Fermer les livres était difficile avant Covid !

Pourquoi les entreprises en croissance doivent-elles investir dans l'automatisation des finances ?

La clôture de l'exercice était un processus difficile avant Covid !

Même dans une année "normale", la fin de l'année arrive toujours trop tôt, et les projets d'amélioration que vous avez planifiés l'année dernière n'ont pas été réalisés. Tout au long de l'année, vous réagissez à l'évolution du marché et aux besoins de votre entreprise. Dans un monde qui évolue rapidement et dont les ressources sont insuffisantes, vous vous concentrez d'abord sur les besoins les plus urgents. L'amélioration des processus de fin d'année se retrouve sur la liste des choses à faire. La plupart du temps, l'entreprise vous oblige à vous concentrer sur les bénéfices du compte de résultat, à suivre les transactions sans ressources suffisantes, à gérer la trésorerie et à éteindre les incendies qui surviennent parce que le service financier n'a pas été impliqué à l'avance.

L'objectif consistant à clôturer les comptes avec précision est en contradiction avec les deux autres objectifs, à savoir le RAPIDITÉ et l'EFFICACITÉ : TEMPS et EFFICACITÉ.

Au cours de l'année, vous finissez par prendre des raccourcis parce que vous devez respecter la date limite de fin de mois et que vous n'avez pas le temps de créer des processus durables pour les nouvelles transactions ou les nouveaux rapports. Vous vous contentez d'une feuille Excel pour terminer le mois, en pensant que vous mettrez en place le processus adéquat le mois prochain. Mais bien sûr, le mois prochain, vous devrez éteindre un autre incendie ! Et voilà que la fin de l'année arrive et que vous examinez de nouveaux comptes pour la première fois de l'année. Et maintenant, les erreurs qui se sont produites à cause des solutions de contournement "rapides et sales" que les différentes équipes ont créées pour respecter leurs propres délais, ont créé un désordre qu'il faut démêler. Les auditeurs arrivent dans quelques semaines, et ce n'est ni opportun, ni efficace, ni précis. Tout cela, c'était AVANT Covid ! Et puis 2020 est arrivé, et maintenant, en plus des feuilles manuelles et des processus de contournement que vous aviez à gérer pour terminer l'année, votre entreprise est probablement dans une certaine forme de crise et tout le monde travaille à la maison. Vous gérez votre équipe à distance et vous devez faire face à un manque de revenus, à des revenus imprévisibles ou, dans certains cas, à l'explosion de votre chaîne d'approvisionnement en raison d'une demande trop importante et d'un stock insuffisant.

Tous ces scénarios rendent un processus déjà difficile presque impossible !

Symptômes courants d'un processus de fin d'année qui a besoin d'aide :

Le premier - et il est coûteux - est que les auditeurs sont présents pendant des semaines avant, pendant et après la fin de l'année, pour tester les transactions, effectuer des rapprochements et poser des questions sur les écarts qui ne semblent jamais se terminer. Votre équipe est stressée d'essayer de produire des chiffres de base, ce qui signifie beaucoup de soirées tardives pour respecter les délais. Rien n'est simple. Toute mise à jour des chiffres nécessite un travail manuel considérable, car les systèmes ne sont pas automatisés. Les équipes utilisent des systèmes différents et chacun a des chiffres différents. Rien n'est égal ! Excel est un pansement pour combler les lacunes de vos processus et de vos systèmes parce que vos processus et vos systèmes existants ne peuvent pas répondre aux besoins de votre entreprise. C'est l'enfer d'Excel !

Le coût le plus élevé d'un processus et d'un système médiocres - nous rendons presque impossible le travail des personnes compétentes.

Pourquoi est-il si difficile de clôturer les comptes ?

Parce que nous ne le faisons pas correctement chaque mois.

Pourquoi ne le faisons-nous pas ?

Parce que cela prend trop de temps. Qui peut clôturer le compte de résultat, effectuer des rapprochements complets du bilan, une analyse complète des écarts et produire tous les rapports en six jours ? C'est ce qui devrait se passer si vous avez de bonnes procédures, de bons systèmes et un personnel adéquat. Dans la plupart des équipes financières que j'ai dirigées, nous passions 10 jours sur la fin du mois (c'est la moitié du mois !) et encore, ce n'était que pour produire les rapports essentiels. Et j'admets qu'il y a eu des moments où nous n'avions plus de mois et où nous devions passer au suivant ! Les comptes du bilan ne sont pas abordés, surtout pas ceux qui sont compliqués. Ceux-ci diffèrent d'une entreprise à l'autre, mais lorsqu'une entreprise est complexe, elle doit procéder à des estimations et à des régularisations. Mais il est plus facile de les faire tous les trimestres, et souvent seulement à la fin de l'année. Et lorsqu'on n'examine pas les comptes de près tout au long de l'année, en pensant qu'ils seront identiques à ceux de l'année précédente, on est surpris. On perd alors le bénéfice du temps et on se retrouve avec une année entière de transactions erronées à trier et à essayer d'équilibrer dans les quelques semaines qui précèdent l'arrivée des auditeurs.

Comment la clôture des comptes peut-elle devenir si compliquée ?

La clôture des comptes est simple au départ

La clôture des comptes n'est pas si difficile au départ. En fait, au début, c'est très simple. Votre entreprise démarre avec un comptable, un logiciel comptable de base et vous enregistrez les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent. L'équipe est petite et il n'est pas difficile de suivre ce qui se passe. Vos clients sont similaires, vous avez peu de produits et vous ne vendez probablement que dans un seul pays. Votre réunion d'équipe hebdomadaire vous permet de savoir ce que vous avez besoin de savoir et vous pouvez suivre. Les exigences en matière de rapports ne sont pas très complexes et vous produisez un simple compte de résultat chaque mois. La fin de l'année représente un peu plus de travail, mais vous avez terminé en quelques semaines.

L'évolution des besoins de l'entreprise ajoute à la complexité

Si tout va bien, votre entreprise commence à se développer, souvent de manière imprévisible. Vous commencez à ajouter de nouveaux produits, de nouveaux clients et de nouvelles zones géographiques. Chacun de ces nouveaux types de transactions doit être ajouté rapidement au processus de déclaration - il est donc généralement traité de la même manière que les précédents, ou un nouveau processus est rapidement ajouté pour gérer toute variation.

Vous réalisez ensuite votre première acquisition

Vous mettez en œuvre un progiciel de comptabilité plus important - c'est souvent à ce moment-là que votre premier ERP est mis en place. Vous pouvez hériter du progiciel qui accompagne l'acquisition ou en installer un nouveau. Vous devez maintenant établir un rapport trimestriel, soit pour les investisseurs, soit pour les banques. Vous disposez peut-être d'un système qui s'en charge, mais il est plus probable que vous construisiez ce dont vous avez besoin dans Excel après avoir extrait les données du système.

Vous réalisez une deuxième acquisition ou un financement et les exigences en matière de rapports ne cessent de croître

Vous ajoutez sans cesse des collaborateurs à l'équipe pour essayer de rattraper le retard. Vous travaillez toujours à l'intégration complète des activités, à la création de processus plus efficaces et vous devez maintenant créer des packs de reporting plus importants pour un plus grand nombre de personnes. Vous avez besoin de budgets, de prévisions glissantes et de modèles de flux de trésorerie multidevises. Vous avez besoin de quelques mois sans changements supplémentaires pour mettre en place vos systèmes et processus, mais vous n'avez jamais le temps de rattraper votre retard. L'entreprise est tellement habituée à ce que vous fassiez des miracles quotidiens qu'elle suppose que vous pouvez continuer indéfiniment. Au lieu de quelques mois pour rattraper le retard, L'acquisition n° 3 se profile à l'horizon, mais vous travaillez toujours à l'intégration de la #2! Votre équipe est à bout de souffle, car trop de processus et de rapports sont encore manuels, ce qui entraîne des erreurs et des reprises, de la frustration et du stress.

VOICI LA SOLUTION DE CONTOURNEMENT

Vos systèmes sont pleins de solutions de contournement manuelles pour connecter les systèmes, corriger les données et combler les lacunes. Vos systèmes et processus n'ont pas les capacités dont vous avez besoin, et vous réglez le problème à l'aide de personnel supplémentaire et d'Excel.

À un moment donné, le système s'effondrera - soit parce que vos collaborateurs partiront, soit parce qu'un nouvel événement dépassera les capacités.

Restez à l'écoute pour la deuxième partie de notre série sur la clôture des comptes.....

5 étapes pour faciliter la clôture des comptes

Vous voulez en savoir plus ?

Regardez notre webinaire et apprenez étape par étape comment mettre en œuvre cette approche dans votre propre entreprise.