter et rationaliser le cycle budgétaire. Une enquête récente a révélé que

• 79% des équipes financières ne sont pas satisfaites de leur outil de budgétisation actuel
• 70 % des professionnels de la finance s'appuient encore sur des processus manuels et des feuilles de calcul Excel déconnectées pour établir leur budget
• 40 % des responsables financiers ont besoin de 90 jours ou plus pour établir leur budget

Face à l'incertitude, les entreprises doivent non seulement améliorer leur budgétisation, mais aussi la précision et la fréquence des prévisions et de la planification des scénarios. C'est là que la technologie entre en jeu. Il n'est pas possible d'utiliser des méthodes traditionnelles et des feuilles de calcul déconnectées pour mettre en œuvre des techniques comptables avancées. Ces processus nécessitent un outil de planification spécifique qui centralise les données financières pour soutenir la budgétisation.

Gestion de la performance de l'entreprise pour la budgétisation

Comment les logiciels de CPM peuvent-ils transformer vos processus de budgétisation ?

1. Utiliser un logiciel en nuage pour la budgétisation et la planification

De nombreux fournisseurs de CPM proposent des plateformes FP&A basées sur le cloud qui peuvent être mises en œuvre sans l'aide de votre service informatique. Une solution CPM basée sur le cloud permet aux membres de l'équipe d'accéder en toute sécurité aux modèles de budget, quel que soit leur lieu de travail, ce qui est idéal pour le travail à distance ou hybride. Les contributeurs peuvent apporter des mises à jour au budget en temps réel, qui sont instantanément répercutées vers le haut ou vers le bas dans les sources de données sous-jacentes du budget. Le service financier peut facilement effectuer des analyses puissantes et répartir les données (par exemple, en utilisant des données historiques comme la saisonnalité), ce qui élimine le besoin de feuilles de calcul et d'importations de données. Un autre avantage du CPM basé sur le cloud est la possibilité de revenir à une version antérieure du budget, puisque les versions précédentes se trouvent dans le cloud.

2. Rationaliser la budgétisation grâce aux flux de travail et aux approbations

Le logiciel CPM automatise et rationalise les tâches fastidieuses associées à la budgétisation. Vous pouvez automatiser vos soumissions et révisions budgétaires grâce à des flux de travail et éliminer les goulets d'étranglement en ayant une vision claire de ce qu'il reste à faire dans le processus de planification.

3. Adopter des techniques de budgétisation plus avancées

Une approche descendante de la budgétisation exige que la direction générale élabore un budget de haut niveau pour l'ensemble de l'organisation. En revanche, une approche ascendante exige que les gestionnaires élaborent un budget et le fassent ensuite circuler pour approbation. La budgétisation en base zéro élimine la nature chronophage des approches descendante et ascendante tout en incorporant un niveau de détail plus granulaire. De nombreux responsables financiers considèrent que la budgétisation en base zéro est laborieuse car ils doivent justifier les dépenses pour chaque période budgétaire. Les logiciels de CPM peuvent éliminer bon nombre des difficultés associées à la budgétisation en base zéro, ce qui permet aux organisations d'adopter une approche plus éclairée de leurs dépenses. En simplifiant la saisie des données et en rationalisant le processus d'approbation, les logiciels de CPM peuvent aider les services financiers à adopter des techniques de budgétisation plus avancées.

4. Étendre l'automatisation de la planification à tous les contributeurs

L'un des défis associés à l'adoption d'une nouvelle technologie est de s'assurer que tout le monde peut accéder au logiciel et le comprendre. Certains fournisseurs de CPM proposent des interfaces utilisateur propriétaires (basées sur le web) conçues pour simplifier l'établissement de rapports et de budgets. D'autres utilisent Microsoft Excel comme interface de leur logiciel et ajoutent de la valeur en fournissant des fonctionnalités de CPM sous forme de modules complémentaires. Prophix adopte une approche hybride qui comprend une interface web optimisée pour les utilisateurs financiers et une expérience Excel pour les contributeurs occasionnels au budget (c'est-à-dire les ventes et le marketing). Quelle que soit l'interface que vous préférez, une approche hybride vous permet de tirer parti des données centralisées et des capacités d'automatisation d'un logiciel de CPM pour transformer la façon dont vous établissez votre budget.

5. Automatiser la budgétisation grâce à l'intelligence artificielle (IA)

• Générer des informations avec l'automatisation des processus robotiques (RPA) L'automatisation des processus robotiques (RPA) est un terme technique qui décrit un processus de base - l'automatisation des tâches manuelles. Notre enquête a montré que les équipes FP&A consacrent plus de 40 % de leur temps à des tâches manuelles à faible valeur ajoutée, telles que la génération d'informations, la rédaction de rapports et la distribution de rapports. Vous pouvez automatiser ces tâches grâce à la RPA, ce qui vous permettra de vous consacrer à des tâches plus stratégiques.
• Créez des budgets de base et des prévisions plus rapidement grâce à l'analyse prédictive Depuis plusieurs années, la modélisation statistique, l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML) gagnent en popularité. Ces capacités avancées permettent d'analyser de grandes quantités de données non structurées à un niveau très détaillé. Les premiers utilisateurs de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique les ont trouvées beaucoup plus perspicaces et fiables que les méthodes traditionnelles. De nombreux fournisseurs intègrent désormais ces capacités dans leur logiciel de CPM, comme une extension naturelle de la budgétisation et de la planification. L'intelligence artificielle rend chaque jour la budgétisation plus automatisée et plus intelligente.

Renforcer le FP&A

Les équipes FP&A sont soumises à une forte pression pour s'adapter et évoluer face à l'incertitude. Il n'est plus possible de résister au changement en suggérant que "nous avons toujours fait comme ça" L'adoption d'une solution de gestion des performances de l'entreprise (CPM) vous permettra d'établir des budgets plus intelligents, plus rapides et plus précis. Vous deviendrez ainsi un véritable partenaire stratégique de l'entreprise qui soutient la prise de décision organisationnelle et favorise la réussite.