Comment WesleyLife a transformé les obstacles en résultats avec Prophix One™

"Je décrirais Prophix en un mot : flexible. C'est vraiment la nature intuitive de la plateforme qui m'a enthousiasmé." - Lincoln Grimes, directeur financier, WesleyLife.

Plus que jamais, les responsables financiers de demain recherchent une plateforme de gestion de la performance financière qui non seulement réponde à leurs besoins actuels, mais qui grandisse avec eux au fur et à mesure de l'évolution de leur entreprise.

En 2022, WesleyLife, une organisation d'hébergement pour personnes âgéesa dû faire face à des difficultés pour développer son processus budgétaire, en partie à cause de systèmes de reporting financier encombrants et obsolètes. L'accès aux données nécessaires pour prendre des décisions éclairées en temps réel se heurtait continuellement à des obstacles.

Aujourd'hui, deux ans seulement après la mise en œuvre de Prophix, les opérations financières de WesleyLife ont fait un virage à 180 degrés. De l'amélioration de la communication interfonctionnelle aux gains de temps considérables grâce à l'automatisation, leur histoire témoigne de ce que les responsables financiers peuvent faire lorsqu'ils ont les meilleurs outils à leur disposition. Voici comment WesleyLife a transformé les obstacles en résultats grâce à Prophix One.

À propos de WesleyLife

WesleyLife est une organisation à but non lucratif pour les personnes âgées basée à Johnston, dans l'Iowa. Elle soutient la santé et le bien-être des personnes âgées en proposant des logements indépendants et assistés, des services de réadaptation, des soins de la mémoire, des soins à domicile et des soins palliatifs.

Lincoln Grimes, Finance Manager, joue un rôle important dans la gestion des processus de planification financière, de clôture financière et d'analyse des données de WesleyLife. Récemment, Lincoln s'est joint à nous pour une conversation afin de découvrir son parcours dans la réalisation des avantages considérables que Prophix One peut fournir.

Pourquoi Prophix est-il le meilleur choix pour WesleyLife ?

"Très tôt, il est apparu que notre budget et nos outils de reporting n'étaient pas en mesure de fournir la valeur dont nous avions besoin... Nos collaborateurs avaient besoin de voir les données en temps réel, et nous devions rassembler nos outils pour plus d'efficacité"

La décision de WesleyLife de choisir Prophix s'explique par plusieurs facteurs critiques. Lincoln souligne comment Prophix a offert le mélange parfait de valeur, de facilité et de flexibilité.

Lincoln Grimes : "Nous avons choisi Prophix pour son prix et son utilité. Nous voulions une solution intuitive pour nous aider à nous développer, en sachant que nous pourrions faire des changements en cours de route, et qu'elle ne serait pas trop rigide"

En fin de compte, trois facteurs clés ont influencé leur décision :

• La simplicité de la conception : L'interface conviviale de Prophix One permet à tout le monde de l'utiliser facilement. Il n'est pas nécessaire d'impliquer le service informatique.
• Gestion détaillée des articles : L'examen rapide et la modification des détails au niveau de la transaction permettent à WesleyLife de pivoter facilement en utilisant des données fiables.
• Alignement de la sécurité : La sécurité robuste de Prophix One assure la protection des données et la conformité, une mesure cruciale pour WesleyLife lorsqu'il s'agit de déployer des données auprès de ses utilisateurs.

Pour WesleyLife, Prophix One n'est pas seulement un outil. C'est un partenaire stratégique qui les accompagne dans leur transformation.

LG : "C'est vraiment la nature intuitive de la plateforme qui m'a enthousiasmé"

Comment Prophix vous a-t-il facilité la vie ?

Avant Prophix, l'équipe financière de WesleyLife avait du mal à vivre. Lincoln se souvient de leur dépendance à l'égard des feuilles de calcul, qui étaient sujettes à des erreurs et prenaient beaucoup de temps.

LG: "Nous avions beaucoup de feuilles de calcul Excel manuelles à rassembler et à consolider. Pour le reporting financier, nous avions l'habitude de livrer un paquet de détails GL trois jours après la clôture, ce qui est beaucoup trop tard pour que les utilisateurs puissent les voir et les évaluer"

Mais aujourd'hui, ces problèmes appartiennent au passé.

LG: "Avec Prophix, il s'agit d'un processus de flux de travail avec des approbations. Nous sommes en mesure d'obtenir l'avis des utilisateurs finaux, et ils voient les résultats en temps réel tous les jours. Ils peuvent faire des changements sur place et nos finances sont beaucoup plus propres"

WesleyLife utilise Prophix One pour le reporting financier et l'accès aux données GL en temps réel, mais c'est dans la rationalisation du processus de budgétisation qu'elle a trouvé le plus d'avantages. Elle utilise Prophix pour la planification des revenus, la planification du personnelet la budgétisation des investissements. L'automatisation de ces processus a permis d'économiser d'innombrables heures dans le flux de travail, et ils savent que leurs données sont propres et correctes.

Voici comment WesleyLife a fait passer sa budgétisation et sa planification au niveau supérieur :

• Automatisation des processus : L'équipe financière peut minimiser les erreurs de budgétisation grâce à des flux de travail automatisés et des modèles standardisés.
• Source de données unifiée : Confiance accrue dans les chiffres grâce à une source de vérité centralisée pour toutes les données financières.
• Communication rationalisée : Des mises à jour et des rappels en temps réel permettent à chacun de rester aligné et au courant.
• Collaboration facilitée : Les équipes interfonctionnelles peuvent contribuer aux budgets, définir les approbations et gérer les données dans leurs processus de planification. Dans l'ensemble, ce qui frappe Lincoln, c'est la solidarité et la confiance que Prophix apporte à son organisation.

LG : "[Prophix] nous relie vraiment, apporte de l'efficacité et nous sommes sûrs des résultats

Quelles intégrations de données utilisez-vous avec Prophix ?

Prophix One s'intègre à un large éventail de systèmes comptables, ERP, CRM et HRIS, rassemblant toutes les données financières dans un seul système. L'intégration de données de WesleyLife intégration de données avec MatrixCare permet aux utilisateurs de disposer des informations les plus récentes, à portée de main.

LG: "Nous exécutons notre intégration avec MatrixCare chaque nuit et nos utilisateurs voient les données financières de la veille. Nous l'exécutons également à la demande si nécessaire. Notre équipe l'exécute trois ou quatre fois par jour pour que les utilisateurs restent au fait du processus de clôture et des détails qui y sont associés

L'intégration de l'ERP permet aux utilisateurs de l'ensemble de l'organisation d'être plus autonomes. Grâce à l'accès en temps réel aux données, l'équipe de WesleyLife peut communiquer et collaborer plus rapidement, tout en sachant que ses données sont sécurisées.

Comment Prophix a-t-il apporté une valeur ajoutée à votre équipe ?

Prophix One a révolutionné la façon dont WesleyLife intègre les processus et obtient des résultats, en passant d'un système auparavant décousu à une plateforme interconnectée et transparente. Lincoln trouve dans Prophix des opportunités illimitées pour donner vie à presque toutes les idées qu'il imagine.

LG : "Avant Prophix, nous étions moins connectés dans nos processus et nos résultats. Aujourd'hui, je peux réaliser la plupart des choses que je n'aurais pas pu faire en dehors de Prophix

Amélioration de l'efficacité

WesleyLife est en mesure de prendre des décisions en temps réel et d'apporter des améliorations stratégiques en passant de tâches manuelles à des processus automatisés.

"Prophix nous a surtout aidés à rendre le processus de budgétisation efficace et les données financières plus visibles et transparentes." - Lincoln Grimes, Directeur financier, WesleyLife

Ils ont une vue d'ensemble de leurs données financières, ce qui leur permet d'être proactifs et d'impliquer les parties prenantes dans le processus de planification dès le début. En outre, les rapports personnalisés et les tableaux de bord qui résument des données complexes ont contribué à stimuler la productivité. Voici les points sur lesquels WesleyLife a trouvé le plus d'efficacité avec Prophix :

• L'affichage simplifié des données : Les utilisateurs voient des rapports et des graphiques personnalisés directement sur leur tableau de bord grâce à Favorites Manager. Chacun a facilement accès à ce dont il a besoin, quand il en a besoin.
• Élimination des activités manuelles : L'automatisation a permis de rationaliser les tâches laborieuses, d'économiser du temps et de faciliter le nettoyage avant la clôture.
• Efficacité et transparence de la budgétisation : La budgétisation se fait sans effort, les données sont facilement accessibles et plus transparentes, ce qui favorise l'implication des différents services.

LG: "Un gain de temps considérable grâce au passage d'activités manuelles à des tâches administratives... Prophix nous aide à concrétiser un besoin plus rapidement pour nos utilisateurs"

Une granularité dans les détails

L'analyse ad hoc dans Prophix One permet à WesleyLife de se plonger rapidement dans des détails spécifiques et de signaler les domaines de préoccupation. Ils peuvent facilement étudier les données, résoudre les problèmes en temps réel et saisir les opportunités avant qu'elles ne se présentent. L'analyse ad hoc ne se contente pas d'améliorer la prise de décision, elle leur donne un avantage stratégique.

LG: "La valeur ajoutée est l'analyse ad hoc. Elle permet d'explorer rapidement toutes sortes de détails et de domaines de préoccupation

Que diriez-vous à un responsable financier qui envisagerait d'utiliser Prophix ?

Lincoln partage ses conseils avec d'autres responsables financiers à la recherche d'une plateforme de gestion de la performance financière, en soulignant que Prophix One crée une harmonie dans l'organisation et améliore la qualité de vie au travail.

LG: "[Prophix] vous rendra la vie beaucoup plus facile et réunira vos équipes comptables, financières et opérationnelles"

Prophix rationalise les complexités tout en permettant une collaboration interfonctionnelle, libérant ainsi les équipes financières pour qu'elles puissent faire beaucoup plus. Lorsque les équipes sont engagées, connectées et stratégiques, de grands changements se produisent.

LG : "Cela vous aidera dans votre parcours de transformation et vous montrera comment vous pouvez travailler ensemble pour y parvenir"

Des résultats en matière de budgétisation et de planification qui parlent d'eux-mêmes

La croissance ne se fait pas du jour au lendemain, mais le voyage en vaut la peine lorsqu'on arrive au bout. Le parcours de WesleyLife avec Prophix au cours des deux dernières années en est un brillant exemple.

Leur transformation est un témoignage de l'investissement dans la technologie financière. Si les responsables financiers sont équipés des bons outils, ont un état d'esprit de croissance et se consacrent à la réalisation du potentiel, n'importe qui peut transformer les obstacles financiers stagnants en résultats monumentaux.

Avec des capacités inégalées qui exploitent vos données pour créer un moteur de budgétisation fluide, rapide et stratégique, il n'y a pas de limite à ce que vous pouvez faire avec Prophix One.