How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Des erreurs ont été commises.

C'est du moins ce que vous essayez de découvrir lorsque vous faites le rapprochement de bilans. Les entreprises en pleine croissance peuvent effectuer des dizaines, voire des centaines de transactions par jour, chacune d'entre elles présentant des risques d'erreur. Avant que les soldes des comptes concernés puissent être ajoutés à votre bilan, ils doivent être rapprochés.

Examinons de plus près le rapprochement de bilans.

Qu'est-ce qu'un rapprochement de bilans ?

Reconciliation is the process of comparing the transactions on a balance sheet to secondary documentation. This can help spot discrepancies before they affect other processes, eliminate errors, and even prevent fraud. This secondary documentation can include anything from a bank statement to a spreadsheet and invoices. Balance sheet reconciliation ensures that whenever you check in on your organization’s financial position, you’re looking at accurate numbers.

Pourquoi est-il important de rapprocher vos bilans ?

Les bilans sont essentiels pour connaître la situation financière de votre organisation. En outre, le rapprochement des bilans :

• Assure que toutes les transactions sont exactes
• Vous donne une plus grande confiance dans le solde de vos comptes
• Permet de détecter les erreurs avant qu'elles n'impactent négativement les activités de l'entreprise
• Crée un processus clair de résolution des divergences
• Maintient votre organisation en conformité avec les normes et réglementations
• Crée de la documentation à laquelle vous pourrez vous référer plus tard
• Permet de laisser une trace écrite en vue d'audits futurs

Quand effectuer un rapprochement de bilans ?

Balance sheet reconciliation is typically performed in a similar timeframe as financial closes. That means you’ll typically perform monthly reconciliations that coincide with month-end closes, but some organizations will also reconcile balance sheets quarterly and annually.

Rapprochement de bilans vs rapprochement bancaires

Le rapprochement de bilans consiste à examiner les transactions de votre bilan global, tandis que les rapprochements bancaires se concentrent spécifiquement sur les relevés bancaires et les comptes de trésorerie. Ce sont des processus presque identiques, à l'exception de leur portée et du type de transactions à rapprocher.

Comment rapprocher un bilan

Si le rapprochement des bilans peut prendre du temps et nécessiter une main-d'œuvre importante, il n'est pas nécessairement compliqué. Voici un processus simple en six étapes à suivre.

1. Identifiez les comptes à rapprocher
en fonction de votre secteur d'activité et du mode de fonctionnement de votre organisation, il se peut que vous n'ayez besoin de rapprocher que certains comptes dans le cadre de ce processus. Par exemple, un autre service peut déjà être responsable du rapprochement bancaire, ce qui signifie qu'inclure ces comptes dans votre rapprochement reviendrait à effectuer deux fois la même tâche.

2. Gather the necessary account and financial information
If you’re using a Financial Performance Platform like Prophix One, you’ll already have the data you need at your fingertips. Otherwise, you’ll need to access all accounts involved in your reconciliation to gather the necessary data.

3. Compare your information
Go through all transactions from the accounts represented on your balance sheet, comparing them to your supporting documentation. For example, when reconciling your accounts receivable ledger, you might compare transactions with invoices to identify discrepancies.

4. Examinez et expliquez les différences, le cas échéant
L'identification d'erreurs dans votre grand livre (ou GL) n'est pas suffisante ; vous devez les corriger ! Parfois, identifier et expliquer les différences est aussi simple que de repérer les fautes de frappe et les erreurs de saisie des données similaires. Dans d'autres cas, vous devrez enquêter sur plusieurs systèmes pour trouver la source de l'erreur.

5. Ajustez le GL et les entrées de journal
Après avoir identifié et examiné les erreurs, il convient d'ajuster le GL et toutes les entrées de journal pertinentes pour s'assurer que les soldes des comptes, et le bilan qui en découle, sont exacts. Certains logiciels peuvent vous aider à automatiser cette partie, ce qui permet à votre équipe de gagner un temps précieux.

6. Document your findings
Leave a record of any investigation and the result, so controllers, auditors, and other professionals can track down any changes you’ve made. This can also help accelerate future reconciliations by identifying and documenting recurring issues.

Bonnes pratiques en matière de rapprochement de bilans

Voici quelques exemples simples de ce à quoi peut ressembler un rapprochement de bilan une fois que votre équipe a suivi l'ensemble du processus.

Bonnes pratiques en matière de rapprochement de bilans

Maintenant que vous savez comment s'effectue le rapprochement d'un bilan, voici quelques moyens de vous assurer que ce processus crucial est effectué avec le moins de travail manuel possible, sans risque d'erreurs coûteuses.

Automatisez tout ce que vous pouvez

Too many teams still rely on spreadsheets and manual work for most of their balance sheet reconciliation process. This not only takes time away from other essential tasks but can potentially introduce costly human errors. Ideally, your team should be using software that automates some of the most labor-intensive parts of the process, like transaction matching.

Utilisez la technologie pour améliorer vos processus

Automation can help you save time, but the right technology can do a lot more; it helps you uncover inefficiencies and spot problems in your process. Whether you want to use built-in reconciliation features from enterprise resource planning software or leverage a dedicated solution, technology can turn this difficult process into something much more manageable.

Passez en revue les meilleures pratiques en matière d'évaluation des risques

Risk assessment allows accountants, controllers, and other individuals within the Office of the CFO to predict some of the risks involved with financial decisions. Doing this can help identify potential issues prior to balance sheet reconciliation, giving teams a head start on identifying discrepancies. Reviewing your risk assessment process can save you a ton of effort come time to reconcile.

Instaurez des politiques et des contrôles internes clairs

La meilleure façon de rendre votre processus de rapprochement de bilans aussi simple que possible est d'éviter les erreurs avant qu'elles ne se produisent. À cette fin, il convient de s'assurer que toutes les politiques relatives aux transactions financières sont parfaitement claires et de mettre en place des contrôles internes afin de détecter les écarts potentiels avant le prochain rapprochement.

Utilisez une checklist de rapprochement de bilans

Si les checklists sont suffisantes pour les pilotes, les astronautes et les chirurgiens, elles sont suffisantes pour la direction financière. La transformation de votre processus de rapprochement en une checklist peut aider à prévenir les erreurs potentielles et à optimiser l'ensemble des efforts.

Défis associés au rapprochement de bilans

Comme beaucoup d'autres processus financiers, le rapprochement du bilan est difficile, prend beaucoup de temps et peut être entaché d'erreurs. Voici quelques défis à relever lors du rapprochement des transactions de votre organisation.

Données et feuilles de calcul isolées

One of the most time-consuming parts of reconciliation is centralizing all the data you need, both for your general ledger and the supporting documentation you’ll be comparing it against. That data will often be spread out over multiple tools and spreadsheets, and too often you’ll find transactions hidden in a tool that’s gone unused for months too late in the process.

Erreurs manuelles et inexactitudes des données

Plus il y a de processus manuels dans les transactions quotidiennes de votre organisation, plus il y a d'opportunités d'erreurs et d'imprécisions. Étant donné que l'objectif principal du rapprochement est de les détecter et de les corriger, les organisations qui dépendent fortement du travail manuel verront leurs rapprochements prendre plus de temps.

Manque de contrôles internes

Lorsque chaque service a sa propre méthode de gestion de ces transactions, avec peu de contrôles pour normaliser les processus, il se peut que vous deviez consulter des grands livres inexacts pour préparer un bilan précis.

Comment un logiciel peut améliorer le processus de rapprochement des bilans

Vous avez peut-être remarqué une tendance.

Une dépendance excessive à l'égard des processus manuels et des feuilles de calcul entraîne des erreurs qui se traduisent par un surcroît de travail au moment du rapprochement du bilan. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir le bon logiciel pour optimiser le processus de rapprochement des bilans. Parce que ces logiciels :

• Standardisent le rapprochement des bilans afin de réduire le risque d'erreur humaine
• Centralisent les données provenant de sources multiples grâce aux intégrations intégrées
• Automatisent les tâches les plus chronophages impliquées dans le rapprochement, telles que la correspondance des transactions
• Créent un enregistrement des modifications apportées au grand livre pour un audit et une révision plus transparents

Avec le bon logiciel, vous pouvez effectuer les rapprochements de bilans en moins de temps et avec moins d'erreurs, tout en mettant en place des contrôles qui préviennent les divergences que vous recherchez.

FAQ sur le rapprochement de bilans

Le rapprochement des bilans peut être un processus complexe, mais quelles que soient vos questions, nous avons les réponses.

Pourquoi ne rapproche-t-on que les comptes de bilan ?

Les comptes de bilan sont rapprochés plus fréquemment parce qu'ils sont considérés comme des comptes permanents (ou continus), c'est-à-dire qu'ils reportent les soldes d'une période comptable à l'autre. Cela signifie que toutes les erreurs qui surgissent seront également reportées, ce qui rend le rapprochement encore plus important.

À quelle fréquence devez-vous rapprocher les comptes de bilan ?

Balance sheet accounts are usually reconciled on a timeline that coincides with either the month-end close or less frequent financial close. That means they can be done as often as monthly but are usually done quarterly or yearly.

Quelles sont les 5 assertions du bilan ?

Les cinq assertions du bilan sont utilisées par les auditeurs et les analystes financiers pour évaluer l'exactitude de ce qui est représenté dans un bilan. Voici ces affirmations :

1. Existence: Does the reported asset, liability, or equity exist at the balance sheet date?
2. Droits et obligations : l'organisation possède-t-elle ou a-t-elle le droit d'utiliser les actifs rapportés ? A-t-elle des obligations légales concernant les passifs déclarés ?
3. Exhaustivité : tous les actifs, passifs, transactions en capital et soldes pertinents sont-ils inclus ?
4. Valorisation ou mesure : les montants enregistrés dans les bilans représentent-ils la valeur réelle des actifs, des passifs et des capitaux propres ?
5. Présentation et gestion : les informations présentées sont-elles claires et compréhensibles ? Toutes les informations nécessaires ont-elles été communiquées ?

Quel est le rôle du rapprochement du bilan dans le processus de clôture financière ?

Balance sheet reconciliation is an essential part of closing the books because it ensures that the Office of the CFO is working with accurate data. Otherwise, you might finalize your financial statements without accounting for important errors that could skew the results significantly.

Facilitez le rapprochement des bilans avec un logiciel financier

Le rapprochement du bilan est un processus complexe qui fournit à la direction financière les chiffres dont elle a besoin pour la clôture du mois et l'établissement d'un bilan financier important. Mais il existe un moyen simple de supprimer la majeure partie du travail manuel tout en simplifiant l'ensemble du processus. Le logiciel financier facilite le rapprochement des bilans. Il centralise toutes les données que vous devez rapprocher, automatise la plupart des tâches et vous donne les informations dont vous avez besoin pour éviter les erreurs à l'avenir.