Comment utiliser un logiciel de financement pour la gestion des coûts de construction

Avec la flambée des prix de l'immobilier dans le monde entier, le secteur de la construction est soumis à une pression croissante pour démarrer, optimiser et achever les projets en un temps record, avec des marges de plus en plus réduites. La gestion des coûts de construction, c'est-à-dire la prévision et la budgétisation précises du coût d'un projet, devient de plus en plus importante. Les entreprises de construction doivent s'assurer un flux de trésorerie pour soutenir des projets dont la réalisation peut prendre des années, tout en gérant les coûts imprévus en cours de route. Inversement, les autorités publiques et les prêteurs ont besoin d'une image précise du coût d'un projet pour se conformer aux exigences réglementaires ou obtenir un financement.

Trop de chefs de projet et d'équipes financières utilisent encore des feuilles de calcul et d'autres méthodes inefficaces, ce qui fait de la gestion des coûts un combat difficile. Les logiciels de planification et d'analyse financière (FP&A) font de la gestion des coûts de construction un jeu d'enfant, quelles que soient les exigences de votre projet.

Les défis de la gestion des coûts dans la construction

Tout gestionnaire expérimenté dans le domaine de la construction peut observer un chantier et voir tous les coûts nécessaires à son fonctionnement : matières premières, coûts de la main-d'œuvre, équipements, permis, etc. Mais aussi évidents que soient ces coûts, ils peuvent être incroyablement difficiles à gérer. Si une pièce d'équipement cruciale tombe en panne parce que vous avez mal prévu vos coûts de maintenance, vous ne pouvez pas vous contenter de modifier les chiffres jusqu'à ce que tout s'explique. Vous êtes confronté à un problème bien réel, et cet équipement doit être réparé ou remplacé. Dans le cas contraire, l'ensemble du site pourrait être fermé, ce qui entraînerait des coûts plus élevés et des problèmes de trésorerie.

La gestion des coûts dans le secteur de la construction s'accompagne de plusieurs défis, dont les conséquences sont particulièrement visibles sur le chantier :

• La quantité de données : Tout ce qui se trouve sur un chantier de construction est associé à une liste de coûts, dont les transactions peuvent facilement se chiffrer par milliers. Il s'agit d'une quantité massive de données à traiter et à planifier.
• Peu d'outils connectés dédiés : Si votre plateforme de gestion de projet de construction est fantastique pour gérer les complexités de votre projet, elle est rarement adaptée pour gérer correctement ses coûts. Les systèmes déconnectés font que l'on passe plus de temps à réconcilier les chiffres qu'à prendre des décisions stratégiques.
• Dépassement des coûts : Tout projet risque d'engendrer des coûts imprévus, et c'est particulièrement vrai dans le secteur de la construction. Une mauvaise estimation des matériaux nécessaires, une panne soudaine d'un équipement essentiel ou une demande de modification inattendue peuvent faire grimper les coûts.
• Retards dans les projets : Qu'ils soient dus à des conditions météorologiques défavorables, à des changements de réglementation ou à la nécessité de retirer temporairement des fonds d'un projet pour en financer un autre, les retards peuvent rapidement devenir coûteux.
• Augmentation des coûts des équipements : L'augmentation du prix du carburant, le besoin soudain d'un nouvel équipement ou même simplement les coûts d'entretien peuvent complètement modifier votre analyse des coûts.
• Retards de paiement et flux de trésorerie imprévisibles : Quiconque a travaillé sur un projet de construction sait que les retards de paiement sont possibles. Un seul retard de paiement peut rapidement déclencher une réaction en chaîne, mettant en péril la trésorerie de plusieurs projets.
• Dépendance à l'égard du crédit et des prêts à court terme : De nombreux projets de construction sont financés par l'emprunt, ce qui complique le calcul des coûts et des dépenses. En outre, de nombreux prêts sont remboursés progressivement au fur et à mesure de l'avancement du projet. Cela signifie que tout retard dans le projet peut entraîner des problèmes de trésorerie.
• L'élargissement du champ d'application et les ordres de modification : Même de petites modifications de l'étendue d'un projet, à la demande du client ou en raison de problèmes imprévus, peuvent avoir un impact significatif sur le budget. Les ordres de modification arrivent souvent en retard et sans documentation complète, ce qui rend difficile la prévision et le contrôle précis des coûts.

Si les problèmes de gestion des coûts peuvent avoir une incidence directe sur vos projets de construction, le logiciel FP&A adéquat peut en atténuer les effets.

Exploiter les logiciels financiers pour contrôler les coûts de construction

L'utilisation d'un logiciel de gestion financière approprié peut transformer complètement la façon dont vous gérez les coûts en automatisant les processus qui reposent sur la collecte et l'analyse manuelles des données, et en vous aidant à mieux exploiter ces données, quel que soit votre niveau de compétence. Les coûts des projets peuvent devenir plus prévisibles, ce qui vous donne une longueur d'avance sur le prochain défi.

En utilisant le logiciel FP&A adéquat, vous commencerez à voir les avantages d'une meilleure gestion des coûts de construction :

• Meilleure visibilité des coûts : Tous les coûts de construction ne sont pas faciles à gérer. Vous pouvez désormais suivre correctement les coûts plus complexes, comme la dépréciation des équipements. Avec un logiciel de gestion financière, vous pouvez également approfondir la répartition des coûts spécifiques, comme la prévision des coûts des travaux, les rapports sur les travaux en cours, l'analyse de la rentabilité des offres et la planification de la chaîne d'approvisionnement et des achats.
• Augmentation de la rentabilité : Les logiciels de gestion financière peuvent automatiquement suivre, classer et analyser les coûts d'un projet, ce qui vous permet de disposer des données nécessaires pour utiliser chaque dollar de manière plus efficace.
• Une meilleure gestion des flux de trésorerie : Lorsque l'on gère plusieurs projets, un seul retard peut rapidement provoquer une réaction en chaîne. Le logiciel FP&A vous permet de mieux surveiller les flux de trésorerie pour chaque projet, vous aidant ainsi à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent et à renforcer la résilience de chaque projet.
• Une meilleure prise de décision : Les logiciels de gestion financière mettent les données à portée de main, quel que soit le nombre de projets en cours ou les coûts imprévus. Mieux encore, ces données peuvent généralement être représentées dans des tableaux de bord visuels, ce qui signifie que vous pouvez partager des informations importantes avec le reste de votre équipe et prendre de meilleures décisions ensemble.
• Amélioration de la conformité et de l'auditabilité : Les logiciels financiers normalisent vos processus et créent une trace numérique de toutes vos activités. Il est ainsi plus facile de rester en conformité avec les réglementations et les normes comptables. Vous êtes également mieux préparé aux audits, car vous êtes en mesure de produire la documentation nécessaire sans travail supplémentaire.
• Une plus grande capacité de financement : Plus vos finances sont précises, plus il est facile d'obtenir un financement auprès des banques et d'autres prêteurs. Les logiciels de gestion financière peuvent vous aider à tout mettre en ordre rapidement et efficacement, vous donnant ainsi accès à de meilleures options de financement.
• Réduction des coûts d'entretien des équipements et des temps d'arrêt : L'amélioration des pratiques de gestion des coûts de construction vous permet d'avoir une meilleure visibilité sur l'utilisation de chaque pièce d'équipement et sur le moment où elle a besoin d'être entretenue. Vous tirerez un meilleur parti de chaque pièce d'équipement et vous réduirez le nombre de projets interrompus par une panne d'un équipement essentiel.
• Croissance accrue : Une meilleure maîtrise de vos coûts se traduit par des projets plus rentables, ce qui se traduit par une augmentation des bénéfices et une trajectoire de croissance plus forte pour votre entreprise.

Le logiciel FP&A rationalise la gestion des coûts, automatise vos processus et vous donne une meilleure vision des besoins de votre projet. Il stabilisera votre trésorerie et vous aidera à contrôler vos coûts. Mais comment savoir quelle plateforme choisir ?

Les éléments clés d'un logiciel de gestion financière pour un meilleur contrôle budgétaire dans le secteur de la construction

Tous les logiciels financiers ne se valent pas. Lorsque vous recherchez un logiciel qui améliorera la façon dont vous gérez les coûts des projets de construction, assurez-vous d'évaluer les caractéristiques suivantes.

Gestion automatisée des flux de travail pour des approbations rationalisées

Parmi les processus de gestion des coûts de construction, citons la budgétisation, la prévision des flux de trésorerie, l'équilibrage des comptes clients et fournisseurs, le suivi des dépenses et la facturation. En automatisant ces flux de travail, votre logiciel financier peut éliminer les goulets d'étranglement en matière d'approbation, réduire le risque d'erreur manuelle lors de la saisie des données et créer des pistes d'audit numériques. Les chefs de projet et l'équipe financière gagnent ainsi un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à la gestion des coûts imprévus ou à l'élaboration de meilleurs plans pour chaque projet.

L'automatisation desflux financiers dans Prophix One FP&A Plus accélère la planification financière, les projections et tous les aspects de la gestion des coûts de vos projets de construction.

Tableaux de bord et rapports financiers en temps réel

L'un des plus grands défis de la gestion des coûts de construction est de devoir à la fois construire des plans robustes tout en restant suffisamment flexible pour réagir à des coûts ou des retards inattendus. Disposer des données nécessaires pour mener à bien ces deux tâches peut s'avérer difficile et nécessite souvent un travail manuel important et l'utilisation de plusieurs feuilles de calcul.

Lereporting des travaux en cours (WIP) est un processus essentiel pour de nombreuses entreprises de construction, car il fournit une vue de la santé financière avec des informations sur la rentabilité, l'avancement des projets et les flux de trésorerie. Les directeurs financiers perdent le sommeil à cause d'inexactitudes dans les rapports sur les travaux en cours. Le logiciel FP&A vous permet d'établir des rapports sur des scénarios hypothétiques afin de mieux prévoir les fluctuations des coûts, d'évaluer le calendrier de reconnaissance des revenus et d'optimiser votre flux de trésorerie - tout cela en utilisant des données d'encours de production en temps réel. De plus, les tableaux de bord contenant des données en temps réel permettent d'approfondir les variables afin d'améliorer la budgétisation et les prévisions.

Intégration transparente du système comptable

Votre système comptable peut probablement produire des rapports utiles pour certains scénarios, mais il ne permet pas de gérer activement les coûts des projets en cours. En outre, le fait de devoir gérer des transactions individuelles dans votre système comptable et dans votre logiciel de gestion de la construction peut entraîner une double saisie, des données incohérentes d'une plateforme à l'autre et des risques de non-conformité.

Les logiciels qui intègrent les bonnes données financières peuvent servir de passerelle entre les systèmes essentiels, en rationalisant la collaboration et en permettant à vos équipes de mieux évaluer les coûts, quel que soit l'endroit où ils sont enregistrés.

Analyse budgétaire prédictive

L'expérience de vos chefs de projet et de vos équipes financières est inestimable, car elle leur permet de répondre correctement aux défis posés par les projets de construction. Mais leur instinct n'est pas nécessairement la seule base sur laquelle vous devriez fonder vos pratiques de gestion des coûts. Si votre entreprise a réalisé un certain nombre de projets, elle disposera d'une multitude de données historiques sur lesquelles elle pourra baser ses prévisions, ses budgets et bien d'autres choses encore. L'exploration manuelle de ces données peut prendre un temps considérable dont vous ne disposez peut-être pas. En outre, ce n'est pas toujours la méthode la plus précise.

L'analyse prédictive permet de transformer les données historiques en prévisions de coûts futurs et d'établir des modèles que les dirigeants peuvent utiliser pour prédire et contourner les écarts futurs. Prophix One FP&A Plus utilise l'analyse financière pilotée par l'IA pour accroître la précision de la budgétisation et des prévisions, de sorte que vous sachiez toujours quoi faire, quelles que soient les surprises qui vous attendent dans votre prochain projet.

Choisir le bon logiciel de financement de la construction pour votre entreprise

Outre le fait de vous assurer que le logiciel que vous choisissez possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, il existe deux caractéristiques principales que vous devez rechercher dans votre logiciel de financement : l'évaluation de la compatibilité (ou de l'intégration) et l'évolutivité.

Évaluer la compatibilité et l'intégration

Votre logiciel de gestion financière doit s'intégrer parfaitement aux systèmes que vous utilisez déjà, qu'il s'agisse d'un logiciel de gestion de projets de construction ou d'un système comptable. Ainsi, toutes les données dont vous avez besoin pour gérer les coûts sont regroupées en un seul endroit. La plupart des entreprises de construction utilisent des feuilles de calcul pour combler les lacunes entre plusieurs plateformes, mais cela entraîne un excès de travail manuel, des formules complexes qui se brisent lorsqu'elles sont transférées d'un système à l'autre, et des classeurs qui finissent par devenir complètement inutilisables.

Si l'idée de pouvoir tout faire à partir d'une seule plateforme peut sembler insurmontable - ou, du moins, le fait d'effectuer le changement l'est -, il s'agit d'une option bien plus efficace pour la plupart des entreprises. Imaginez que vos comptables, vos chefs de projet et même votre directeur financier puissent consulter les mêmes tableaux de bord, alimentés par les mêmes données, dans un seul et même outil.

Prévoir l'évolutivité et la prise de décision à long terme

Avant de choisir un logiciel financier, demandez-vous s'il convient uniquement à votre entreprise à sa taille actuelle ou s'il évoluera avec vous. De nombreux exemples d'outils performants peuvent soutenir des organisations d'une certaine taille, mais commencent rapidement à manquer de fonctionnalités au fur et à mesure qu'elles grandissent. Pire, ils peuvent même ne pas être en mesure de gérer des ensembles de données particulièrement volumineux, ce qui vous oblige à attendre que vos tableaux de bord soient rafraîchis chaque fois que vous devez prendre une décision.

Il est préférable d'opter pour des solutions natives du cloud avec une mise à l'échelle dynamique. Cela signifie que le logiciel, comme FP&A Plus, augmente automatiquement les ressources disponibles au fur et à mesure que vos ensembles de données augmentent, de sorte que vous ne sacrifiez jamais les performances. Tous les logiciels n'annoncent pas ouvertement cette capacité, et certains ne l'offrent pas du tout, alors assurez-vous de poser des questions à ce sujet lors de l'acquisition du logiciel financier de votre choix.

Comment Prophix transforme la gestion des coûts de construction pour un succès durable

L'utilisation d'un logiciel financier entièrement intégré pour la gestion des coûts de construction présente plusieurs avantages. Vous pouvez centraliser des données provenant de sources multiples, ce qui permet à n'importe quel membre de votre entreprise de consulter des rapports, de planifier des coûts imprévus et de gérer les flux de trésorerie pour des projets importants. Vous disposerez d'une trace écrite générée automatiquement qui vous permettra de rester en conformité avec les meilleures pratiques comptables et facilitera le travail avec un auditeur. Qu'il s'agisse de rapports sur les encours de production, de la gestion des équipements, de la gestion du fonds de roulement au niveau de l'emploi, etc.

Le meilleur logiciel pour cela ? Prophix One FP&A Plus.

La plateforme Prophix One est conçue pour répondre aux besoins les plus complexes en matière de gestion des coûts, tout en offrant à chacun la possibilité de créer des tableaux de bord et d'analyser les dépenses individuelles. Voici des exemples de clients de Prophix dans le secteur de la construction et de la manière dont ils ont optimisé leurs processus financiers :

• USA Properties Fund a augmenté la précision de son budget de 50 %. Combiné à une meilleure gestion des coûts grâce à la plateforme, cela a permis d'augmenter la marge d'exploitation de 6,7 %.
• Skanska USA Building Inc. a économisé six heures par mois sur l'élaboration de rapports financiers essentiels, et son processus de prévision, qui nécessitait six personnes et plusieurs jours, a été géré par une seule personne en quelques heures.