Excel ou logiciel de planification spécialisé : Faire le bon choix

La planification, la budgétisation et les prévisions sont des piliers centraux de la gestion d'entreprise. La planification a notamment pour tâche de fixer des objectifs, de définir des mesures pour les atteindre et d'optimiser l'utilisation des ressources disponibles.

Au sein de la planification d'entreprise, les prévisions et la planification de scénarios ont pris une importance considérable ces dernières années. La dynamique des marchés et de la concurrence, ainsi que des événements tels que la pandémie, la guerre entre la Russie et l'Ukraine et l'incertitude économique qui en résulte, ont conduit de nombreuses entreprises à prendre conscience de la nécessité d'investir dans la planification d'entreprise et la préparation de prévisions. Il s'agit avant tout d'un meilleur soutien technologique, mais aussi d'un développement plus poussé en termes de processus et de contenu.

8 entreprises sur 10 utilisent encore Excel pour la planification, la budgétisation et les prévisions

La réalité dans de nombreuses entreprises est que l'utilisation de Microsoft Excel pour soutenir les processus de planification est encore étonnamment élevée. Année après année, l'enquête mondiale annuelle de BARC sur les professionnels de la planification, "The Planning Survey", montre que le pourcentage de ceux qui utilisent Excel pour la planification - séparément ou en combinaison avec d'autres outils - est toujours bien supérieur à 70 % (voir figure 1). Excel est donc un élément important du processus de planification dans près de 8 entreprises sur 10, en particulier dans les entreprises à la traîne. Afin d'examiner les corrélations entre ce que les entreprises les plus performantes font différemment des entreprises moins performantes, l'étude BARC sur la planification classe les entreprises en "leaders" et en "retardataires". Les "retardataires" sont les 10 % (environ) d'entreprises les moins performantes en termes d'avantages pour l'entreprise.

La comparaison entre les leaders et les retardataires dans la figure 2 révèle que 82 % des leaders utilisent des logiciels de planification spécialisés pour la planification, la budgétisation et les prévisions, tandis que 37 % des retardataires utilisent Excel. Seuls 52 % des retardataires utilisent un logiciel spécialisé comme principal produit de planification. Dans le cadre des projets de conseil de BARC, nous constatons souvent que le choix d'un logiciel de planification par une entreprise reflète son niveau d'appréciation de la valeur de la planification. Alors que la planification, la budgétisation et les prévisions sont des éléments importants de la gestion d'entreprise pour aligner les activités opérationnelles sur les objectifs stratégiques de l'entreprise pour de nombreux dirigeants, elles sont souvent considérées par les retardataires comme une corvée qu'il faut faire au moins une fois par an.

Seuls 8 % des utilisateurs n'ont aucun problème à utiliser Excel pour la planification

Compte tenu de l'importance de la planification, de la budgétisation et des prévisions pour la gestion d'entreprise, une telle utilisation d'Excel est surprenante, mais elle jette un éclairage différent sur de nombreux défis qui existent aujourd'hui dans les processus de planification et les rend plus faciles à comprendre. Dans de nombreuses organisations, les processus de planification ne sont pas assez intégrés, prennent trop de temps, mobilisent trop de ressources, sont trop détaillés et la qualité des résultats - mesurée par rapport à l'effort investi - n'est souvent pas bien équilibrée.

La figure 3 montre que les utilisateurs d'Excel rencontrent beaucoup plus de problèmes que les utilisateurs de logiciels de planification spécialisés tels que Financial Planning and Analysis de Prophix. Seuls 8 % des utilisateurs d'Excel déclarent n'avoir aucun problème significatif, contre 36 % des utilisateurs de logiciels de planification spécialisés. En outre, les utilisateurs d'Excel sont confrontés à des problèmes généraux tels que "le produit ne peut pas gérer de gros volumes de données" (42 %), "les performances sont trop lentes" (25 %) et "le produit ne peut pas gérer un grand nombre d'utilisateurs" (16 %).

En raison notamment des avantages cités ci-dessus, les produits de planification spécialisés ont un taux de recommandation beaucoup plus élevé qu'Excel pour les besoins de la planification. Alors que 85 % des utilisateurs de logiciels de planification spécialisés déclarent qu'ils recommanderaient "probablement" ou "certainement" leur produit de planification à d'autres entreprises, seuls 45 % des utilisateurs d'Excel sont du même avis. En effet, 29 % des utilisateurs d'Excel déclarent qu'ils ne recommanderaient "probablement pas" ou "certainement pas" l'utilisation d'Excel comme outil de planification à d'autres entreprises (voir figure 4).

Avantages pour l'entreprise des produits de planification spécialisés par rapport à Excel

Les solutions de planification, de budgétisation et de prévision prennent en charge l'ensemble du processus, depuis la construction du modèle et la définition des masques de planification et des flux de travail jusqu'à l'exécution de la planification et l'analyse des plans. Les avantages et valeurs ajoutées suivants sont le plus souvent obtenus par les organisations qui utilisent les logiciels de planification spécialisés de Prophix :

• Transparence accrue de la planification
• Meilleure qualité des résultats de la planification
• Planification plus précise/détaillée
• Meilleure intégration de la planification avec la BI/analyse
• Amélioration de la satisfaction des utilisateurs du logiciel

La figure 5 montre clairement que les entreprises qui utilisent des produits de planification spécialisés obtiennent un niveau bien plus élevé d'avantages commerciaux que les entreprises qui utilisent Excel comme principal outil de planification, ce qui prouve qu'Excel n'est pas entièrement adapté en tant que produit de planification. Notamment, les principaux avantages des produits de planification spécialisés sont beaucoup moins susceptibles d'être obtenus avec Excel. À l'exception d'une réduction des coûts, l'utilisation d'Excel pour la planification est inférieure pour tous les avantages commerciaux. Cependant, même une réduction des coûts (principalement des coûts de licence) est "payée" par une charge de travail manuelle plus importante et des corrections d'erreurs potentielles.

Comment les plateformes logicielles modernes soutiennent la planification, la budgétisation et les prévisions

L'utilisation de produits de planification spécialisés tels que Financial Planning and Analysis de Prophix au lieu d'Excel est un facteur décisif dans le succès d'une planification d'entreprise efficace. Ces outils offrent des fonctions de soutien étendues pour la préparation, l'exécution et l'analyse de la planification.

La base d'une planification d'entreprise intégrée est une base de données uniforme pour les données réelles et les données de planification, ainsi qu'un modèle de données cohérent. Les outils logiciels de planification d'entreprise leaders sur le marché permettent le stockage central de toutes les données et créent ainsi une base de données unique et commune pour la planification d'entreprise ainsi que pour d'autres disciplines de gestion de la performance telles que le reporting, l'analyse et la consolidation financière (point de vérité unique).

Sur cette base, un modèle intégré de planification d'entreprise doit être développé. L'objectif est d'intégrer de manière flexible la planification stratégique et opérationnelle à la planification financière et à la planification des résultats. Il s'agit en particulier d'intégrer tous les sous-plans opérationnels (ventes, production, achats, ressources, coûts, investissements, etc.), y compris leur intégration dans les plans financiers (bilan, P&L, flux de trésorerie).

Les outils de planification d'entreprise prennent en charge différentes stratégies de planification, telles que la planification descendante et la planification ascendante. Les approches descendantes sont principalement utilisées pour la planification stratégique des activités et la planification des résultats. Les approches ascendantes, quant à elles, sont plus souvent utilisées dans des environnements distribués où l'objectif est de collecter des données de planification auprès d'un grand nombre de planificateurs décentralisés. Alors que la planification descendante nécessite souvent des fonctions de simulation avec des analyses de scénarios ou la distribution de données ("splashing"), pour la planification ascendante, des fonctions conviviales pour la saisie de données de plan via divers clients (Web, Excel, etc.) ainsi que des mécanismes de flux de travail pour le contrôle du processus sont utiles.

Étant donné que les exigences en matière de planification peuvent changer rapidement en raison d'une dynamique croissante, de nombreux départements d'entreprise s'efforcent d'accroître la flexibilité dans le traitement des données et l'indépendance par rapport à l'informatique centrale (self-service). C'est pourquoi les outils logiciels doivent permettre une utilisation simple et conviviale, sans nécessiter une formation poussée, afin d'obtenir des résultats rapides. Si une solution est disponible dans le nuage et est exploitée par le fournisseur du logiciel (logiciel en tant que service), cela réduit encore la dépendance à l'égard des ressources informatiques de l'entreprise.

Résumé

La dynamique du marché et de la concurrence pose constamment de nouveaux défis aux entreprises. Dans le cadre de la gestion d'entreprise, la planification d'entreprise a pour tâche de fixer des objectifs, de définir des mesures pour les atteindre et d'optimiser l'utilisation des ressources disponibles. L'utilisation de produits de planification spécialisés est un facteur décisif d'efficacité et d'efficience.

En réalité, dans de nombreuses entreprises, l'utilisation de Microsoft Excel pour la planification est encore étonnamment élevée, ce qui constitue une approche risquée. Pour répondre à la question du titre du blog, non, l'utilisation d'Excel pour les processus de planification n'est pas un bon choix. Non seulement parce que les utilisateurs d'Excel rencontrent beaucoup plus de problèmes que les utilisateurs de logiciels de planification spécialisés, mais aussi parce qu'Excel manque de fonctionnalités et de soutien pour rationaliser les processus de planification.

Les plateformes modernes de gestion de la performance financière, leaders sur le marché, telles que Prophix, offrent des fonctions d'assistance étendues pour la préparation, l'exécution et l'analyse de la planification. Pour soutenir au mieux les processus d'une entreprise, les outils de planification doivent être soigneusement sélectionnés en fonction de ses besoins particuliers. Un processus formalisé de sélection de logiciels avec un examen comparatif de plusieurs solutions est important et crée une sécurité d'investissement.

Cet article de blog a été rédigé en collaboration avec BARC.

Christian Fuchs est analyste principal et responsable de la recherche sur les données et l'analyse au BARC (Business Application Research Center). Il est spécialisé dans les systèmes d'aide à la décision dans les domaines de la gestion des performances de l'entreprise, de la planification d'entreprise, de la consolidation financière et de l'analyse. Il est l'auteur de nombreuses études du BARC. En tant que consultant, il soutient les organisations dans le processus de sélection des logiciels ainsi que dans les questions stratégiques concernant le portefeuille de logiciels, l'architecture et les scénarios d'utilisation.