Comment réconcilier le bilan en 2025 (définition et exemples)

Des erreurs ont été commises.

C'est du moins ce que vous essayez de découvrir lorsque vous procédez au rapprochement du bilan. Les entreprises en pleine croissance peuvent effectuer des dizaines, voire des centaines de transactions par jour, chacune d'entre elles présentant des risques d'erreur. Avant que les soldes des comptes concernés puissent être ajoutés à votre bilan, ils doivent être rapprochés.

Examinons plus en détail la question du rapprochement des bilans. À la fin de cet article, vous saurez comment rapprocher un bilan, vous connaîtrez les meilleures pratiques et des exemples, et vous saurez répondre aux questions les plus fréquemment posées sur le rapprochement des bilans.

Qu'est-ce qu'un rapprochement de bilan ?

.Pourquoi est-il important de rapprocher le bilan ?

Les bilans sont essentiels pour connaître la situation financière de votre organisation. En outre, le rapprochement du bilan :

• Garantit l'exactitude de toutes les transactions
• Vous donne une plus grande confiance dans les soldes de vos comptes
• Permet de détecter les erreurs avant qu'elles n'aient un impact en aval
• Crée une voie claire pour résoudre les divergences
• Permet à votre organisation de rester en conformité avec les normes et les réglementations
• Crée une documentation à laquelle on peut se référer ultérieurement
• Contribue à créer une trace écrite pour les audits futurs

Quand effectuer un rapprochement du bilan ?

Le rapprochement du bilan est généralement effectué dans un délai similaire à celui des clôtures financières. Cela signifie que vous effectuerez généralement des rapprochements mensuels qui coïncident avec les clôtures de fin de mois, mais certaines organisations effectuent également des rapprochements de bilans trimestriels et annuels.

Rapprochement des bilans et rapprochement bancaire

Le rapprochement du bilan consiste à examiner les transactions de votre bilan global, tandis que les rapprochements bancaires se concentrent spécifiquement sur les relevés bancaires et les comptes de trésorerie. Il s'agit de processus presque identiques, à l'exception de leur portée et du type de transactions faisant l'objet du rapprochement.

Comment réconcilier le bilan

Le rapprochement du bilan peut prendre du temps et nécessiter beaucoup de travail, mais il ne doit pas être compliqué. Voici une procédure simple en six étapes à suivre.

1. Identifier les comptes à rapprocher
En fonction de votre secteur d'activité et du mode de fonctionnement de votre entreprise, il se peut que vous n'ayez à rapprocher que certains comptes dans le cadre de ce processus. Par exemple, il se peut qu'un autre service soit déjà responsable du rapprochement bancaire, ce qui signifie qu'inclure ces comptes dans votre rapprochement reviendrait à doubler le travail.

2. Rassembler les informations comptables et financières nécessaires
Si vous utilisez une plateforme de performance financière comme Prophix One, vous aurez déjà les données dont vous avez besoin à portée de main. Dans le cas contraire, vous devrez accéder à tous les comptes concernés par votre rapprochement pour rassembler les données nécessaires.

3. Comparez vos informations
Passez en revue toutes les transactions des comptes représentés dans votre bilan, en les comparant à vos pièces justificatives. Par exemple, lors du rapprochement du grand livre des comptes clients, vous pouvez comparer les transactions avec les factures afin d'identifier les divergences.

4. Examinez et expliquez les différences, le cas échéant
Il ne suffit pas d'identifier les erreurs dans votre grand livre général (ou GL), il faut les résoudre ! Parfois, l'identification et l'explication des différences se résument à repérer les fautes de frappe et autres erreurs de saisie. Dans d'autres cas, vous devrez examiner plusieurs systèmes pour trouver la source de l'erreur.

5. Ajustez le grand livre et les écritures de journal
Après avoir identifié et analysé les erreurs, ajustez le grand livre et toutes les écritures de journal pertinentes pour vous assurer que les soldes des comptes - et le bilan qui en résulte - sont exacts. Certains logiciels permettent d'automatiser cette étape, ce qui fait gagner un temps précieux à votre équipe.

6. Documentez vos conclusions
Conservez une trace de toute investigation et de son résultat, afin que les contrôleurs, les auditeurs et les autres professionnels puissent retrouver les modifications que vous avez apportées. Cela peut également contribuer à accélérer les rapprochements futurs en identifiant et en documentant les problèmes récurrents.

Exemple de rapprochement de bilan

Voici quelques exemples simples de ce à quoi peut ressembler un rapprochement de bilan une fois que votre équipe a suivi l'ensemble du processus.

Meilleures pratiques en matière de rapprochement des bilans

Maintenant que vous savez comment s'effectue un rapprochement de bilan, voici comment vous pouvez vous assurer que ce processus crucial est réalisé avec le moins de travail manuel possible - et sans risque d'erreurs coûteuses.

Automatisez là où vous le pouvez

Trop d'équipes s'appuient encore sur des feuilles de calcul et du travail manuel pour la majeure partie de leur processus de rapprochement du bilan. Non seulement cela leur fait perdre du temps par rapport à d'autres tâches essentielles, mais cela peut aussi entraîner des erreurs humaines coûteuses. Idéalement, votre équipe devrait utiliser un logiciel qui automatise certaines des parties les plus laborieuses du processus, comme le rapprochement des transactions.

Utilisez la technologie pour améliorer vos processus

L'automatisation peut vous aider à gagner du temps, mais la bonne technologie peut faire beaucoup plus ; elle vous aide à découvrir les inefficacités et à repérer les problèmes dans votre processus. Que vous souhaitiez utiliser les fonctions de rapprochement intégrées à votre progiciel de gestion intégré ou tirer parti d'une solution spécialisée, la technologie peut transformer ce processus difficile en quelque chose de beaucoup plus gérable.

Réexaminer les meilleures pratiques en matière d'évaluation des risques

L'évaluation des risques permet aux comptables, aux contrôleurs de gestion et aux autres membres du bureau du directeur financier de prévoir certains des risques liés aux décisions financières. Elle permet d'identifier les problèmes potentiels avant le rapprochement des bilans, ce qui donne aux équipes une longueur d'avance dans l'identification des divergences. La révision de votre processus d'évaluation des risques peut vous épargner beaucoup d'efforts au moment du rapprochement.

Établir des politiques et des contrôles internes clairs

La meilleure façon de rendre le processus de rapprochement des bilans aussi simple que possible est de prévenir les erreurs avant qu'elles ne se produisent. À cette fin, assurez-vous que toutes les politiques relatives aux transactions financières sont parfaitement claires et mettez en place des contrôles internes pour détecter les écarts potentiels avant le prochain effort de rapprochement.

Utiliser une liste de contrôle pour le rapprochement du bilan

Si les listes de contrôle sont suffisantes pour les pilotes, les astronautes et les chirurgiens, elles le sont aussi pour le bureau du directeur financier. Transformer votre processus de rapprochement en liste de contrôle peut contribuer à prévenir les erreurs potentielles et à rationaliser l'ensemble du processus.

Défis liés au rapprochement des bilans

Comme beaucoup d'autres processus financiers, le rapprochement du bilan est difficile, prend beaucoup de temps et peut être entaché d'erreurs. Voici quelques défis à relever lors de l'examen des transactions de votre organisation.

Des données et des feuilles de calcul déconnectées

L'une des étapes les plus fastidieuses du rapprochement est la centralisation de toutes les données dont vous avez besoin, à la fois pour votre grand livre et pour les pièces justificatives avec lesquelles vous le comparerez. Ces données sont souvent réparties entre plusieurs outils et feuilles de calcul, et il arrive trop souvent que vous découvriez des transactions cachées dans un outil inutilisé depuis des mois, trop tard dans le processus.

Erreurs manuelles et inexactitudes des données

Plus les transactions quotidiennes de votre organisation font appel à des processus manuels, plus les possibilités d'erreurs et d'inexactitudes sont nombreuses. Étant donné que l'objectif principal du rapprochement est de les détecter et de les corriger, les organisations qui dépendent fortement du travail manuel verront leurs rapprochements prendre plus de temps.

Absence de contrôles internes

Lorsque chaque service a sa propre méthode pour gérer ces transactions et qu'il existe peu de contrôles pour normaliser les processus, il se peut que vous deviez consulter des grands livres inexacts pour préparer un bilan précis.

Comment un logiciel peut améliorer le processus de réconciliation du bilan

Vous avez peut-être remarqué une tendance.

Le recours excessif à des processus manuels et à des feuilles de calcul entraîne des erreurs qui alourdissent la charge de travail au moment du rapprochement du bilan. C'est pourquoi il est essentiel de disposer du bon logiciel pour optimiser le processus de rapprochement du bilan. En effet, les logiciels

• Standardise le rapprochement du bilan pour réduire le risque d'erreur humaine
• Centralisent les données provenant de sources multiples grâce à des intégrations intégrées
• Automatise les tâches les plus fastidieuses liées au rapprochement, telles que la mise en correspondance des transactions
• Crée un enregistrement de toutes les modifications apportées au grand livre pour faciliter l'audit et la révision

Avec le bon logiciel, vous pouvez effectuer les rapprochements de bilan en moins de temps et avec moins d'erreurs, tout en mettant en place des contrôles qui préviennent les divergences que vous recherchez.

FAQ sur le rapprochement des bilans

Le rapprochement des bilans peut être un processus complexe, mais quelles que soient vos questions, nous avons les réponses.

Pourquoi ne rapprochons-nous que les comptes de bilan ?

Les comptes de bilan sont rapprochés plus fréquemment parce qu'ils sont considérés comme des comptes permanents (ou continus), c'est-à-dire qu'ils reportent les soldes d'une période comptable à l'autre. Cela signifie que toute erreur apparaissant sera également reportée, ce qui rend le rapprochement encore plus important.

À quelle fréquence devez-vous rapprocher les comptes de bilan ?

Les comptes de bilan sont généralement rapprochés selon un calendrier qui coïncide avec la clôture mensuelle ou avec une clôture financière moins fréquente. Cela signifie qu'ils peuvent être effectués aussi souvent qu'une fois par mois, mais qu'ils le sont généralement tous les trimestres ou tous les ans.

Quelles sont les cinq assertions du bilan ?

Les cinq assertions du bilan sont utilisées par les auditeurs et les analystes financiers pour évaluer l'exactitude de ce qui est représenté dans un bilan. Voici ces affirmations :

1. Existence : L'actif, le passif ou les capitaux propres déclarés existent-ils à la date du bilan ?
2. Droits et obligations : L'organisation possède-t-elle ou a-t-elle le droit d'utiliser les actifs déclarés ? A-t-elle des obligations légales au titre des passifs déclarés ?
3. Exhaustivité : Tous les actifs, passifs, transactions de capitaux propres et soldes pertinents sont-ils inclus ?
4. L'évaluation ou la mesure : Les montants enregistrés dans les états financiers représentent-ils la valeur réelle des actifs, des passifs et des capitaux propres ?
5. Présentation et divulgation : les informations présentées sont-elles claires et compréhensibles ? Toutes les informations nécessaires sont-elles fournies ?

Quel est le rôle du rapprochement du bilan dans le processus de clôture financière ?

Le rapprochement des bilans est un élément essentiel de la clôture des comptes, car il garantit que le bureau du directeur financier travaille avec des données exactes. Dans le cas contraire, vous risquez de finaliser vos états financiers sans tenir compte des erreurs qui pourraient fausser les résultats de manière significative.

Faciliter le rapprochement des bilans grâce à un logiciel financier

Le rapprochement des bilans est un processus complexe qui fournit au bureau du directeur financier les chiffres dont il a besoin pour la clôture du mois et les états financiers importants. Mais il existe un moyen simple d'éliminer la majeure partie du travail manuel tout en simplifiant l'ensemble du processus. Les logiciels financiers facilitent le rapprochement des bilans. Il centralise toutes les données dont vous avez besoin pour effectuer le rapprochement, automatise la majeure partie du travail et vous donne les informations dont vous avez besoin pour éviter les erreurs à l'avenir.