Comment ECA WA a réduit de 50 % le temps nécessaire à l'établissement des rapports mensuels grâce à Prophix

L'Electrical and Communications Association of Western Australia (ECA WA) est une organisation à but non lucratif qui se consacre à la construction d'une industrie électrique plus forte par le biais de l'éducation et de la formation. Avec des membres diversifiés et des équipes de spécialistes, ECA WA disposait de tous les éléments nécessaires, à l'exception des processus financiers qui pouvaient suivre le rythme de ses ambitions.

Qu'est-ce qui les empêchait d'avancer ? Une tempête parfaite de feuilles de calcul déconnectées, de rapports manuels et d'inefficacités coûteuses.

Les défis avant Prophix

Pour ECA WA, les feuilles de calcul, les sources de données disparates et l'absence d'une source unique de vérité consommaient un temps précieux et créaient des incohérences dans les données. Cela ne laissait aucune place à l'analyse critique ou à la planification stratégique.

Les défis à relever sont les suivants

• Des systèmes fragmentés : Les multiples feuilles de calcul éparpillées dans les différentes unités opérationnelles faisaient de la collecte des données et de l'établissement des rapports une épreuve qui prenait beaucoup de temps.
• Des délais trop longs : Les rapports mensuels prenaient jusqu'à 15 jours ouvrables en raison des processus manuels.
• Un travail manuel source d'erreurs : Les formules erronées et l'impossibilité de retracer ou de rapprocher les entrées pouvaient faire dérailler des rapports entiers.
• Visibilité limitée : Des données disparates empêchaient de repérer les tendances, d'analyser les facteurs de coûts ou de prendre des décisions en toute confiance.
• Opportunités stratégiques manquées : Au lieu de se concentrer sur l'analyse et la planification axée sur la valeur, l'équipe financière était prise au piège dans le chaos des rapports quotidiens.

Pourquoi Prophix était le bon choix

La complexité croissante a nécessité plus qu'un simple outil. ECA WA avait besoin d'un partenaire qui l'aiderait à guider sa transformation. La combinaison de Prophix et de KNIME, une solution Connected Services, a donné à ECA WA le pouvoir de changer la façon dont elle aborde la gestion des finances et de l'administration.

Voici ce que Prophix a apporté :

• Une plateforme intégrée : Prophix rassemble la comptabilité, la paie, l'ERP et d'autres sources de données clés de l'entreprise dans une solution unique et sécurisée, éliminant ainsi le chaos des feuilles de calcul et les cauchemars du contrôle des versions.
• Processus automatisés : Les rapports mensuels fastidieux ont été transformés en flux de travail rapides, efficaces et fiables, libérant ainsi un temps précieux.
• Approche progressive : Un partenariat stratégique qui a commencé par l'automatisation et la consolidation des rapports, avant de passer à l'amélioration des capacités de budgétisation et de prévision.
• Flexibilité et évolutivité : La plateforme est conçue pour s'adapter aux besoins d'ECA WA, ce qui lui permet de s'adapter et de s'améliorer au fur et à mesure de l'évolution des exigences de l'entreprise.
• Confiance et assistance : Un support pratique et réactif a permis à ECA WA de se sentir compris et confiant tout au long de la transformation.

"Les références de Prophix, associées à Connected Services, nous ont donné l'assurance que nous étions entre de bonnes mains - Heloise Steyn

Principaux résultats obtenus avec Prophix

La transformation n'était pas seulement un objectif ambitieux. Elle a été soutenue par des résultats tangibles qui ont redéfini les flux et les processus financiers.

Amélioration du reporting mensuel

Le temps de reporting mensuel a été réduit de 15+ jours à seulement 7, permettant à l'équipe de récupérer une semaine de travail complète chaque mois pour l'analyse et les initiatives stratégiques.

Une budgétisation annuelle plus rapide que jamais

Les cycles de budgétisation annuelle ont été réduits de moitié, passant de 4 à 6 semaines à seulement 1 à 2 semaines, ce qui a permis au PDG et aux directeurs généraux d'économiser environ 50 % de leur temps de budgétisation.

Visibilité des chiffres

En consolidant des systèmes disparates en une seule source de vérité, l'équipe a obtenu une visibilité claire sur les transactions. Il a ainsi été plus facile de repérer et de résoudre les problèmes, ce qui a rétabli la confiance dans l'exactitude des données.

Investissez dans l'avenir de la finance avec Prophix

Si vous en avez assez du chaos des feuilles de calcul, du temps perdu et des opportunités manquées, le parcours d'ECA WA est la preuve que le changement est possible - et transformationnel.

Prêt à abandonner les processus manuels ? Exigez davantage de vos données financières. Donnez à votre équipe la liberté d'élaborer des stratégies, de planifier et de diriger.