Comment l'institut national Barber a économisé 540 heures en automatisant son budget

Notre enquête mondiale auprès de 500 responsables financiers a révélé que 80 % des entreprises sont incapables de faire des prévisions au-delà d'un an et que plus de 50 % d'entre elles n'ont pas de vision à plus de six mois. L'incapacité à faire des prévisions est particulièrement difficile pour les organisations en phase de croissance, car elles doivent prendre des décisions éclairées sur leur trajectoire. Prenons l'exemple de l'Institut national Barber. Au fur et à mesure que la demande de services et de programmes communautaires augmentait, l'utilisation de fichiers Excel complexes pour l'établissement du budget et des prévisions est devenue un processus fastidieux. Aujourd'hui, nous allons voir comment l'Institut national Barber a économisé 540 heures en automatisant ses processus de budgétisation et de prévision avec Prophix.

Qui est l'Institut national Barber ?

L'Institut national Barber (Barber) fournit des services de proximité aux enfants et aux adultes atteints d'autisme, de déficiences intellectuelles et de troubles du comportement. Avec une mission et une responsabilité aussi importantes envers sa communauté, Barber avait besoin d'une budgétisation précise et de prévisions opportunes pour soutenir sa croissance.

Les difficultés de Barber en matière de budgétisation et de prévision

Il est devenu difficile pour Barber de se fier à l'exactitude de ses feuilles de calcul, ce qui a créé un risque quant à l'évaluation correcte des opportunités futures. L'incapacité à planifier les dépenses d'investissement et les frais de personnel a empêché Barber d'assurer le niveau de richesse nécessaire dans ses prévisions. En raison de la nature de l'industrie, Barber avait besoin de confiance dans ses allocations à plusieurs niveaux. De plus, l'équipe financière avait besoin d'une solution évolutive pour responsabiliser les gestionnaires de programmes par rapport à leurs budgets, tout en offrant une meilleure méthode d'analyse de leurs données financières en les découpant. L'Institut national Barber a identifié le besoin d'un outil de prévision spécialisé qui lui permettrait d'introduire de nouveaux programmes dans son organisation et de déterminer la rentabilité de l'acquisition de nouvelles activités.

Pourquoi Barber a choisi Prophix

L'équipe financière de l'Institut national Barber a donné la priorité à la recherche d'un logiciel de gestion des performances de l'entreprise (CPM) facile à utiliser, doté d'une interface similaire à celle d'Excel, capable de produire des rapports sur les données financières et non financières, et de prévoir les taux de revenus pour leurs dépenses. Après avoir évalué Workday Adaptive et Prophix, Barber a choisi Prophix pour son service client, sa flexibilité et son prix abordable.

Automatisation des processus de budgétisation et de prévision de Barber

L'Institut national Barber a mis en œuvre Prophix pour remplacer Management Reporter et Smart List dans leur ERP, Microsoft Dynamics GP. En intégrant Prophix à Kronos et Carelogic, l'équipe financière peut importer des données sur les salaires et les revenus sur une base hebdomadaire, mensuelle et annuelle. Ces données comprennent diverses mesures telles que les vacances des clients, l'occupation des maisons, la capacité, etc. Avec Prophix, Barber exploite plusieurs approches de la budgétisation, y compris la base zéro, l'incrémentation, le top-down et le bottom-up, pour créer le budget de son compte de résultat. L'équipe financière génère des CAPEX, des baux, du personnel et des revenus à partir de la base. La planification détaillée du personnel permet à Barber d'effectuer une analyse des écarts de personnel tout au long de l'année. Le fait de pouvoir planifier ses revenus de manière très détaillée, par exemple par client et par procédure, signifie qu'il dispose également d'une visibilité complète pour comparer les taux de revenus au plan. Enfin, Barber planifie la productivité de ses programmes cliniques à l'aide d'un modèle dédié et robuste. L'automatisation du processus de budgétisation a permis à Barber d'économiser 360 heures sur les 22 semaines de la saison budgétaire pour son responsable du budget. En outre, il a également économisé 540 heures sur 16 semaines pour quatre comptables et 160 heures pour tous les gestionnaires de programmes et d'administration. Compte tenu de la richesse et du détail des budgets de Barber, les prévisions n'ont jamais été aussi fiables et pertinentes. Avant Prophix, lorsqu'une prévision était terminée, le processus prenait tellement de temps que les données n'étaient plus pertinentes. Aujourd'hui, Barber peut aisément effectuer des prévisions de rentabilité pour l'acquisition de nouvelles entreprises et des prévisions de coût unitaire. Laplanification de scénarios et les prévisions ont permis à Barber de mieux planifier l'impact de l'augmentation des salaires et des taux de remboursement des demandes en utilisant une analyse du coût par unité. L'équipe financière peut facilement effectuer une analyse approfondie des salaires, ce qui lui donne une plus grande visibilité sur sa plus grande dépense.

"Prophix a amélioré tous les aspects de notre processus budgétaire. Au lieu de passer du temps à mettre en place le processus de budgétisation, nous sommes en mesure de mieux analyser et comprendre le budget/produit que nous produisons en collaboration avec les gestionnaires de programme." - Emily Anauo, développeur de systèmes FP&A, Institut national Barber

Prévision de la croissance pour l'Institut national Barber

L'équipe financière de Barber ne passe plus des heures à chercher des erreurs dans des feuilles de calcul liées. Au lieu de gérer Excel, l'équipe financière peut analyser et mieux comprendre le budget qu'elle produit en collaboration avec les responsables de programme. Les prévisions à la volée permettent également à Barber de planifier entre un mois et cinq ans à l'avance, en fonction du projet. Dans l'ensemble, l'Institut national Barber a économisé plus de 8 heures par mois en automatisant ses processus financiers et en mettant en place des mesures d'efficacité avec Prophix. Lisez l'étude de cas de l'Institut national Barber sur son parcours avec Prophix.