Guide ultime de la budgétisation et des prévisions

Les organisations du monde entier établissent des budgets depuis des décennies, ce qui consolide sa position en tant que processus fondamental.

En complément, la prévision est un autre processus essentiel pour les équipes financières, qui a été soutenu par la prolifération des plateformes de performance financière.

Il est donc essentiel de comprendre les principales différences entre la budgétisation et les prévisions, et de savoir comment utiliser ces deux processus au profit de votre organisation.

Qu'est-ce que la budgétisation ?

Plongeons dans les nuances de la budgétisation, afin que vous puissiez apprendre à tirer parti de ce processus au profit de votre organisation.

Définition de la budgétisation

Labudgétisation est le processus par lequel les organisations estiment les recettes et les dépenses sur une période donnée et décident de l'affectation de cet argent.

Educba définit un budget comme "un état détaillé des recettes et des dépenses prévues qui quantifie les plans tactiques de la direction pour atteindre un objectif souhaité pour l'entreprise au cours d'une période donnée"

Principaux éléments d'un budget

Un budget fournit une vue d'ensemble des finances d'une entreprise et, à ce titre, intègre un large éventail de données financières. Les cinq éléments clés d'un budget d'entreprise sont les suivants

• Les recettes estimées : L'argent que vous prévoyez de gagner en vendant des biens ou des services.
• Les coûts fixes : Dépenses essentielles au fonctionnement de l'entreprise, comme le loyer et les services publics.
• Coûts variables : Dépenses fluctuantes liées aux performances de l'entreprise, telles que les matières premières et la main-d'œuvre de production.
• Dépenses ponctuelles : Coûts importants tels que l'achat d'équipement, les mises à niveau technologiques ou l'ameublement.
• Flux de trésorerie : Les mouvements d'argent qui entrent et sortent de votre entreprise.
• Bénéfice : Les fonds restants après avoir déduit les coûts fixes et variables des recettes.

Types de budgets

En fonction des besoins de votre entreprise et de la quantité de données financières dont vous disposez, il existe de nombreux types de budgets:

• Le budget principal - Un budget directeur combine tous les aspects financiers de votre entreprise, en affectant des fonds à chaque domaine. Il sert de plan global auquel les services se réfèrent tout au long de l'année pour s'assurer que leurs dépenses sont conformes aux objectifs de l'entreprise.
  
  
• Budget de fonctionnement - Les budgets d'exploitation offrent une vue d'ensemble des performances de l'entreprise et permettent de contrôler les recettes, les coûts variables, les coûts fixes, les dépenses hors trésorerie et les dépenses hors exploitation. Généralement mis à jour mensuellement ou trimestriellement, les budgets d'exploitation se concentrent principalement sur les revenus et les dépenses.
  
  
• Budget financier - Un budget financier fournit une projection détaillée des revenus et des dépenses d'une entreprise sur une période donnée. Il englobe tous les aspects des activités financières de l'entreprise, y compris les flux de trésorerie, les dépenses d'investissement et les dettes à long terme, garantissant ainsi une gestion efficace des ressources en vue d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
  
  
• Budget de trésorerie - Le budget de trésorerie prévoit les entrées et les sorties de fonds d'une entreprise sur une période donnée. Il permet de gérer les liquidités en s'assurant que l'entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour faire face à ses obligations, tout en identifiant les éventuels déficits ou excédents de trésorerie.
  
  
• Budget statique - Un budget statique est un budget qui reste inchangé tout au long d'une période donnée. Contrairement aux budgets dynamiques ou flexibles, un budget statique est défini et fixe. Toutefois, cela ne signifie pas qu'il peut être créé, annoncé et oublié. Les entreprises se réfèrent constamment à leur budget statique pour contrôler les écarts entre les montants budgétisés et les dépenses réelles.

Qu'est-ce que la prévision ?

Définition de la prévision

Lesprévisions permettent d'estimer le chiffre d'affaires que votre entreprise réalisera au cours d'une période future. Les prévisions prennent en compte les performances passées et actuelles de l'entreprise, ainsi que d'autres informations pertinentes.

Ces dernières années, les prévisions ont fait l'objet d'une grande attention, principalement en complément de la budgétisation, qui quantifie les recettes que votre entreprise souhaite réaliser.

Principaux éléments d'une prévision

Avant d'établir vos prévisions, vous devez rassembler les éléments suivants :

• Objectif : déterminez les objectifs spécifiques de vos prévisions, tels que la prévision des ventes de produits ou l'évaluation de l'impact financier des décisions d'embauche.
• États financiers antérieurs et données historiques : Recueillez des données sur les recettes, les dépenses, les flux de trésorerie et d'autres paramètres financiers afin d'obtenir une vue d'ensemble des performances de votre entreprise.
• Délai : Choisissez une période pour vos prévisions, allant des projections à court terme à la planification à long terme.
• Méthode de prévision financière : Décidez si votre approche sera qualitative, c'est-à-dire basée sur des opinions et des sentiments, ou quantitative, c'est-à-dire reposant sur des tendances et des analyses de données.

Types de prévisions

Il existe trois principaux types de prévisions :

• Les prévisions qualitatives : Basées sur le jugement et l'intuition lorsque les données historiques sont limitées. Les prévisions qualitatives impliquent des études de marché et une collaboration interfonctionnelle pour explorer les résultats potentiels.
  
  
• Prévisions quantitatives : Elles s'appuient sur les données et les tendances passées pour prendre des décisions fondées sur des preuves, en mettant l'accent sur les chiffres et les outils d'analyse pour prévoir les résultats futurs.
  
  
• Prévisions causales : Implique une approche mathématique détaillée, utilisant l'analyse de régression et des modèles statistiques pour comprendre les relations de cause à effet entre les variables, offrant un aperçu des scénarios complexes tels que les prévisions de l'offre et de la demande.

Quels sont les liens entre la budgétisation et les prévisions ?

Voyons maintenant comment la budgétisation et les prévisions s'articulent entre elles.

Différences entre la budgétisation et les prévisions

La budgétisation représente l'affectation des dépenses de votre entreprise pour une période donnée et se fonde sur votre situation financière actuelle. En revanche, les prévisions sont une estimation de votre avenir financier, généralement basée sur des données historiques et des tendances. Les prévisions sont souvent utilisées pour déterminer l'affectation de votre budget. En résumé, les principales différences entre la budgétisation et les prévisions sont les suivantes :

• La fonction : La budgétisation consiste à planifier les périodes futures à l'aide de chiffres, tandis que les prévisions permettent d'estimer les performances futures sur la base d'un jugement.
• Objectif : les budgets définissent les objectifs de la direction pour une période financière spécifique, tandis que les prévisions annoncent ce que l'entreprise est susceptible de réaliser.
• Période de temps : Les budgets couvrent généralement une année fiscale, tandis que les prévisions portent sur une période plus longue et peuvent être mises à jour régulièrement.
• Flexibilité : Les budgets sont rigides et mis à jour moins fréquemment, tandis que les prévisions sont adaptables et intègrent régulièrement de nouvelles données et tendances.
• Application : Les budgets aident à gérer les finances à court terme, tandis que les prévisions contribuent à la planification stratégique à long terme.

Comment la budgétisation et les prévisions se complètent-elles ?

La budgétisation et les prévisions vont de pair en tant qu'approches prospectives. Alors que les budgets vous aident à préparer l'exercice fiscal à venir, les prévisions permettent d'anticiper l'évolution des performances futures. En utilisant à la fois la budgétisation pour la planification à court terme et les prévisions pour les perspectives à long terme, les entreprises donnent à leurs équipes financières les moyens de prendre des décisions éclairées et de fixer efficacement les objectifs stratégiques de l'organisation.

Importance de l'utilisation des deux types de planification financière

Quelle que soit la préférence de votre organisation, il y a des avantages à utiliser à la fois la budgétisationet les prévisionsdans votre processus de planification financière et les prévisions dans votre processus de planification financière.

Les budgets peuvent être mis à jour plus d'une fois par exercice afin de refléter avec précision l'évolution des conditions du marché et des objectifs de l'entreprise. Parallèlement, les prévisions permettent à l'équipe de direction de s'aligner sur les objectifs à long terme et la vision stratégique de l'entreprise, de sorte que chacun puisse prendre des décisions en gardant le même objectif à l'esprit.

En intégrant les budgets et les prévisions dans votre processus de planification financière, vous obtiendrez des informations sur vos performances à court et à long terme, ce qui vous permettra d'apporter les changements nécessaires à la réussite de votre entreprise.

Quels sont les avantages de la budgétisation et des prévisions ?

Maintenant que vous connaissez les composantes et les différences entre la budgétisation et les prévisions, examinons leurs avantages.

Amélioration de la gestion financière

En compilant et en validant vos données financières, y compris les recettes, les dépenses et les flux de trésorerie, vous pouvez améliorer vos pratiques de gestion financière grâce à une vue d'ensemble des performances de votre entreprise. Des mises à jour régulières de vos budgets et prévisions peuvent également faciliter une gestion efficace des risques et vous permettre d'apporter des changements pour mieux vous aligner sur les objectifs de votre entreprise.

Une meilleure prise de décision

Les budgets et les prévisions permettent à votre équipe de mieux comprendre les performances de votre entreprise à court et à long terme, ce qui favorise la prise de décisions stratégiques fondées sur une compréhension approfondie des tendances du marché, des objectifs de l'entreprise et des considérations financières.

Une plus grande responsabilisation

Étant donné que les départements soumettent souvent des données financières à l'équipe financière pour établir les budgets et les prévisions, cela peut accroître la responsabilité dans l'ensemble de l'organisation, en promouvant une culture de la responsabilité et un engagement commun en faveur de la réussite de l'organisation.

Amélioration de la planification stratégique

La mise en place de pratiques budgétaires et prévisionnelles solides permet d'améliorer les capacités de planification stratégique de l'entreprise. En tirant parti des informations fournies par les budgets et les prévisions, les entreprises peuvent élaborer des stratégies éclairées qui s'alignent sur les objectifs à long terme, optimisent l'affectation des ressources et s'adaptent de manière proactive à la dynamique du marché pour bénéficier d'un avantage concurrentiel durable.

Comment établir un budget et des prévisions de manière efficace

Fixer des objectifs financiers clairs

Avant d'établir votre budget ou vos prévisions, vous devez avoir un objectif financier clair en tête, afin de pouvoir collecter les données nécessaires, consulter les parties prenantes concernées et utiliser la bonne méthode de budgétisation ou de prévision. Voici quelques exemples d'objectifs d'entreprise

• Objectif à court terme (budgétisation) : Fixer un objectif de vente mensuel pour augmenter le chiffre d'affaires de 10 % au cours du prochain trimestre.
• Objectif à long terme (prévisions) : Projeter les tendances du marché pour anticiper les opportunités de croissance au cours des cinq prochaines années.

Objectifs à court terme ou à long terme

Comme nous l'avons vu plus haut, la budgétisation est bien adaptée aux objectifs à court terme, tandis que les prévisions conviennent mieux à la planification à long terme. Le choix de l'approche la mieux adaptée à vos objectifs, qu'il s'agisse de budgétisation ou de prévision, dépend des informations que vous souhaitez obtenir et de la manière dont vous comptez les utiliser pour prendre vos décisions.

Recueillir des données financières précises

Les données financières constituent peut-être l'élément le plus important de l'établissement d'un budget et de prévisions. L'établissement d'une version unique de la vérité des données permettra à tout le monde de travailler sur la base des mêmes hypothèses, ce qui réduira au minimum la confusion concernant les derniers chiffres.

S'assurer que vos données financières sont exactes et à jour est également essentiel pour prendre des décisions éclairées. La cohérence des sources de données et des processus de validation réguliers peuvent considérablement améliorer la fiabilité de vos résultats en matière de budgétisation et de prévision.

Sources de données financières

Pour établir un budget et des prévisions efficaces, vous devez compiler des données financières provenant de tous vos systèmes sources, y compris vos logiciels ERP, CRM et SIRH. Cela améliorera la pertinence et la validité de vos budgets et prévisions en vous donnant une vue d'ensemble de votre entreprise.

Des processus robustes de validation des données pour détecter les divergences, des outils automatisés d'intégration des données pour rationaliser la collecte et une solution logicielle telle qu'une plateforme de performance financière peuvent améliorer de manière significative la précision et l'efficacité de vos données financières.

Utiliser les bons outils et logiciels

Les bons outils et logiciels peuvent faire toute la différence dans votre processus de budgétisation et de prévision en améliorant la précision et l'efficacité. Examinons quelques outils populaires de budgétisation et de prévision, et comment créer des projections réalistes pour votre entreprise.

Outils populaires de budgétisation et de prévision

Lorsque vous recherchez des outils de budgétisation et de prévision, vous rencontrerez trois types de fournisseurs distincts :

• Les fournisseurs spécifiques à un processus : Les fournisseurs de processus spécifiques proposent des logiciels pour un processus financier, comme la budgétisation, la planification, la consolidation ou la clôture financière. De nombreuses entreprises s'orientent vers des fournisseurs de processus spécifiques parce qu'elles veulent répondre à leurs besoins immédiats (par exemple, les prévisions), mais il est important de choisir une solution qui protège l'avenir de votre entreprise en vous permettant d'étendre votre cas d'utilisation en fonction des besoins.
  • Exemple d'un fournisseur : Cube est une plateforme native de tableur, idéale pour la planification financière.
• Fournisseurs spécialisés par secteur d'activité : Ces fournisseurs proposent des solutions taillées sur mesure pour répondre aux besoins et aux défis uniques d'un secteur spécifique, qu'il s'agisse de la santé, de l'industrie, de la vente au détail ou d'autres secteurs. Toutefois, ces types de solutions peuvent limiter votre capacité de croissance, car elles ne sont pas suffisamment souples ou adaptables pour s'adapter aux changements au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise.
  • Exemple d'un fournisseur : Sage propose un logiciel de gestion d'entreprise et de comptabilité spécifique au secteur de la santé.
• Compléments Excel: Ces fournisseurs proposent un outil personnalisé qui permet aux utilisateurs de Microsoft Excel d'exploiter des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans l'application Excel standard. Ces fonctionnalités comprennent généralement la recherche, la visualisation, l'analyse et l'établissement de rapports sur les données financières. Toutefois, le fait de s'appuyer uniquement sur des compléments Excel peut ne pas répondre aux exigences multiples des entreprises modernes et avoir un impact sur votre capacité à vous adapter et à prospérer.
  • Exemple de fournisseur : Vena Solutions est une solution basée sur Excel pour les équipes financières qui souhaitent rester dans un environnement basé sur des feuilles de calcul.
• Plateforme de performance financière: Une plateforme de performance financière est le logiciel financier le plus polyvalent. Elle offre une suite complète d'applications pour tout ce qui concerne la budgétisation et les prévisions, la consolidation et la clôture financière. Si vous recherchez une solution globale, une plate-forme de performance financière est la solution qu'il vous faut.
  • Exemple de fournisseur : Prophix One, une plateforme de performance financière, permet à votre équipe financière de disposer d'applications pour tous les domaines de la finance, y compris la budgétisation, les prévisions, le reporting, l'analyse, la consolidation, la clôture financière et plus encore, afin que vous puissiez être prêt à faire face aux tendances, aux changements et aux défis, garantissant ainsi la résilience et la compétitivité de votre entreprise.

Dans l'ensemble, une plateforme de performance financière, comme Prophix One, est la mieux adaptée pour gérer vos processus de budgétisation et de prévision. En centralisant l'accès à vos données financières sur une seule plateforme, tout le monde peut travailler ensemble pour stimuler la croissance.

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Créer des projections réalistes

Plusieurs étapes doivent être respectées lors de la création de projections réalistes :

1. Établir une base de référence - La précision de vos prévisions dépend de celle de votre base de référence. Avant d'établir vos prévisions, vous devez évaluer la situation actuelle de votre entreprise, notamment ses recettes, ses dépenses, sa trésorerie, ses bénéfices et sa marge. Plus votre base de référence est détaillée, plus vos prévisions seront utiles.
2. Concentrez-vous sur les indicateurs clés - Avant d'établir vos prévisions, vous devez définir clairement les indicateurs et les variables que vous envisagez d'évaluer. Si vous souhaitez comparer les performances de votre entreprise à celles d'autres organisations de taille ou de secteur similaires, veillez à ne collecter des données de référence qu'auprès de vos pairs directs. Vous devez également valider vos données historiques et vous assurer que vous n'utilisez que les sources de données les plus fiables.
3. Faire preuvede discernement - Dans les situations où des données complètes ne sont pas disponibles ou lors de la prévision de nouveaux produits ou services, il est courant de se fier à l'expertise et au discernement de l'équipe financière. L'intégration d'informations qualitatives aux données quantitatives peut améliorer la précision des prévisions, en particulier dans les scénarios incertains.

Méthodes d'élaboration des prévisions

Il existe deux approches pour créer vos prévisions : ascendante ou descendante. Chacune d'entre elles présente des défis et des avantages qui lui sont propres.

Les prévisions descendantes impliquent l'évaluation de l'ensemble du marché sur lequel vous opérez. En évaluant les caractéristiques démographiques de votre marché, vous pouvez faire des prévisions sur les performances de votre entreprise. Le principal avantage des prévisions descendantes est qu'elles permettent d'évaluer le potentiel de revenus de votre entreprise en se concentrant sur la capacité du marché et le potentiel de croissance.

En revanche, les prévisions ascendantes se concentrent sur les lignes de produits, les services et les activités de votre entreprise. Les prévisions ascendantes s'intéressent moins au marché dans son ensemble qu'aux activités ou actions que l'entreprise doit entreprendre pour être compétitive. Cette approche de la prévision peut vous aider à mieux comprendre comment votre argent est dépensé et quel sera l'impact sur vos futurs rapports financiers.

Suivi et ajustement des budgets et des prévisions

Maintenant que vous savez ce qui entre dans la composition d'un budget et de prévisions efficaces, et que vous connaissez les méthodes permettant d'établir des projections réalistes, voyons comment contrôler et ajuster vos plans financiers.

Processus d'examen régulier

Quelle que soit votre approche en matière de budgétisation ou de prévision, il est essentiel d'examiner régulièrement vos données historiques, vos projections et vos résultats. Les prévisions doivent être continuellement mises à jour pour refléter les changements du marché, les lancements de nouveaux produits ou les offres de services. De même, les budgets doivent être mis à jour lorsque les objectifs de l'entreprise changent ou lorsque les départements sont confrontés à des contraintes de ressources.

Ajuster en fonction des besoins

En révisant régulièrement vos budgets et vos prévisions, vous pouvez garantir la pertinence et l'exactitude de vos plans financiers et les aligner sur l'évolution des conditions et des objectifs de l'entreprise.

Défis courants

Malgré les nombreux avantages de la budgétisation et de la prévision, les équipes financières sont souvent confrontées à des difficultés :

Gérer l'incertitude

Il est courant de se heurter à l'incertitude dans les processus de budgétisation et de prévision, ce qui peut rendre difficile la détermination des variables et des indicateurs à modifier. C'est pourquoi il est important de faire preuve de souplesse dans votre approche en élaborant plusieurs scénarios de prévision ou en utilisant la méthode continue de budgétisation, qui consiste à ajouter des périodes supplémentaires après la fin d'une période antérieure. De cette façon, vous pouvez faire pivoter votre stratégie en fonction de l'évolution du marché, en veillant à ce que vos décisions soient réactives et résilientes face au changement.

Gérer la variabilité des données

La gestion de la variabilité des données représente un défi important pour les équipes financières. En intégrant des techniques robustes de validation des données et en utilisant des outils d'analyse avancés, les responsables financiers peuvent naviguer efficacement dans des ensembles de données variables. En s'adaptant à l'évolution des modèles de données et en mettant en œuvre des méthodologies de prévision agiles, les équipes peuvent prendre des décisions éclairées, ce qui favorise l'agilité et la précision de la planification financière.

Aligner la budgétisation et les prévisions sur la stratégie de l'entreprise

Le budget et les prévisions sont plus que de simples plans, ils communiquent aux équipes internes la stratégie et les objectifs de l'organisation. C'est pourquoi il est important de faire circuler vos budgets et prévisions finalisés dans l'ensemble de l'entreprise, y compris auprès des équipes individuelles, de la direction et des parties prenantes ou des investisseurs. Il peut également être utile de distribuer ces plans en plusieurs langues, dans différents formats et par différents canaux afin de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et poursuit ses objectifs de manière à soutenir la stratégie de l'entreprise.

S'assurer de l'adhésion des parties prenantes

Lorsqu'il s'agit de l'affectation des ressources ou des scénarios de simulation, il peut être difficile d'obtenir l'adhésion de tous au changement. Veillez à impliquer les parties prenantes dès le début du processus en les encourageant à fournir des données et des informations relatives à leur département. Cela peut contribuer à renforcer l'engagement des employés et à leur donner le sentiment que leurs contributions sont appréciées à leur juste valeur. Vous devriez également rencontrer régulièrement votre équipe de direction pour vous assurer que vos budgets et vos prévisions reflètent les priorités de l'organisation.

Comment commencer à établir un budget et des prévisions ?

Maintenant que vous connaissez les notions de budgétisation et de prévision, voici quelques conseils pour commencer :

Identifier votre point de départ

La première étape de tout budget ou de toute prévision consiste à compiler et à valider les données historiques relatives aux recettes, aux dépenses, aux flux de trésorerie et aux bénéfices. Vous aurez ainsi une idée précise de la situation de votre entreprise, ce qui vous permettra d'identifier les objectifs à atteindre.

Établir un processus

Déterminez l'approche budgétaire que vous souhaitez adopter : base zéro, continue, basée sur les activités, statique, glissante, incrémentale, proposition de valeur ou flexible. De même, choisissez la méthode de prévision que vous comptez mettre en œuvre, qu'elle soit descendante ou ascendante.

Impliquer les bonnes personnes

Travaillez avec les parties prenantes pour comprendre les problèmes qu'elles ont rencontrés au cours de l'exercice précédent, établir des priorités, obtenir leur soutien et identifier les possibilités d'amélioration. Demandez aux parties prenantes de contribuer à la collecte et à la validation des données, afin que les priorités du département soient incluses dans vos budgets et vos prévisions.

Mettre en place des outils et des modèles

Pour rationaliser vos processus de budgétisation et de prévision, mettez en place des outils et des modèles spécifiques. Utilisez un logiciel financier tel qu'une plateforme de performance financière pour créer des modèles standardisés pour l'élaboration des budgets et des prévisions. Ces plateformes permettent d'automatiser les calculs, de fournir des visualisations de données claires et d'assurer la cohérence de vos efforts de planification financière.

Révision et amélioration régulières

Planifiez des contrôles réguliers pour évaluer l'exactitude de vos prévisions, suivre les écarts et identifier les domaines nécessitant des ajustements. Utilisez le retour d'information des parties prenantes et les mesures de performance pour affiner en permanence vos processus de budgétisation et de prévision, en veillant à ce qu'ils s'alignent sur l'évolution des besoins et des objectifs de votre organisation.

Comment Prophix peut vous aider

Que votre entreprise préfère la budgétisation ou la prévision, vos processus ne sont valables que dans la mesure où les données utilisées pour les compiler le sont. Les organisations qui utilisent une plateforme de performance financière, comme Prophix One, sont mieux placées pour automatiser leurs processus de budgétisation et de prévision. Avec des données fiables centralisées en un seul endroit, les entreprises peuvent se fier à la fois à leur budget et à leurs prévisions, et consacrer plus de temps à l'analyse des résultats.

Libérez votre potentiel de croissance grâce aux prévisions et budgets précis et complets de Prophix One.