How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Des erreurs ont été commises.

C'est du moins ce que vous essayez de découvrir lorsque vous faites le rapprochement de bilans. Les entreprises en pleine croissance peuvent effectuer des dizaines, voire des centaines de transactions par jour, chacune d'entre elles présentant des risques d'erreur. Avant que les soldes des comptes concernés puissent être ajoutés à votre bilan, ils doivent être rapprochés.

Let’s take a look at balance sheet reconciliation in more detail.

Qu'est-ce qu'un rapprochement de bilans ?

Le rapprochement est le processus qui consiste à comparer les transactions figurant dans un bilan à la documentation secondaire. Cela permet de repérer les divergences avant qu'elles n'affectent d'autres processus, de corriger les erreurs et même de prévenir la fraude. Cette documentation secondaire peut inclure aussi bien un relevé bancaire qu'une feuille de calcul ou des factures. Le rapprochement du bilan garantit que chaque fois que vous vérifiez la situation financière de votre organisation, vous disposez de chiffres exacts.

Pourquoi est-il important de rapprocher vos bilans ?

Les bilans sont essentiels pour connaître la situation financière de votre organisation. En outre, le rapprochement des bilans :

• Assure que toutes les transactions sont exactes
• Vous donne une plus grande confiance dans le solde de vos comptes
• Permet de détecter les erreurs avant qu'elles n'impactent négativement les activités de l'entreprise
• Crée un processus clair de résolution des divergences
• Maintient votre organisation en conformité avec les normes et réglementations
• Crée de la documentation à laquelle vous pourrez vous référer plus tard
• Permet de laisser une trace écrite en vue d'audits futurs

Quand effectuer un rapprochement de bilans ?

Le rapprochement de bilans est généralement effectué dans un délai similaire à celui de la clôture financière. Cela signifie que vous effectuerez généralement des rapprochements mensuels qui coïncident avec les clôtures de fin de mois, mais certaines organisations procèdent également à des rapprochements de bilans trimestriels et annuels.

Rapprochement de bilans vs rapprochement bancaires

Le rapprochement de bilans consiste à examiner les transactions de votre bilan global, tandis que les rapprochements bancaires se concentrent spécifiquement sur les relevés bancaires et les comptes de trésorerie. Ce sont des processus presque identiques, à l'exception de leur portée et du type de transactions à rapprocher.

Comment rapprocher un bilan

Si le rapprochement des bilans peut prendre du temps et nécessiter une main-d'œuvre importante, il n'est pas nécessairement compliqué. Voici un processus simple en six étapes à suivre.

1. Identifiez les comptes à rapprocher
en fonction de votre secteur d'activité et du mode de fonctionnement de votre organisation, il se peut que vous n'ayez besoin de rapprocher que certains comptes dans le cadre de ce processus. Par exemple, un autre service peut déjà être responsable du rapprochement bancaire, ce qui signifie qu'inclure ces comptes dans votre rapprochement reviendrait à effectuer deux fois la même tâche.

2. Rassemblez les informations nécessaires sur les comptes et les finances
Si vous utilisez une plateforme de performance financière comme Prophix, vous aurez déjà les données dont vous avez besoin à portée de main. Sinon, vous devrez accéder à tous les comptes impliqués dans votre rapprochement pour collecter les données nécessaires.

3. Comparez vos informations
Effectuez toutes les transactions des comptes représentés sur votre bilan, en les comparant à vos documents justificatifs. Par exemple, lorsque vous rapprochez votre registre des comptes clients, vous pouvez comparer les transactions avec les factures pour identifier les divergences.

4. Examinez et expliquez les différences, le cas échéant
L'identification d'erreurs dans votre grand livre (ou GL) n'est pas suffisante ; vous devez les corriger ! Parfois, identifier et expliquer les différences est aussi simple que de repérer les fautes de frappe et les erreurs de saisie des données similaires. Dans d'autres cas, vous devrez enquêter sur plusieurs systèmes pour trouver la source de l'erreur.

5. Ajustez le GL et les entrées de journal
Après avoir identifié et examiné les erreurs, il convient d'ajuster le GL et toutes les entrées de journal pertinentes pour s'assurer que les soldes des comptes, et le bilan qui en découle, sont exacts. Certains logiciels peuvent vous aider à automatiser cette partie, ce qui permet à votre équipe de gagner un temps précieux.

6. Documentez vos conclusions
Conservez une trace de toute enquête et de ses conclusions, afin que les contrôleurs, les auditeurs et les autres professionnels puissent retracer les modifications que vous avez apportées. Cela peut également contribuer à accélérer les rapprochements futurs en identifiant et en documentant les problèmes récurrents.

Bonnes pratiques en matière de rapprochement de bilans

Voici quelques exemples simples de ce à quoi peut ressembler un rapprochement de bilan une fois que votre équipe a suivi l'ensemble du processus.

Bonnes pratiques en matière de rapprochement de bilans

Maintenant que vous savez comment s'effectue le rapprochement d'un bilan, voici quelques moyens de vous assurer que ce processus crucial est effectué avec le moins de travail manuel possible, sans risque d'erreurs coûteuses.

Automatisez tout ce que vous pouvez

Trop d'équipes s'appuient encore sur des feuilles de calcul et du travail manuel pour la majeure partie de leur processus de rapprochement des bilans. Non seulement cela leur fait perdre du temps par rapport à d'autres tâches essentielles, mais cela peut aussi entraîner des erreurs humaines coûteuses. Idéalement, votre équipe devrait utiliser un logiciel qui automatise certaines des parties les plus laborieuses du processus, comme le rapprochement des transactions.

Utilisez la technologie pour améliorer vos processus

L'automatisation peut vous aider à gagner du temps, mais la bonne technologie peut faire beaucoup plus ; elle vous aide à détecter les dysfonctionnements et à repérer les problèmes dans votre processus. Que vous souhaitiez utiliser les fonctions de rapprochement intégrées à votre progiciel de gestion intégré ou tirer parti d'une solution spécialisée, la technologie peut transformer ce processus difficile en quelque chose de beaucoup plus facile à gérer.

Passez en revue les meilleures pratiques en matière d'évaluation des risques

L'évaluation des risques permet aux comptables, aux contrôleurs et aux autres membres de la direction financière de prévoir certains des risques liés aux décisions financières. Cela permet d'identifier les problèmes potentiels avant le rapprochement des bilans, ce qui donne aux équipes une longueur d'avance dans l'identification des divergences. La révision de votre processus d'évaluation des risques peut vous épargner beaucoup d'efforts au moment du rapprochement.

Instaurez des politiques et des contrôles internes clairs

La meilleure façon de rendre votre processus de rapprochement de bilans aussi simple que possible est d'éviter les erreurs avant qu'elles ne se produisent. À cette fin, il convient de s'assurer que toutes les politiques relatives aux transactions financières sont parfaitement claires et de mettre en place des contrôles internes afin de détecter les écarts potentiels avant le prochain rapprochement.

Utilisez une checklist de rapprochement de bilans

Si les checklists sont suffisantes pour les pilotes, les astronautes et les chirurgiens, elles sont suffisantes pour la direction financière. La transformation de votre processus de rapprochement en une checklist peut aider à prévenir les erreurs potentielles et à optimiser l'ensemble des efforts.

Défis associés au rapprochement de bilans

Comme beaucoup d'autres processus financiers, le rapprochement du bilan est difficile, prend beaucoup de temps et peut être entaché d'erreurs. Voici quelques défis à relever lors du rapprochement des transactions de votre organisation.

Données et feuilles de calcul isolées

L'une des étapes les plus fastidieuses du rapprochement est la centralisation de toutes les données dont vous avez besoin, à la fois pour votre grand livre et pour les pièces justificatives avec lesquelles vous allez le comparer. Ces données sont souvent réparties entre plusieurs outils et feuilles de calcul, et il arrive trop souvent que vous découvriez des transactions cachées dans un outil inutilisé depuis des mois, trop tard dans le processus.

Erreurs manuelles et inexactitudes des données

Plus il y a de processus manuels dans les transactions quotidiennes de votre organisation, plus il y a d'opportunités d'erreurs et d'imprécisions. Étant donné que l'objectif principal du rapprochement est de les détecter et de les corriger, les organisations qui dépendent fortement du travail manuel verront leurs rapprochements prendre plus de temps.

Manque de contrôles internes

Lorsque chaque service a sa propre méthode de gestion de ces transactions, avec peu de contrôles pour normaliser les processus, il se peut que vous deviez consulter des grands livres inexacts pour préparer un bilan précis.

Comment un logiciel peut améliorer le processus de rapprochement des bilans

Vous avez peut-être remarqué une tendance.

Une dépendance excessive à l'égard des processus manuels et des feuilles de calcul entraîne des erreurs qui se traduisent par un surcroît de travail au moment du rapprochement du bilan. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir le bon logiciel pour optimiser le processus de rapprochement des bilans. Parce que ces logiciels :

• Standardisent le rapprochement des bilans afin de réduire le risque d'erreur humaine
• Centralisent les données provenant de sources multiples grâce aux intégrations intégrées
• Automatisent les tâches les plus chronophages impliquées dans le rapprochement, telles que la correspondance des transactions
• Créent un enregistrement des modifications apportées au grand livre pour un audit et une révision plus transparents

Avec le bon logiciel, vous pouvez effectuer les rapprochements de bilans en moins de temps et avec moins d'erreurs, tout en mettant en place des contrôles qui préviennent les divergences que vous recherchez.

FAQ sur le rapprochement de bilans

Le rapprochement des bilans peut être un processus complexe, mais quelles que soient vos questions, nous avons les réponses.

Pourquoi ne rapproche-t-on que les comptes de bilan ?

Les comptes de bilan sont rapprochés plus fréquemment parce qu'ils sont considérés comme des comptes permanents (ou continus), c'est-à-dire qu'ils reportent les soldes d'une période comptable à l'autre. Cela signifie que toutes les erreurs qui surgissent seront également reportées, ce qui rend le rapprochement encore plus important.

À quelle fréquence devez-vous rapprocher les comptes de bilan ?

Les comptes de bilan sont généralement rapprochés selon un calendrier qui coïncide avec la clôture du mois ou avec des clôtures financières moins fréquentes. Cela signifie qu'ils peuvent être effectués tous les mois, mais sont généralement effectuées tous les trimestres ou tous les ans.

Quelles sont les 5 assertions du bilan ?

Les cinq assertions du bilan sont utilisées par les auditeurs et les analystes financiers pour évaluer l'exactitude de ce qui est représenté dans un bilan. Voici ces affirmations :

1. Existence : l'actif, le passif ou les capitaux propres déclarés existent-ils réellement à la date indiquée dans le bilan ?
2. Droits et obligations : l'organisation possède-t-elle ou a-t-elle le droit d'utiliser les actifs rapportés ? A-t-elle des obligations légales concernant les passifs déclarés ?
3. Exhaustivité : tous les actifs, passifs, transactions en capital et soldes pertinents sont-ils inclus ?
4. Valorisation ou mesure : les montants enregistrés dans les bilans représentent-ils la valeur réelle des actifs, des passifs et des capitaux propres ?
5. Présentation et gestion : les informations présentées sont-elles claires et compréhensibles ? Toutes les informations nécessaires ont-elles été communiquées ?

Quel est le rôle du rapprochement du bilan dans le processus de clôture financière ?

Le rapprochement du bilan est un élément essentiel de la clôture des comptes, car il garantit que la direction financière dispose de données exactes. Sinon, vous risquez de finaliser vos bilans financiers sans tenir compte d'erreurs importantes qui pourraient fausser les résultats de manière significative.

Facilitez le rapprochement des bilans avec un logiciel financier

Le rapprochement du bilan est un processus complexe qui fournit à la direction financière les chiffres dont elle a besoin pour la clôture du mois et l'établissement d'un bilan financier important. Mais il existe un moyen simple de supprimer la majeure partie du travail manuel tout en simplifiant l'ensemble du processus. Le logiciel financier facilite le rapprochement des bilans. Il centralise toutes les données que vous devez rapprocher, automatise la plupart des tâches et vous donne les informations dont vous avez besoin pour éviter les erreurs à l'avenir.