Faire passer le processus FP&A de banal à significatif

"J'aime faire des choses de peu de valeur", n'a jamais dit personne. Cependant, selon une enquête récente, les professionnels des services financiers et administratifs voient souvent leur temps accaparé par des tâches routinières et répétitives telles que le rapprochement et le nettoyage des données, les rapports et la budgétisation, ce qui ne leur laisse pas assez de temps pour des activités plus stratégiques. Les professionnels du secteur aimeraient consacrer environ la moitié (48 %) de leur temps à des activités à forte valeur ajoutée, mais ce chiffre n'est actuellement que de 21 %.

Bien entendu, il n'est pas aussi facile d'équilibrer les tâches à forte et à faible valeur ajoutée que d'équilibrer un budget. Il y aura toujours des données à collecter, des rapports à établir et des chiffres à réconcilier. Ce n'est pas comme si vous pouviez simplement apposer sur les prévisions hebdomadaires un message déclarant : "Désormais étayées par 50 % de données en moins !"

En réalité, de nombreuses tâches routinières et répétitives fournissent des intrants absolument essentiels aux résultats stratégiques de haut niveau. En revanche, certaines tâches à faible valeur ajoutée peuvent être rationalisées ou éliminées. La question est de savoir quel travail est simplement subalterne et quel travail est significatif

Dans le cadre de notre initiative visant à aider les professionnels de la finance à maîtriser les activités de FP&A basées sur les données, nous avons demandé à certains des esprits les plus brillants du secteur comment nous pouvons nous concentrer davantage sur les activités à forte valeur ajoutée.

Amélioration du processus FP&A : Les leaders d'opinion de la finance s'expriment

Comment modifier les processus pour créer un département plus performant, qui consacre plus de temps aux activités à forte valeur ajoutée ? Selon ces visionnaires du FP&A, tout commence avec les employés.

Rassembler les troupes

Ranica Arrowsmith, rédactrice en chef de la section Technologie de Accounting Today, estime que les employés sont la meilleure ressource pour faire évoluer le département F&A vers des contributions à plus forte valeur ajoutée. "Comme c'est le cas pour la plupart des professions, il est facile d'oublier qu'il est essentiel de bien recruter pour créer une équipe performante. Les personnes doivent donc passer en premier, avant les processus et la technologie", ajoute-t-elle. À cette fin, Mme Arrowsmith estime qu'en tant que responsable du département FP&A, vous devez "exercer un contrôle sur le processus de recrutement au sein de votre équipe financière et vous assurer de passer beaucoup de temps avec les candidats potentiels avant de prendre une décision d'embauche. Si vous n'êtes pas aux commandes du recrutement, faites clairement savoir au responsable du recrutement quelle est, selon vous, la pièce manquante du puzzle dans votre équipe, afin qu'il puisse rechercher le candidat approprié."

Une fois que vous avez constitué votre équipe A, tirez le meilleur parti de son temps. "Minimisez les réunions de groupe qui font perdre du temps et organisez plutôt des entretiens individuels avec les membres de votre équipe pour dresser un tableau des processus dont ils pensent que l'équipe a besoin pour gagner en efficacité", explique M. Arrowsmith. "Les réunions individuelles favorisent l'honnêteté et la franchise, et vous découvrirez plus rapidement les préférences et les préjugés - par exemple, pour ou contre la numérisation de certains processus - des membres de votre équipe."

Commencer modestement et célébrer les succès rapides

Darryl Bannon, directrice de Darryl Bannon Consulting Ltd, pense qu'un changement efficace au sein de l'entreprise nécessite l'adhésion des employés et une approche mesurée. Elle déclare : "Si vous voulez un changement, vous devez impliquer vos employés. Commencez par de petites choses pour obtenir des résultats rapides. Comment puis-je simplifier un processus ? Ai-je besoin de tous les rapports que je produis ? Demandez à ceux qui reçoivent les résultats de votre service s'ils en ont encore besoin

Mme Bannon note qu'il peut y avoir une certaine résistance à changer les comportements : "Mais en désactivant les rapports identifiés, en supprimant les réunions inutiles, vous commencez à libérer du temps pour réfléchir au développement d'autres idées nouvelles", dit-elle. "De plus, vous montrez à votre personnel que l'investissement en temps est payant

Enfin, pour promouvoir un engagement continu dans le processus de transformation financière, Mme Bannon affirme qu'il est essentiel de "récompenser les idées, aussi petites soient-elles, ces 5 minutes par jour économisées s'accumuleront"

S'entraîner pour la victoire

[bctt tweet="L'équipe financière est essentielle pour soutenir un environnement qui favorise les investissements nécessaires et continus dans la technologie, le personnel et surtout la FORMATION ... @nonprofitcfos" username="prophix"]

Leigh Tucker, CPA, Principal et Managing Director of the Nonprofit Client Practice of CliftonLarsonAllen LLP, pense qu'un investissement prudent est essentiel pour aligner les personnes, les processus et la technologie afin d'obtenir des combinaisons de données de grande valeur. "Dans le domaine des organisations à but non lucratif, il est plus important que jamais de prouver l'analyse des résultats positifs et l'impact de la mission pour garantir un financement continu et établir la durabilité, car on se bat pour chaque dollar, qu'il s'agisse d'un financement fédéral, de l'État, d'une fondation ou d'un don individuel", déclare-t-il. "L'équipe financière est essentielle pour soutenir un environnement qui favorise les investissements nécessaires et continus dans la technologie, le personnel et surtout la FORMATION à tous les niveaux et dans tous les départements afin de permettre une analyse correcte des ensembles de données combinés. L'époque où l'on était le "gardien de chaque dollar dépensé" est révolue ; l'allocation prudente des ressources et la capacité à avoir une vue d'ensemble sont la nouvelle norme

Votre équipe peut aider à équilibrer l'équation

La plupart des professionnels FP&A aimeraient consacrer plus de temps aux activités à forte valeur ajoutée. Un bon point de départ est de tirer parti des connaissances et de l'expérience des membres de l'équipe FP&A. Il y a de fortes chances qu'ils aient des idées sur la façon de les mettre en œuvre. Il y a de fortes chances qu'ils aient des idées pour équilibrer l'équation.

Lisez l'étude Defining the Evolution of FP&A : Benchmarks, Challenge & Opportunities [ =link] pour en savoir plus sur le décalage entre la façon dont les équipes FP&A des entreprises passent leur temps et les activités qui, selon elles, pourraient apporter une plus grande valeur à leur organisation.