Construire une fonction financière prête pour l'avenir pour Steyn City

Kreason Naidoo dirige l'équipe de reporting financier de la société sud-africaine de développement immobilier et de construction Steyn City, qui est devenue cliente de Prophix en 2020. Lors d'un récent webinaire, il a expliqué comment Prophix a amélioré à la fois sa vie professionnelle et la situation globale de l'entreprise. En voici les principaux enseignements. À la périphérie de Johannesburg se trouve un endroit qui ne ressemble à aucun autre. Steyn City, imaginée par l'homme d'affaires milliardaire sud-africain Douw Steyn, est en fait une ville dans la ville. Quatre fois plus grand que Monaco et 2 ½ fois plus grand que le Central Park de New York, c'est le plus grand projet de ce type sur le continent africain. Outre ses nombreux immeubles résidentiels, il compte actuellement un parc de bureaux, son propre parcours de golf (conçu par Jack Nicklaus), un centre équestre, un parc de 2 000 acres, un lagon, une piscine couverte, des restaurants, une école - la liste est longue. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhouse du terrain de golf de Steyn City[/caption] Nous avons voulu approfondir l'histoire de ce projet fascinant et avons récemment organisé un webinaire avec Kreason Naidoo, responsable de l'information financière à Steyn City. Lorsqu'il a commencé à travailler ici il y a plusieurs années, la ville et l'entreprise de construction qui l'avait créée étaient très différentes. "J'ai commencé à travailler à Steyn City alors qu'il n'y avait pas de service financier, et j'ai donc été chargé de mettre en place l'ensemble du processus financier en partant de zéro", se souvient Kreason. À l'instar de la ville elle-même, le bureau des finances a dû être construit à partir de zéro. Depuis, beaucoup de choses ont changé. L'équipe de M. Kreason et la ville de Steyn se sont considérablement développées, ce qui a rendu encore plus crucial l'établissement de rapports efficaces. Pour résoudre ce problème, l'équipe a mis en place Sage, qui, selon M. Kreason, était la seule solution ERP capable de répondre aux besoins très spécifiques de l'entreprise. En 2020, l'équipe financière a cherché à améliorer encore les capacités de reporting de Steyn City en ajoutant une solution CPM. Elle a choisi Prophix. Après un an d'utilisation de Prophix, quels ont été ses principaux enseignements ? Qu'est-ce qui a changé ? Voici les 3 avantages les plus importants que Prophix a apportés :

1. Amélioration de l'efficacité

Cela ne surprendra personne, mais Prophix a eu un impact profond sur l'efficacité du département financier de Steyn City. Au cours de l'entretien, Kreason a cité plusieurs exemples de gains de temps considérables grâce à Prophix. Voici l'un d'entre eux, avec ses propres mots :

"Je suis tellement content d'avoir eu Prophix parce que [rires] je n'ai pas à faire tout cela manuellement sur Excel. [...] Là où je passais, disons, environ 90 % de mon temps à faire, je passe maintenant ce temps à revoir, analyser et corriger."

En ce qui concerne la rapidité globale du processus, Kreason a déclaré ce qui suit :

"Lorsque nous avons commencé à utiliser Prophix, je ne savais pas à quel point l'outil était puissant. Nous étions plus intéressés par les rapports imprimés, les graphiques, les diagrammes à secteurs et les choses de ce genre que le conseil d'administration souhaitait. Mais au fur et à mesure que nous construisions, nous nous sommes rendu compte que - whoa, attendez les gars, je veux dire, si vous pouvez faire ceci et cela, alors mon processus de budgétisation est simplifié de plusieurs semaines. Mon processus de prévision est simplifié de plusieurs mois. Je veux dire par là que nous faisons des prévisions jusqu'en 2026, et parfois jusqu'en 2032, et c'est quelque chose qui peut être fait en une semaine. Cela m'a donc simplifié la vie. Je ne mentirai pas - il y a encore quelques processus manuels à effectuer, mais ce n'est pas du tout la faute de Prophix [rires]" [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City offre 45 km de boulevards piétonniers.[/caption]

2. Plus de reportages dynamiques

Comme indiqué plus haut, Steyn City offre tellement de services qu'il en résulte une activité très diversifiée - et complexe. Il y a l'immobilier résidentiel et commercial, les restaurants et les services événementiels, les activités de construction, le commerce de détail, un entrepôt, une école privée, des installations sportives et bien d'autres choses encore. Cela représente un grand total de 13 unités commerciales (peut-être même plus à l'heure où vous lisez ces lignes), chacune ayant sa propre source de revenus. Pour répondre à l'ambition du conseil d'administration de "tout savoir", Kreason et les responsables de la mise en œuvre de Prophix ont élaboré des rapports offrant une vue d'ensemble de chaque segment ainsi qu'un état consolidé si la vue d'ensemble doit être prise en compte. Voici comment Kreason présente les choses :

"Disons par exemple que le secteur de la construction dispose d'un rapport et que tout ce qui concerne la construction est filtré dans ce rapport, que je peux présenter. D'accord, vous voulez regarder uniquement l'hôtellerie ; eh bien, je peux le faire parce que je peux [...] tirer tous les domaines qui se rapportent à cette dimension, comme nous l'appelons, ou à l'unité commerciale, et faire un rapport sur cela. Je n'ai pas besoin de créer cinq rapports différents ; j'en crée un et je peux littéralement, comme l'appelle Prophix, [...] feuilleter les pages [...] et sélectionner les différents types de pages, et je peux faire un rapport à partir de cela. Vous voulez les voir en tant que groupe, consolidé ? Bien sûr, pas de problème, je peux vous montrer cela aussi."

[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] At Restaurant XIX in Steyn City[/caption]

3. Une meilleure communication interne

Même la meilleure solution CPM ne sera pas la panacée en ce qui concerne la communication efficace des chiffres de l'entreprise. Cependant, dans le cas de Prophix et de ses fonctionnalités collaboratives, il offre une amélioration significative par rapport à une feuille de calcul statique jointe à un e-mail. Comme le souligne M. Kreason, cette dernière solution peut conduire à des interprétations différentes des mêmes données :

"La communication n'est pas toujours possible, car je peux vous envoyer un courriel et vous pouvez l'interpréter différemment de ce que j'essaie de vous expliquer. En revanche, si vous disposez d'un outil de rapport commun et que tout le monde l'utilise, vous pouvez éliminer les incohérences, la confusion et les malentendus assez rapidement. [...] [Avec Excel, c'est du genre] "Quelle version de ceci suis-je en train de regarder ? Suis-je en train de regarder la bonne version ? M'avez-vous envoyé le bon document ? Quel est ce numéro - a-t-il changé ?" Tout est désormais tracé et géré sur un seul outil."

Conclusion L'équipe de Kreason et Steyn City dans son ensemble ont entrepris un remarquable voyage de transformation au cours des deux dernières années. Comme l'ont montré les exemples de Kreason, l'introduction de Prophix a permis d'accélérer encore ce processus - mais comment garantir la réussite d'un projet CPM ? La première étape consiste à trouver un fournisseur de CPM qui corresponde aux besoins. Dans le cas de Steyn City, il ne s'agissait pas seulement des capacités du logiciel Prophix. Outre sa forte intégration avec Sage, les antécédents de Prophix en matière de réussite des projets des clients et l'engagement continu en faveur de la réussite des clients ont joué un rôle important dans la décision. Kreason, bien que travaillant dans un rôle très peu technique, s'est également trouvé fortement impliqué dans le processus de mise en œuvre. Avec le recul, il considère que cela a été crucial pour l'ensemble du projet, même s'il était sceptique au départ : "Je vais être honnête avec vous - je n'étais pas vraiment ravi de faire partie du processus [de mise en œuvre]", a-t-il avoué au cours de notre entretien. Il s'est dit : "Je n'ai tout simplement pas le temps de le faire" Cependant, son point de vue a changé radicalement lorsque l'équipe de Prophix lui a expliqué les avantages d'une participation plus approfondie :

"Une fois que j'ai commencé à travailler avec vous, j'ai trouvé que c'était la partie la plus importante de toute la construction. En particulier en tant que directeur financier, vous devez comprendre comment cela fonctionne et comment tout s'imbrique. [...] Prophix offre des fonctionnalités très intéressantes qui permettent d'analyser et d'annualiser les chiffres, mais il est très important que vous participiez à la mise en œuvre dès le début pour que vous puissiez, dans un sens, planifier les choses comme vous le souhaitez"

Ce processus comprenait également la réévaluation et l'optimisation des processus existants avant de les intégrer dans Prophix. Grâce à cette approche, Kreason et son équipe disposent désormais d'une solution qu'ils maîtrisent, de processus plus efficaces et de chiffres dans lesquels ils ont confiance - une configuration parfaite pour une croissance future, à l'image de la ville qu'ils contribuent à construire.