Comprendre le rapprochement des comptes dans la gestion financière

Lorsqu'une organisation atteint une certaine taille, ses données financières sont dispersées dans des dizaines, voire des centaines de sources. Ajoutez à cela une structure organisationnelle complexe avec des filiales dans plusieurs juridictions, et soudain, une seule session mensuelle de comptabilité ne suffit plus. C'est là que le rapprochement des comptes devient essentiel : il s'agit de revérifier les transactions du grand livre de votre entreprise par rapport à des sources secondaires.

Dans cet article, nous aborderons les points suivants

Qu'est-ce que le rapprochement des comptes ?

Lerapprochement des comptes est essentiel pour garantir l'exactitude des comptes d'une organisation. Comme de nombreux processus financiers, il peut prendre du temps et nécessiter une main-d'œuvre importante, mais le jeu en vaut la chandelle.

Définition et concept de base

Le rapprochement des comptes consiste à s'assurer que le grand livre de l'entreprise est correct et équilibré en le comparant à des sources secondaires. Il permet aux équipes financières et comptables de s'assurer que les livres sont complets et à jour pendant le processus de clôture. La meilleure pratique consiste à réconcilier tous les comptes du grand livre une fois par mois - une tâche qui demande beaucoup de travail et que l'automatisation peut accélérer - vous permettant, ainsi qu'à vos équipes, de rester à jour plus rapidement.

L'importance du rapprochement des comptes

Aucun responsable financier ne contestera que l'exactitude des états financiers est une mauvaise chose. Non seulement l'exactitude de ces états est nécessaire dans certaines juridictions, en particulier pour les sociétés cotées en bourse, mais elle est également essentielle pour prendre de meilleures décisions stratégiques. Les dirigeants s'appuient sur ces états - et sur les rapports que vous créez à partir d'eux - pour savoir exactement comment faire progresser l'entreprise.

L'importance du rapprochement des comptes dans la gestion financière

L'exactitude et l'intégrité de votre grand livre sont essentielles pour de nombreux aspects de votre organisation.

Pourquoi le rapprochement des comptes est-il nécessaire ?

Chaque jour, le grand livre de votre organisation peut contenir des centaines, voire des milliers de transactions. Certaines d'entre elles sont ajoutées manuellement par les services qui ont chacun leur propre processus, tandis que d'autres sont insérées automatiquement par le biais d'intégrations avec les divers outils que votre organisation utilise pour gérer ses activités quotidiennes.

Le rapprochement des comptes permet de normaliser ces transactions en les comparant à des éléments probants provenant de sources de données secondaires. Cela garantit l'exactitude des états financiers et contribue à maintenir la confiance des parties prenantes dans les données financières.

Garantir l'exactitude des données financières

Même une petite erreur dans votre grand livre peut avoir des répercussions sur l'ensemble de l'organisation. Une décimale oubliée ici, une double imputation là, et vous vous retrouvez soudain avec des états financiers inexacts, des prévisions erronées et des décisions stratégiques inappropriées. Un rapprochement régulier des comptes permet d'éliminer ces erreurs avant qu'elles ne deviennent des problèmes plus importants.

Maintenir la confiance des parties prenantes

Quelle est la probabilité que vous fassiez confiance à un rapport ou à une déclaration contenant des données qui n'ont pas été vérifiées au moins une fois ? Le rapprochement des comptes crée cette confiance, en garantissant que les parties prenantes internes et externes savent qu'elles ont affaire à des données exactes. Si nécessaire, la réconciliation vous permet même de fournir des sources secondaires aux parties prenantes qui souhaitent effectuer leurs propres recherches.

Types de rapprochement de comptes

Bien que le processus de rapprochement des comptes suive généralement les mêmes étapes pour les différents comptes financiers, il existe différents types de rapprochement des comptes que nous allons explorer.

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est la forme la plus courante de rapprochement. Il consiste à vérifier la concordance entre les relevés bancaires et les comptes de l'entreprise.

Rapprochement de la petite caisse

Parce qu'il est facile de perdre la trace de la petite caisse, ce type de rapprochement permet de vérifier que les comptes de trésorerie correspondent aux reçus et autres enregistrements de ces transactions, un processus essentiel pour éviter les erreurs et les abus.

Rapprochement des fournisseurs

Le rapprochement des comptes fournisseurs est le processus de comptabilité qui consiste à s'assurer que les dépenses réelles correspondent aux factures des fournisseurs.

Rapprochement spécifique à l'entreprise

Le rapprochement spécifique à l'entreprise est la comparaison de vos documents internes au début et à la fin de votre cycle financier - comme le rapprochement du bilan. La fréquence de ce processus dépend du type d'activité exercée, des biens vendus ou des services fournis. Les services financiers sont souvent tenus de rapprocher les comptes clients et les fonds des clients plus fréquemment que d'autres types d'entreprises.

Rapprochement entre sociétés

Lerapprochement inter-sociétés est la vérification et l'équilibrage des transactions entre les sociétés et les filiales d'un même groupe.

Rapprochement de cartes de crédit

Le rapprochement des cartes de crédit est la comparaison des relevés de cartes de crédit avec les registres de l'entreprise.

Le processus de réconciliation des comptes : Étape par étape

Rassembler les documents nécessaires

Ne commettez pas l'erreur de commencer votre rapprochement de comptes sans les documents nécessaires, en pensant que vous les rechercherez au fur et à mesure que vous rencontrerez des divergences. Comme un avocat qui monte son dossier, vous devez rassembler tous les documents financiers pertinents, compiler toutes les pièces justificatives des transactions enregistrées et revérifier l'exactitude de ce qui a été rassemblé avant decommencer à vérifier les transactions avant de commencer à vérifier les transactions.

Comparer les soldes des comptes

Avant de commencer à examiner un compte transaction par transaction, la comparaison du solde total du compte avec une source secondaire peut rapidement vous indiquer s'il y a des divergences à examiner avant de vous lancer, ce qui vous permet de classer les comptes par ordre de priorité en fonction de la charge de travail qu'ils représenteront pour vous.

Une fois que vous avez examiné les soldes totaux, vous devez vous plonger dans chaque compte, ligne par ligne, et comparer les transactions aux sources secondaires et aux documents que vous avez rassemblés.

Identifier les divergences

En analysant chaque compte, vous trouverez des transactions dans votre grand livre général qui ne correspondent pas exactement aux mêmes transactions dans votre source secondaire. Il se peut même que vous trouviez des transactions qui ne sont pas du tout représentées dans cette source, ce qui signifie qu'elles ont été saisies par erreur ou qu'elles n'ont pas été enregistrées dans ce compte ou ce document.

Vous pouvez enquêter sur les divergences individuelles au fur et à mesure qu'elles se présentent ou les identifier toutes pour les examiner ultérieurement dans un lot.

Enquêter sur les écarts et les résoudre

Lorsque le moment est venu d'enquêter sur une divergence, vous devez consulter toutes les sources secondaires et tous les documents liés à cette divergence. Vous devez d'abord éliminer les raisons les plus courantes de ces divergences, par exemple :

• Les erreurs de saisie des données

• Les transactions en devises étrangères

• Double facturation

• Des fournisseurs qui ne correspondent pas

Si vous avez éliminé ces erreurs et que vous ne parvenez toujours pas à résoudre la divergence, vous devrez procéder à des recherches plus approfondies.

Sauvegarde des documents

Lorsque vous effectuez un rapprochement de comptes, vous devez régulièrement sauvegarder les documents que vous utilisez et enregistrer votre processus. Il y a deux raisons à cela :

• Cohérence : Vous souhaitez que votre processus de rapprochement des comptes soit aussi cohérent que possible à chaque fois afin d'éviter les erreurs. Veillez à ce que votre processus soit toujours le même et que l'équipe chargée du rapprochement sache toujours où trouver les documents nécessaires.

• Preuves : Si quelqu'un doit revérifier votre travail, il doit savoir exactement quels documents vous avez utilisés et où les trouver.

Méthodes courantes de rapprochement des comptes

Méthode 1 : Rapprochement avec un état financier, un relevé bancaire, un relevé de carte de crédit ou un relevé de prêt

L'exemple ci-dessous concerne le rapprochement d'une carte de crédit, mais les étapes sont similaires pour un relevé financier, un relevé bancaire ou un relevé de prêt. Il est essentiel qu'en dehors des intérêts et des frais, il n'y ait pas d'éléments non rapprochés dans les relevés.

1. Collecter et trier les reçus et les notes de frais. Cette opération était traditionnellement effectuée manuellement à l'aide de reçus papier et de formulaires de dépenses, mais elle peut désormais être automatisée à l'aide d'un logiciel de gestion des dépenses.
2. Faire correspondre les transactions aux relevés. Chaque transaction enregistrée sur le relevé de carte de crédit doit être accompagnée d'un reçu ou d'une note de frais correspondant, avec des valeurs concordantes.
3. Résoudre les erreurs. Toutes les erreurs ne sont pas intentionnelles ou malveillantes. Par exemple, sur une carte de crédit, il peut y avoir un remboursement qui a été appliqué pour une transaction annulée, des frais pour une dépense non effectuée ou des dépenses accidentelles en double. Si vous constatez des écarts au cours de ce processus, veillez à en informer votre banque.

Méthode 2 : Rapprochement avec l'activité du compte

1. Comparez le relevé bancaire du compte avec le relevé de trésorerie. Assurez-vous que toutes les entrées concordent entre les deux sources et notez toutes les entrées qui n'ont pas de contrepartie.
2. Identifiez les paiements d'un côté qui n'apparaîtront pas comme des paiements de l'autre. Il peut s'agir de chèques et de transactions aux guichets automatiques du côté du livre de caisse, et de frais de service, de découverts et de commissions du côté du compte.
3. Faites correspondre les transactions qui apparaissent dans les deux registres. Si l'une d'entre elles n'a pas d'entrée appropriée dans l'autre registre, ajoutez-la.
4. Vérifiez que le relevé de compte bancaire ne comporte pas d'erreurs. Les erreurs bancaires sont rares, mais il est essentiel de les signaler à votre banque dès qu'elles sont identifiées. La correction apparaîtra dans les relevés ultérieurs, mais devra être équilibrée dès maintenant pour compléter le rapprochement de ce cycle.
5. Vérifier la concordance des soldes. Une fois que toutes les valeurs aberrantes et les erreurs ont été résolues et équilibrées, les deux relevés doivent concorder. Tout écart doit être signalé et expliqué.

Méthode 3 : Rapprochement avec l'activité du grand livre auxiliaire

1. Comme pour les méthodes précédentes, commencez par comparer les écritures du grand livre avec celles du livre auxiliaire et identifiez les écarts. Accordez une attention particulière aux transactions non récurrentes, car ce sont les écritures les plus susceptibles de contenir des erreurs. D'autres problèmes courants sont les erreurs de duplication, les entrées dans le mauvais compte et les erreurs de transposition.
2. Faites correspondre les écritures d'un livre à l'autre. Assurez-vous que chaque entrée a son équivalent dans l'autre grand livre et que les montants concordent. Notez les erreurs éventuelles.
3. Examinez les erreurs. Une fois les erreurs identifiées et comprises, prenez les mesures nécessaires pour les résoudre et vous assurer qu'elles sont correctement enregistrées dans les deux grands livres.
4. Comparez et ajustez les soldes. Si tous les ajustements et corrections ont été effectués, les grands livres devraient maintenant concorder.

Quand utiliser chaque méthode

Si vous avez accès à des relevés clairs contenant les transactions que vous devez vérifier, c'est généralement la première méthode que vous utiliserez, car vous disposerez des données les plus précises. Lorsque ces informations ne sont pas disponibles, vous devez comparer le compte financier d'où provient l'anomalie avec le grand livre. Même si le compte ne contient pas de reçus ou d'autres documents spécifiques, il constitue généralement une bonne source d'informations pour le rapprochement.

Si vous avez besoin de voir la transaction dans le contexte de plusieurs comptes - ou de trouver une transaction qui a été attribuée au mauvais compte - vous devrez plutôt utiliser la méthode de l'activité du grand livre auxiliaire.

Causes des écarts de rapprochement des comptes

Les écarts constatés lors d'un rapprochement peuvent être regroupés en quatre catégories : les erreurs humaines, les différences temporelles, les données manquantes ou incomplètes et la fraude.

Erreurs humaines

L'erreur humaine ne peut être totalement éliminée d'un processus financier, y compris du processus de rapprochement. Voici quelques erreurs courantes à surveiller :

• Erreurs liées à l'activité de l'entreprise : Les erreurs d'enregistrement des transactions, telles que les omissions ou les entrées erronées dans le livre de caisse, contribuent aux différences entre les soldes. Cela peut parfois être attribué à l'utilisation de systèmes manuels, comme des feuilles de calcul, pour enregistrer les transactions, plutôt qu'à l'utilisation de logiciels spécialisés.

• Erreurs commises par la banque : Bien que rares, les erreurs commises par la banque lors de l'enregistrement des transactions, comme les omissions ou les inexactitudes, ne sont pas impossibles et peuvent entraîner des disparités entre les soldes comptables.

Différences temporelles

Les décalages temporels peuvent avoir une incidence sur les transactions par chèque et les dépôts automatisés.

• Chèques : En raison des retards potentiels dans le traitement des chèques, ceux-ci sont une cause fréquente de problèmes de réconciliation. Tout chèque émis par la banque mais non encore déposé, ou payé à la banque et non encaissé, entraînera des écarts.

• Débits, crédits et dépôts automatisés : Tout processus automatisé que la banque traite pour le compte de l'entreprise peut entraîner une modification des comptes sans qu'aucune note ne soit faite dans les sources secondaires. Il s'agit notamment des débits et crédits directs effectués par la banque au nom du client, de tout paiement effectué par la banque en votre nom, comme le loyer ou les services publics, les dépôts directs, les intérêts, les effets non honorés et les dividendes.

Données et transactions manquantes ou incomplètes

Tous les services ne travaillent pas avec la même rigueur et votre équipe financière peut être confrontée à des données manquantes lors du rapprochement des comptes. Heureusement, ces divergences sont généralement faciles à repérer ; vous ne trouverez tout simplement pas d'enregistrement correspondant à la transaction que vous essayez de réconcilier. Malheureusement, leur rapprochement peut s'avérer délicat et nécessite généralement de prendre contact avec le service responsable de l'écart.

La fraude

Le rapprochement des comptes est un élément important de la prévention de la fraude, car il permet à l'équipe financière de passer au peigne fin chaque transaction financière. Ce type d'observation minutieuse révèle généralement le problème et permet d'approfondir l'enquête.

Les défis du rapprochement des comptes

Le rapprochement des comptes est un processus qui exige de votre organisation qu'elle passe en revue chaque transaction afin de la faire correspondre à des preuves provenant d'une autre source. Ensuite, s'il y a des divergences, elles doivent être résolues. La résolution d'une divergence peut être aussi simple que la correction d'une décimale ou aussi complexe que la poursuite d'un cas de fraude, ce qui implique souvent l'intervention d'avocats et des mois de travail.

Deux aspects de la réconciliation des comptes peuvent la rendre particulièrement difficile.

Des processus manuels fastidieux

Le rapprochement des comptes implique souvent des processus manuels fastidieux, allant de la saisie manuelle des données aux révisions manuelles. Tous ces processus sont sujets à l'erreur humaine. Ces erreurs peuvent finir par provoquer leurs propres divergences, ce qui nécessite davantage de travail manuel pour les corriger.

Le temps est également un facteur à prendre en compte. Plus vous vous appuyez sur des processus manuels, plus le rapprochement des comptes prendra de temps.

Traiter des volumes importants de transactions

Plus le nombre de transactions que votre organisation doit passer au crible est élevé, plus le rapprochement des comptes prendra du temps et plus il y a de chances que quelqu'un commette une erreur. Si ces transactions sont réparties sur des dizaines de sources de données, le défi est encore plus grand.

Avantages d'un rapprochement régulier des comptes

Un rapprochement régulier des comptes permet de détecter les écarts avant qu'ils ne se transforment en problèmes plus importants. Cela permet d'améliorer les rapports financiers, la gestion des flux de trésorerie et la prise de décision au sein de l'organisation.

Amélioration des rapports financiers

Des rapports financiers précis sont essentiels pour s'assurer que votre organisation tire le meilleur parti de chaque dollar. Un rapprochement régulier des comptes permet d'éliminer les erreurs et de mettre en évidence les inefficacités, ce qui se traduit par de meilleurs rapports.

Amélioration de la gestion des flux de trésorerie

L'argent est roi et une bonne gestion des flux de trésorerie permet d'allumer les lumières. Comme le rapprochement des comptes couvrira toutes vos transactions en espèces, vous aurez une meilleure compréhension de la façon dont les espèces entrent et sortent de votre organisation.

Une meilleure prise de décision

Pour qu'une organisation réussisse à long terme, elle a besoin de dirigeants qui prennent des décisions fondées sur des données, et non sur leur intuition. Mais ces données doivent être exactes. Grâce au rapprochement des comptes, vous pouvez préparer des états financiers précis sur lesquels les dirigeants peuvent s'appuyer pour prendre ces grandes décisions.

Comment un logiciel de rapprochement des comptes vous apporte ces avantages

Si chaque étape de votre processus de rapprochement des comptes repose sur un effort manuel, vous augmentez inutilement le temps et les ressources nécessaires à sa réalisation, tout en introduisant un risque d'erreur humaine.

La bonne plateforme de rapprochement des comptes peut vous faire gagner beaucoup de temps, éliminer le risque d'erreur humaine et produire dynamiquement des rapports financiers plus précis et plus faciles à consulter. La meilleure option sur le marché actuellement ? Prophix One.

Prophix One est une plateforme complète de performance financière qui gère tout, de la clôture financière à la gestion inter-compagnies et au rapprochement des comptes. Utilisez des automatisations robustes pour obtenir les données dont vous avez besoin exactement là où vous en avez besoin, améliorez la précision des données et augmentez la visibilité des données financières dans l'ensemble de l'organisation.

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Comment choisir un logiciel de rapprochement de comptes

Lorsqu'il s'agit de choisir le bon logiciel de rapprochement de comptes pour vous et votre entreprise, vous devez vous poser de nombreuses questions. En voici cinq :

1. Le logiciel s'intègre-t-il à vos systèmes financiers et ERP existants, ainsi qu'à votre logiciel de comptabilité ? Cela permettra de réduire les incohérences au niveau de la qualité des données.
2. Ce logiciel dispose-t-il des fonctions d'automatisation que vous souhaitez ? L'objectif final est de réduire les risques d'erreur humaine dans la clôture des comptes, donc plus l'automatisation est poussée, mieux c'est.
3. Ce logiciel nécessitera-t-il une formation approfondie ou est-il suffisamment intuitif pour être compris par la plupart des membres de votre équipe ? Un logiciel sophistiqué ne doit pas nécessairement avoir une interface indéchiffrable. Une conception efficace et familière, accompagnée d'une documentation et d'une assistance complètes, aidera vos équipes financières à tirer le meilleur parti de la plateforme plus rapidement.
4. Le logiciel est-il sécurisé ? Dispose-t-il de mesures de sécurité appropriées, telles que le cryptage et le contrôle d'accès sécurisé, pour protéger vos données ?
5. Le logiciel offre-t-il une visibilité en temps réel sur les processus qu'il gère et fournit-il à vos équipes financières des outils de suivi et de contrôle adéquats ? Le logiciel offre-t-il également des capacités de conformité et d'audit ?

Indicateurs clés de performance (ICP) pour le rapprochement des comptes

Chaque fois que vous rapprochez des comptes financiers avec votre grand livre, vous devez suivre des indicateurs clés de performance pour connaître l'efficacité de votre processus. Voici les indicateurs clés de performance auxquels vous devez prêter attention.

Durée du cycle de rapprochement

Combien de temps faut-il pour rapprocher un seul compte ? C'est ce qui est communiqué avec cet ICP, généralement en heures. Vous pouvez également suivre le temps nécessaire pour rapprocher l'ensemble de votre grand livre.

Taux d'erreur

Combien d'erreurs apparaissent par rapport au nombre total de transactions dans votre rapprochement ? Exprimé en pourcentage, ce taux peut vous aider à comparer différentes méthodes de rapprochement afin de déterminer celle qui se rapproche le plus de l'absence d'erreurs.

Taux de concordance

Quel est le pourcentage de transactions qui peuvent être comparées avec précision aux transactions des sources secondaires ? Le suivi de cet ICP vous aidera à déterminer si les mesures que vous prenez pour améliorer la précision des comptes fonctionnent ou non.

Conformité réglementaire et rapprochement des comptes

En fonction de plusieurs facteurs, comme le lieu d'implantation de votre organisation ou le fait qu'elle soit cotée en bourse, vos informations et processus financiers devront répondre à certaines exigences réglementaires. En voici quelques exemples.

Conformité à la loi SOX

La loi Sarbanes-Oxley (SOX) est une loi américaine qui régit les informations financières des sociétés cotées en bourse. La production de documents financiers exacts est essentielle pour se conformer à cette loi, et tous les états financiers doivent répondre à certaines exigences en matière de formatage et de transparence. Un rapprochement régulier des comptes est essentiel pour produire des états financiers exacts et conformes à la loi SOX.

Exigences des GAAP

Lesprincipes comptables généralement acceptés (GAAP) comportent plusieurs exigences en matière de comptabilité et de rapprochement des comptes, telles que la comptabilité en partie double et le rapprochement des filiales avec les états financiers de la société mère. L'examen de ces exigences - ou l'utilisation d'un logiciel intégrant ces exigences - est essentiel pour assurer la conformité.

Faciliter le rapprochement des comptes grâce à la technologie financière

La bonne technologie peut simplifier vos processus de clôture grâce à une automatisation complète, à un rapprochement rationalisé des transactions et à une réduction des tâches manuelles. La bonne plateforme de performance financière facilite le rapprochement et le rend plus efficace. En évitant les erreurs humaines, en éliminant le travail manuel et en veillant à ce que votre processus soit conforme aux exigences réglementaires, la bonne plateforme de performance financière peut faire de la réconciliation des comptes un jeu d'enfant. Découvrez comment choisir la plateforme de performance financière qui vous convient le mieux dans notre guide d'achat.