Combler les lacunes : 5 façons de renforcer la collaboration pour élaborer des plans efficaces

budgétisationComblerles lacunes qui entravent la collaboration

Les départements financiers savent à quel point il est important que la planification soit un processus collaboratif. En effet, pour générer les meilleurs plans, il faut rassembler des données opportunes, précises et complètes provenant de tous les services, divisions, unités commerciales et/ou sites.

Cependant, lorsqu'il s'agit de préparer des budgets ou des prévisions, les demandes du département financier pour obtenir des informations et des données provenant d'autres secteurs de l'entreprise se heurtent à des hésitations, des retards ou des silences.

Alors que les responsables financiers du monde entier mettent en œuvre des techniques d'automatisation des processus pour relever ce défi, ils m'ont fait part des cinq principales raisons pour lesquelles les niveaux de participation et de collaboration tout au long des processus de planification sont inférieurs à ce qu'ils devraient être pour garantir des résultats de planification exceptionnels.

Raison n° 1 - Un déficit de connaissances. Chaque jour, il devient de plus en plus compliqué pour les professionnels de rassembler, de passer au crible et de donner un sens aux données de l'entreprise. En fait, l'introduction de tout nouveau produit, de toute nouvelle division, de tout nouvel employé, de toute nouvelle loi ou de tout nouveau processus s'accompagne de son propre entrepôt de données financières et non financières. Ce tsunami de données fait qu'il est de plus en plus difficile pour les professionnels - à tous les niveaux de l'organisation - de savoir quelles informations doivent être fournies tout au long des processus de budgétisation, de prévision et de planification.

La solution : Les données financières étant au cœur de toute organisation prospère, tous les dirigeants d'entreprise doivent consacrer des ressources pour aider leurs professionnels de la finance à exploiter le volume croissant de données. Cela signifie qu'il faut s'assurer que les outils et la formation sont en place pour leur permettre de collecter facilement les données, de les exploiter et d'élaborer des recommandations pratiques et exploitables.

Raison n°2 - Une lacune dans les processus. Au sein des entreprises ambitieuses et en pleine croissance, tous les secteurs sont confrontés à la question de savoir comment partager au mieux leurs données financières et non financières. Qu'est-ce qui est partagé ? Quand ? Comment ces données sont-elles sécurisées ? Les chefs de service se soucient de leurs données. Lorsque les processus de partage des données sont douteux ou lourds, la fréquence et les types de collaboration sont naturellement réduits de façon spectaculaire.

La solution : Les responsables financiers doivent prendre les devants et regarder à l'extérieur de leur entreprise - en se renseignant auprès de leurs collègues du secteur pour identifier les moyens d'améliorer les processus de travail et l'automatisation des données. En introduisant et en défendant de telles initiatives, le département financier accroît la confiance dans les processus de collaboration et de planification.

Raison n° 3 - Un fossé culturel. Soyons réalistes : il est toujours un peu effrayant d'être enfermé dans un ensemble de chiffres, quels que soient le temps et les efforts consacrés à leur élaboration. Que se passe-t-il si les chiffres sont incomplets ou inexacts ? La réalité est que le monde évolue si rapidement que certains chiffres auront inévitablement une durée de vie limitée. Si les chefs de département fournissent autant de contexte que possible, ils savent aussi qu'ils seront tenus pour responsables des chiffres qu'ils présentent. Il en résulte une réticence à soumettre ou à produire des chiffres si l'on n'accepte pas la façon dont la nature changeante des affaires affectera la validité des chiffres.

La solution : Vous pouvez adapter votre culture de manière à encourager vos services à fournir leurs données/plans en posant certaines de ces questions essentielles : "Comprenons-nous pourquoi certains de nos indicateurs clés de performance fluctuent de façon spectaculaire ?" "Dans quelle mesure reconnaissons-nous ou sanctionnons-nous la variation des chiffres/recommandations émanant des responsables de nos départements ?", "Nous accrochons-nous aux chiffres sans tenir compte du contexte dans lequel ils ont été préparés ?", et "Donnons-nous au département financier les outils qui l'aideront à mieux comprendre les chiffres ?"

Raison n° 4 - Un manque de valeur. Les responsables de votre département comprennent-ils vraiment la relation entre les chiffres qu'ils fournissent au département financier et la manière dont ces informations sont traduites en recommandations exploitables ? Dans les entreprises en croissance rapide, ce "pont" doit être construit et constamment renforcé.

La solution: Le département financier doit consacrer du temps à travailler avec chaque responsable de département et à expliquer/renforcer la manière dont leurs chiffres affectent leurs propres domaines et la santé financière/stratégique globale de l'entreprise. Dans le même temps, la direction générale doit donner l'exemple de la collaboration afin que tous les départements considèrent qu'il s'agit d'un comportement important.

Raison n° 5 : - Un fossé politique. Parce que les résultats de la budgétisation, des prévisions et de la planification conduisent une entreprise à concentrer ses ressources sur certains départements et/ou initiatives plutôt que sur d'autres, les priorités et les projets de certaines personnes sont reportés ou annulés. Dans ce cas, les gens se sentent déçus, ce qui les amène à remettre en question le processus de prise de décision et les données sur lesquelles il repose. En particulier, ceux qui pensent que les décisions sont "personnelles" plutôt que fondées sur des critères commerciaux seront beaucoup moins enclins à collaborer tout au long de la planification.

La solution: Bien que chaque processus de planification puisse être amélioré, vous réduirez considérablement ce qui peut être perçu comme un parti pris politique en introduisant des outils et des processus qui impliquent activement les personnes dans le processus de planification. En fait, le fait de mettre en lumière la manière dont les chiffres d'un département influencent ses projets (et les plans globaux de l'entreprise) augmente la volonté de collaborer.

Les solutions de gestion des performances de l'entreprise (CPM), telles que Prophix, vous aident à combler les lacunes qui entravent la collaboration. En effet, les logiciels de CPM suivent les processus de flux de travail, automatisent les notifications et permettent une approbation efficace des tâches. En établissant une base solide pour la collaboration tout au long du processus de planification, vous obtenez de meilleurs budgets, de meilleurs plans et, en fin de compte, de meilleurs résultats.