Comment optimiser votre clôture annuelle

Pour la plupart d'entre nous, la nouvelle année est synonyme de nouveau départ. Ce n'est pas le cas des professionnels de la finance dont l'exercice fiscal touche à sa fin - ils doivent faire face à de longues journées et semaines consacrées à la clôture de l'exercice 2020.

Bien que les clôtures soient toujours synonymes de moments difficiles, elles ne doivent pas nécessairement être aussi ardues ou prolongées qu'elles l'ont été par le passé. En exploitant des outils qui regroupent et automatisent les données financières, les équipes financières peuvent réduire le temps et les efforts manuels consacrés à la clôture des comptes. Elles peuvent également se rapprocher d'un modèle de clôture en continu qui permet d'optimiser le processus de fin d'année. Voici quelques exemples de la façon dont cela peut devenir une réalité :

Plus de grands livres : Consolidation automatique des données

De nombreuses entreprises utilisent des systèmes distincts pour différents départements et fonctions - tels que les systèmes RH, CRM et ERP, voire des feuilles de calcul. Les données provenant de toutes ces sources disparates doivent être réunies d'une manière ou d'une autre pour réaliser les clôtures annuelles, ce qui constitue généralement l'une des tâches les plus compliquées et les plus longues pour les équipes financières à la fin de l'année. Des solutions telles que les logiciels de consolidation spécifiques peuvent rapprocher les données de plusieurs systèmes, éliminant ou réduisant le besoin de processus manuels. Cependant, leur coût est souvent hors de portée des petites entreprises, et leur valeur par rapport à l'investissement est minime puisque leur utilisation est limitée aux clôtures.

Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, directeur général de la Maryland Association of CPAs, Inc. voit la valeur des données. En 2020, il se dit qu'il aurait pu "accélérer l'utilisation de l'analyse des données" dans des domaines tels que "le taux de désabonnement des clients, la part du portefeuille et le chiffre d'affaires le plus élevé par secteur d'activité" Toutes ces données peuvent être extrêmement précieuses, mais elles peuvent souvent sembler écrasantes lorsqu'elles sont regroupées.

C'est pourquoi L. Gary Boomer, CPA.CITP, CGMA, visionnaire et stratège, Boomer Consulting, Inc. a un conseil important à donner à l'horizon 2021. "Standardisez et automatisez vos processus", suggère-t-il. "Il existe des applications qui peuvent vous aider, mais il faut un état d'esprit exploratoire et la volonté de changer. Ceux qui apprennent et changent plus vite que la concurrence seront les gagnants. Améliorez vos compétences et automatisez !

Les logiciels de CPM offrent une solution plus efficace et plus abordable. Grâce à leur capacité à automatiser le processus d'extraction et de combinaison des données provenant de plusieurs systèmes, ainsi qu'à leur rapprochement pour les éliminations inter-sociétés, les ajustements et les conversions de devises, les CPM accélèrent la consolidation financière en vue des clôtures. Les équipes financières disposent ainsi de plus de temps pour l'analyse de fin d'année et d'autres tâches importantes. De plus, la plupart des versions sont conçues comme des solutions complètes à utiliser pour la budgétisation, la planification et le reporting, ce qui en fait un outil utile pour gagner du temps tout au long de l'année.

Une meilleure planification pour des clôtures plus faciles

Comme tous les rituels de fin d'année, les clôtures annuelles sont l'occasion de réévaluer les processus et les résultats pour voir où ils peuvent être affinés et améliorés. En outre, elles peuvent fournir des indications sur la santé financière globale de l'entreprise et montrer où des améliorations doivent être apportées. Si le temps nécessaire à la clôture de l'exercice de votre entreprise n'est pas optimal, envisagez d'intégrer les étapes suivantes :

• Associer les auditeurs internes et externes dès le début du processus. L'implication des comités d'audit dès le début de la clôture de l'exercice peut apporter un éclairage nouveau sur votre processus, mettre le doigt sur des problèmes potentiels que vous auriez pu négliger et donner lieu à un retour d'information permettant d'améliorer l'efficacité de la clôture.
• Intégrer les outils et les processus pour une meilleure visibilité et un meilleur contrôle financier. L'amélioration des systèmes de gestion financière aidera votre entreprise à évaluer sa capacité à identifier les risques, à y réagir et à y remédier. En outre, lorsque vous disposez d'un système efficace, vous n'avez à analyser que de petits échantillons de données à des fins de test, au lieu de grandes quantités d'informations - un autre facteur d'efficacité qui peut optimiser les clôtures.
• Développer un système de reporting plus robuste. La création de processus de production de rapports financiers tout au long de l'année contribue à l'efficacité des opérations financières et du processus de clôture annuelle en donnant aux services une meilleure visibilité de leurs dépenses et de leurs budgets tout au long de l'année. Cela permet également aux départements d'ajuster l'allocation et les priorités en fonction des besoins, ce qui améliore la gestion financière dans son ensemble.
• Intégrer un plan de gestion de projet. Établissez des calendriers, des flux de travail et des responsabilités pour gérer la diversité des tâches liées aux rapports de fin d'année et garantir la responsabilisation des membres de l'équipe.

La mise en œuvre de ces mesures peut contribuer à organiser et à rationaliser les opérations financières afin de mettre de l'ordre dans les données et les rapports et d'accélérer les clôtures annuelles.

Plus d'avantages pour vos clôtures annuelles

Les processus manuels et les solutions logicielles fragmentaires ne suffisent plus à traiter efficacement l'ampleur des données financières que même les petites entreprises doivent gérer lors des clôtures annuelles. Les capacités d'automatisation et d'IA d'un CPM peuvent consolider les données et identifier les anomalies plus rapidement et plus précisément que les autres systèmes, ce qui laisse aux professionnels de la finance plus de temps pour se concentrer sur l'analyse et l'innovation.

En allégeant le fardeau des membres de l'équipe, les entreprises peuvent également choisir de réaliser des clôtures trimestrielles, réduisant encore la durée et l'effort des clôtures annuelles et fournissant des informations continues qui peuvent conduire à des gains d'efficacité et des optimisations supplémentaires.

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