Comment Mission Health a obtenu un retour sur investissement de 110% avec Prophix

Les données recueillies au fil des ans sur les mises en œuvre de logiciels indiquent que 50 % d'entre elles échouent dès la première fois[1]

Investir dans un nouveau système logiciel n'est pas sans risque. Avant même d'être opérationnel, vous passez beaucoup de temps à rechercher des fournisseurs, à comparer des systèmes, à mettre en œuvre des processus et à former vos collègues.

Il va donc de soi que la plupart des entreprises s'attendent à un retour sur investissement dans les logiciels. Mais comment être sûr d'avoir fait le bon choix ?

L'expérience d'autres entreprises qui ont mis en œuvre le même logiciel peut vous aider à prendre une décision.

Aujourd'hui, nous souhaitons partager l'histoire de Mission Health Communities, qui a réalisé un retour sur investissement de 110 % avec Prophix en seulement 18 mois.

À propos de Mission Health Communities

Mission Health Communities (MHC) est l'un des principaux fournisseurs de résidences pour personnes âgées et de communautés de réadaptation qualifiées aux États-Unis. Basé à Tampa, en Floride, il gère et exploite des résidences pour personnes âgées, des résidences assistées, des centres de réadaptation de courte durée et des centres de soins infirmiers spécialisés en Alabama, en Géorgie, au Kansas, au Massachusetts, au Minnesota, au Missouri, au Nebraska, au Tennessee et au Wisconsin.

Le défi de Mission Health Communities

MHC utilisait principalement Excel pour ses processus de gestion financière, tels que la comptabilité et la budgétisation. Ce système obsolète manquait de sophistication dans ses capacités analytiques et ne pouvait créer que des états financiers de base.

L'établissement du budget pour l'année était fastidieux car l'entreprise devait se coordonner avec plus de 30 sites, un processus entaché d'erreurs humaines, de feuilles de calcul en double et d'allers-retours excessifs entre la direction de l'entreprise et celle de l'établissement. En outre, le manque de normalisation au sein de l'organisation a conduit chaque établissement à disposer de son propre modèle de budget principal, créant ainsi des divergences qui se sont propagées à l'ensemble de l'entreprise.

Pour effectuer des analyses, il aurait fallu rechercher et demander des informations à chaque établissement et à chaque service. Il était donc pratiquement impossible de calculer des indicateurs de performance clés en temps réel, ce qui contribuait à un problème de visibilité à l'échelle de l'entreprise.

La stratégie de Mission Health pour le logiciel CPM

MHC a réalisé qu'elle avait besoin d'une solution de gestion des performances de l'entreprise (CPM) pour rationaliser ses tâches de clôture de période, de reporting financier et de F&A. Mission Health avait besoin d'établir une source unique de données pour la gestion des performances de l'entreprise.

Mission Health devait établir une source unique de vérité (SSoT) et des capacités de reporting qui pourraient être facilement personnalisées pour s'adapter à son modèle d'entreprise unique dans le secteur de la santé. Dans le cadre d'un processus d'appel d'offres au début de 2019, MHC a envisagé Workday Adaptive Planning et Prophix Cloud. En fin de compte, l'entreprise a sélectionné Prophix en mai 2019 pour les raisons suivantes :

• Interface utilisateur intuitive - L'administrateur Prophix de MHC n'avait pas besoin d'un niveau élevé d'expertise technique pour gérer le système et mettre en œuvre des changements. L'interface utilisateur intuitive a permis aux comptables et aux analystes commerciaux de créer des rapports détaillés et de générer rapidement des modèles de prévision. Comme les utilisateurs finaux pouvaient consulter des rapports sur les installations et les comptes, l'équipe comptable a pu identifier les écarts et les factures manquantes ou en suspens ; les analystes commerciaux ont pu déterminer les principaux facteurs de coût et de valeur d'un mois à l'autre.
• Fonctionnalité prête à l'emploi. Prophix a été livré avec des capacités d'analyse ad hoc, des indicateurs clés de performance en temps réel et des modèles de rapports adaptés à MHC. Cela a simplifié le processus de mise en œuvre, entraînant un délai de rentabilité rapide qui a permis aux employés d'effectuer des recherches de données granulaires et de personnaliser les rapports.

"En fin de compte, quelle est la valeur de l'équipe dirigeante ? Veut-elle que l'équipe FP&A se contente d'élaborer et de mettre à jour des rapports ? Ou veulent-ils que l'équipe FP&A soit véritablement un partenaire de l'entreprise et qu'elle soit utilisée comme une ressource de confiance pour effectuer l'analyse qui les aidera ensuite à prendre la décision. Prophix a créé la voie pour devenir ce dernier cas de figure" - Gino L'Altrella, directeur de la planification financière et de l'analyse commerciale, Mission Health Communities

Avantages de Prophix pour Mission Health Communities

"Faire passer les processus financiers critiques des feuilles de calcul Excel à des systèmes CPM automatisés basés sur le cloud n'est plus un luxe, mais une nécessité commerciale", a déclaré Alok Ajmera, PDG de Prophix Software. "Les résultats tangibles obtenus par Mission Health Communities grâce à l'utilisation de notre logiciel témoignent de la réussite de Prophix à transformer les processus de planification et d'analyse financière de nos clients pour améliorer les performances de l'entreprise, à la fois à court et à long terme."

Mission Health Communities a suivi un processus de mise en œuvre de deux mois, entrant en service en août 2019 avec des capacités de gestion financière et de reporting de base et un module de planification pour la budgétisation de la rémunération des employés. Avec son déploiement dans le cloud de Prophix, MHC a réalisé des avantages dans l'augmentation de la productivité des utilisateurs, l'amélioration de l'agilité de l'entreprise et l'amélioration de la visibilité de l'organisation.

• Productivité accrue des utilisateurs - Depuis que les administrateurs des établissements et les vice-présidents régionaux peuvent consulter, commenter et accorder des approbations directement dans Prophix, la correspondance électronique interne a été pratiquement éliminée, la correspondance électronique interne a été pratiquement éliminéeles interventions manuelles, les erreurs humaines et les reprises ont également été réduites de manière significative. En conséquence, le service comptable effectue la clôture mensuelle près de 15 % plus rapidement. Prophix a rationalisé le processus de saisie du budget, le ramenant de quatre à trois semaines, parce que les établissements pouvaient soumettre leurs budgets dans Prophix, éliminant ainsi la nécessité pour l'entreprise de compiler les fichiers individuels dans une feuille de calcul principale. Aujourd'hui, grâce à l'accès direct à un budget principal partagé, les utilisateurs ont réduit le processus de révision de 66 %.
• Amélioration de l'agilité de l'entreprise - MHC a tiré parti de Prophix pour soutenir le lancement de son projet de suivi des EPI au cours des pires mois de la pandémie de COVID-19 en 2020. En tant que fournisseur de services de santé, MHC disposait d'un important stock d'équipement EPI qui devait être activement suivi pour compenser les coûts d'utilisation avec le financement de la relance fédérale et s'assurer que chaque établissement était correctement approvisionné. Le CHM a mis en œuvre un modèle de suivi des stocks d'EPI en trois jours, avec la logique sous-jacente, les modèles et les capacités de reporting. Dans le cadre de ses anciens processus Excel, ce projet aurait nécessité au moins deux analystes financiers à temps plein. En concevant, en mettant en œuvre et en lançant le projet au sein de Prophix, MHC a économisé plus de 200 000 dollars en coûts de personnel. Grâce à Prophix, l'entreprise dispose de la souplesse nécessaire pour lancer rapidement de nouveaux secteurs d'activité et de nouvelles installations, grâce à la réduction de la charge de travail des services administratifs.
• Amélioration de la visibilité de l'organisation - Auparavant, les comptables devaient extraire les comptes de résultat ou les bilans du système de gestion des rapports existant, puis envoyer les rapports par courrier électronique. Depuis le déploiement de Prophix, les employés accèdent à l'information directement à partir de Prophix, selon leurs besoins, sans faire appel aux comptables. Avec un SSoT, l'exactitude des chiffres rapportés a été améliorée, et MHC peut suivre les KPI en temps réel pour évaluer la performance. En outre, Prophix a fourni à MHC des outils d'analyse, notamment des outils d'analyse des écarts, d'évaluation des risques et d'optimisation de l'utilisation, afin d'éclairer la prise de décision et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.

Retour sur investissement de Mission Health dans Prophix sur une période de trois ans

Un retour sur investissement pour les communautés de Mission Health

Nous avons analysé les coûts des logiciels, du personnel, des services professionnels et de la formation des utilisateurs sur une période de trois ans afin de quantifier l'investissement total de Mission Health Communities dans la technologie Prophix.

Les avantages directs quantifiés comprennent les coûts de personnel évités dans le cadre du projet de suivi de l'inventaire des EPI.

Les avantages indirects quantifiés comprennent les économies de temps réalisées par les employés de MHC grâce à la rationalisation des processus de reporting, de budgétisation et de clôture de période.

Sur la base de ces avantages, nous avons déterminé que Mission Health Communities a réalisé un retour sur investissement de 110 % dans Prophix en seulement 18 mois.

Pour voir les calculs complets du retour sur investissement de Mission Health Communities dans Prophix, lisez leur étude de cas.

[1] https://www.netsuite.com/porta...