En quoi consiste le processus de clôture financière ?

Imaginez que vous n'emmeniez votre voiture chez le mécanicien qu'en cas de problème. Pas de vidange régulière, pas de permutation des pneus, pas d'entretien de routine. Sans un solide processus de clôture financière, l'état de ce véhicule au bout de quelques mois serait proche de celui des finances de votre organisation.

Lors de la clôture financière, une équipe financière examine les livres de l'organisation pour une période donnée, généralement mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Au cours de cet examen, les comptes sont rapprochés, les écarts sont examinés, les liquidités sont comptées et les relevés sont finalisés avant la période suivante. Un processus de clôture financière régulier permet aux organisations de repérer les problèmes - comme les factures en souffrance - avant qu'ils ne s'aggravent. Il s'agit également d'un élément essentiel pour assurer l'exactitude de vos livres, et des données financières précises sont indispensables pour prendre des décisions plus stratégiques au fur et à mesure de la croissance de votre organisation.

La plupart des dirigeants savent que la clôture financière est essentielle ; ils souhaiteraient simplement qu'elle demande moins d'efforts et qu'elle soit moins coûteuse. C'est pourquoi, selon Gartner, 55 % des responsables financiers espèrent parvenir à une clôture entièrement automatisée d'ici 2025.

Examinons les détails du processus de clôture financière, y compris la manière de surmonter les difficultés et d'atteindre l'état automatisé idéal.

Les étapes clés du processus de clôture financière

Dans la plupart des organisations, le processus de clôture financière peut facilement prendre une semaine ou plus, et se terminer bien après la période sur laquelle porte le rapport. Cela s'explique par la quantité de travail nécessaire, qui se décompose généralement en plusieurs étapes.

• Enregistrer les rentrées de fonds : La première étape de la clôture des comptes consiste à enregistrer tous les flux de trésorerie entrés au cours de la période clôturée et à les comparer aux factures en cours.
• Mettre à jour les comptes créditeurs : Il s'agit de s'assurer que toutes les obligations contractées par votre organisation au cours de la période que vous clôturez sont correctement reflétées dans vos livres, en particulier si elles ont été payées.
  
• Rapprocher les comptes : Dans le cadre du rapprochement des comptes, les équipes financières comparent les transactions enregistrées dans leurs livres avec des sources secondaires, telles que les relevés bancaires et les reçus. Cela permet de s'assurer qu'elles ont été correctement créditées ou débitées.
  
• Passez en revue la petite caisse : Il est facile de perdre la trace de la petite caisse, c'est pourquoi elle doit être examinée lors de chaque clôture financière.
  
• Examiner les immobilisations : À ce stade, vous examinerez la valeur des immobilisations, y compris l'amortissement, et la manière dont elles sont prises en compte dans vos états financiers.
• Examiner les stocks et l'inventaire : La vérification de la concordance entre les stocks réels et les livres comptables est un élément important de la clôture financière.
• Organiser les états financiers : Dans le cadre de la clôture, vous recueillerez les états financiers nécessaires pour obtenir les données dont vous avez besoin et commencer à préparer les rapports que vos dirigeants attendent.
• Examiner les comptes de charges et de produits : Tout cela pour créer une image précise de ces comptes essentiels.
  
• Validez toutes les données : Les données provenant généralement de sources multiples, la validation est une étape essentielle du processus de clôture financière.
  
• Préparer le terrain pour la période suivante : Les équipes financières passent généralement du temps à mettre de l'ordre dans les relevés et les sources de données afin de rationaliser la prochaine clôture.

Les plus grands défis du processus de clôture financière

Personne ne contestera le fait qu'il est essentiel de clôturer correctement les comptes pour que les organisations restent conformes, financièrement saines et en croissance constante. Cependant, le processus de clôture financière peut être l'une des tâches les plus chronophages et les plus gourmandes en ressources pour une équipe financière, ce qui entraîne des maux de tête pour toutes les parties concernées. Voici quelques-uns des défis liés à la clôture financière auxquels vous devez faire attention si vous voulez réduire ces maux de tête.

1. Des états financiers non pertinents

L'un des principaux résultats de votre processus de clôture financière est l'établissement d'états financiers que les dirigeants peuvent utiliser pour rendre compte aux actionnaires, évaluer la santé financière de l'organisation et prendre des décisions qui permettent de maintenir les choses dans la bonne direction. Mais comme une clôture financière peut être notoirement longue, les équipes financières se retrouvent souvent à courir contre la montre pour produire des états financiers pertinents dans les délais impartis. Trop souvent, cela ressemble à une tâche impossible. Toute tentative d'accélération du processus de clôture financière est généralement motivée par la nécessité de disposer d'états financiers plus opportuns.

2. Qualité des données

Les données financières peuvent être incohérentes, en particulier entre plusieurs filiales ou sites. Entre les factures impayées, les mises à jour manquantes et les conversions de devises incorrectes, toutes les données que vous obtiendrez pour votre clôture financière ne seront pas de grande qualité. Cela peut entraîner un surcroît de travail pour votre équipe, qui devra traiter, nettoyer et suivre les données de mauvaise qualité.

3. Des équipes disparates

Lorsque votre organisation atteint une certaine taille, vous devrez probablement travailler avec des équipes distantes, même dans des fuseaux horaires différents. Cela peut rendre la collaboration beaucoup plus difficile. Des réunions doivent être organisées à des heures qui peuvent être peu pratiques pour certains, des jours peuvent être perdus lorsque des fichiers importants sont envoyés en fin de journée pour une équipe et au milieu de la nuit pour une autre, et il est beaucoup plus difficile de mettre tout le monde d'accord lorsqu'on ne peut pas les réunir dans la même pièce.

4. Des systèmes mal adaptés

Que votre organisation ait plusieurs sites ou filiales, votre processus de clôture financière impliquera plusieurs systèmes qui ne s'intègrent pas forcément bien les uns aux autres. Certaines équipes peuvent utiliser des feuilles de calcul mises à jour manuellement pour suivre les commandes, tandis que d'autres utilisent des logiciels de comptabilité avancés. Chaque système financier étant complètement différent, la traduction de toutes ces données en quelque chose d'utilisable rallonge votre processus de clôture financière.

5. Erreur humaine

Tous les processus financiers, en particulier ceux qui reposent sur des entrées manuelles, peuvent être entachés d'erreurs. Les erreurs de saisie et les fautes de frappe peuvent introduire des irrégularités dans vos données financières qui peuvent passer inaperçues jusqu'au moment de la clôture financière. L'équipe chargée de la clôture doit alors être suffisamment vigilante pour repérer ces erreurs au fur et à mesure qu'elle travaille. Elle consacrera également un temps précieux au suivi des montants mal saisis auprès des personnes compétentes pour les corriger.

6. Des ressources adéquates

Comme pour de nombreux processus impliquant l'équipe financière, il est trop facile de ne pas penser à la clôture financière et au reporting jusqu'à la onzième heure. Cela peut conduire à des équipes surchargées qui n'ont pas assez de temps pour clôturer les comptes efficacement ou qui ne disposent pas du logiciel adéquat pour travailler efficacement. Alors que certains dirigeants considèrent ces processus comme une simple case à cocher, le bureau du directeur financier sait à quel point ils sont cruciaux pour l'organisation. Cela peut conduire à une lutte acharnée lorsque les responsables financiers tentent d'obtenir pour leurs équipes des ressources supplémentaires que les autres dirigeants ne sont pas toujours disposés à leur fournir.

Des processus de clôture financière précis et rapides avec Prophix

Le processus de clôture financière est essentiel à la santé financière de votre organisation, et vous ne devriez pas avoir à faire face aux défis qui l'accompagnent généralement. En tirant parti d'une plateforme de performance financière comme Prophix One, vous pouvez bénéficier de tous les avantages d'une clôture financière précise et automatisée, sans les inconvénients d'une clôture traditionnelle.

Voici ce que Prophix One peut faire pour votre clôture financière.

Des états financiers précis et opportuns pour les dirigeants

"Prophix nous permet de réfléchir à ce que les chiffres nous disent plutôt que de passer notre temps à saisir des données - Jennie Robison, Vice-présidente Contrôleur, Kajima Building & Design Group

Améliorations au niveau de la consolidation

La consolidation des données provenant de plusieurs entités peut s'avérer difficile, mais il existe des moyens d'améliorer cet aspect de votre processus en retravaillant la manière dont il se déroule au niveau de l'organisation :

• Uniformisez votre plan comptable dans l'ensemble de l'organisation en tenant compte de tous les paramètres nécessaires à la consolidation et au reporting du groupe.
• Rationalisez la structure organisationnelle (par exemple, en fermant ou en fusionnant des sociétés dormantes).
• Établissez des lignes directrices strictes en matière d'importance relative avec l'accord des auditeurs.

En ce qui concerne la consolidation financière, qui est souventune obligation pour les sociétés cotées en bourse, vous pouvez également apporter plusieurs améliorations :

• Utiliser une plateforme qui centralise les données financières essentielles.
• Tirez parti de l'automatisation pour les conversions multidevises et la sous-consolidation.
• Créez une piste d'audit pour simplifier les consolidations futures (et garantir la conformité).

Améliorations techniques

Si les entités impliquées dans votre processus de clôture financièreutilisent encore des feuilles de calcul pour laplupart de leurs travaux, vous pouvez apporter des améliorations techniques en automatisant utilisent encore des feuilles de calcul pour la plupart de leurs travaux, vous pouvez apporter des améliorations techniques en les automatisant :

• Les contrôles, depuis les soumissions des entités jusqu'au niveau de la consolidation, avec des règles de validation
• Les rapprochements pour les soldes et les transactions inter-sociétés
• Les rapports financiers et de gestion
• La conversion des devises
• Éliminations et ajustements

Vous pouvez également utiliser une plateforme de performance financière qui surveille automatiquement le flux de travail, le statut et les résultats de la validation.

Prophix en action : Clôturez vos comptes 56 % plus rapidement

Les responsables financiers rêvent d'une clôture automatisée, mais peu d'entre eux savent comment y parvenir. Avec Prophix One, il n'est pas nécessaire de réinventer la roue, il suffit de mettre un moteur derrière.

Health Connect America fournit des services de santé mentale et comportementale à travers les États-Unis, et avait l'habitude de s'appuyer sur un processus de clôture financière désorganisé et lourd comme Excel. Leur clôture financière la plus rapide leur prenait presque une semaine de travail complète, ce qui n'était pas suffisant. Après avoir commencé à utiliser Prophix One, ils ont réduit leur clôture mensuelle à deux jours, soit une amélioration de 56 %.

Et ils ne sont pas les seuls.

Lorsque la prochaine clôture financière vous semble toujours proche, vous ne devriez pas avoir à redouter de vous plonger dans vos livres.