Cinq étapes pour accélérer la clôture de l'exercice

Une clôture rapide de l'exercice est une bonne indication de la santé financière globale de votre organisation et un signe que vos processus et systèmes sont précis et efficaces.

Le processus de clôture de l'exercice est-il pour vous une épreuve épuisante ou une série d'événements prévisibles ? Et si je vous disais qu'il est possible d'accélérer et de faciliter les clôtures de fin d'année ?

Une clôture rapide de l'exercice est une bonne indication de la santé financière globale de votre organisation et un signe que vos processus et systèmes sont précis et efficaces. En outre, un processus de clôture efficace permet de gagner du temps, ce qui permet à votre équipe financière de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.

Si vous souhaitez accélérer la clôture de votre exercice, suivez ces cinq étapes :

1. Impliquer les comités d'audit dès le début

L'implication des auditeurs, tant internes qu'externes, dès le début du processus de clôture de l'exercice permettra d'éviter les écueils et donnera à votre bureau des finances un aperçu des améliorations qui peuvent être apportées à vos systèmes. Les auditeurs peuvent également fournir un retour d'information régulier tout au long de la mise en œuvre d'un système de gestion financière et peuvent interpeller le personnel sur les retards.

2. Améliorer et mettre en œuvre les contrôles financiers

La mise en œuvre d'un système de gestion financière permettra d'évaluer la capacité de votre entreprise à réagir aux risques et à les atténuer. Lorsque les auditeurs estimeront que vos systèmes fonctionnent correctement, il ne sera nécessaire de tester que de petits échantillons de données plutôt que de grandes quantités de transactions.

3. Développer la fonction de reporting de gestion

La mise en place d'un système de production de rapports de gestion réguliers peut faciliter le processus d'établissement des rapports de fin d'année en permettant aux services de suivre leurs ressources et leurs dépenses tout au long de l'année. Des rapports de gestion actualisés permettent également aux services de réaffecter et de redéfinir les priorités de leurs ressources afin de garantir la réalisation des objectifs de l'entreprise. Il en résulte non seulement une clôture plus rapide, mais aussi une gestion plus efficace.

4. Assurer une gestion de projet efficace

La planification des projets devrait faire partie du système utilisé pour gérer et fournir les rapports de fin d'année.

5. Tirer parti de la technologie pour optimiser le processus

Votre logiciel comptable ou ERP est un investissement coûteux, mais sa qualité dépend des données qu'il contient et de la facilité avec laquelle il est possible d'exploiter ces données. Il est essentiel de s'assurer que vous avez de bonnes politiques et procédures sur la façon d'utiliser votre ERP pour garantir une clôture en douceur. Cependant, la plupart des consolidations et des clôtures sont effectuées en dehors de l'ERP à l'aide de méthodes comptables manuelles qui prennent du temps et de feuilles de calcul sujettes aux erreurs. La complexité augmente surtout lorsque plusieurs systèmes sont utilisés, que le chargement des données et la révision des cellules sont impliqués.

Pour y remédier, il est vivement recommandé de mettre en place un système de gestion financière solide. Les logiciels de gestion des performances de l'entreprise (CPM) ont été conçus pour permettre une meilleure visibilité des performances des divisions et faciliter le partage des informations au sein de l'entreprise.

Le logiciel CPM permet aux utilisateurs de créer, de modifier, de gérer et de signaler rapidement et facilement tous les aspects des écritures de journal, tels que les éliminations intersociétés et les conversions de devises. Le logiciel CPM peut également faciliter l'application d'ajustements de crédit et de débit pour soutenir le processus de consolidation financière. Veillez à ce que votre solution CPM soit basée sur le cloud, ce qui la rend idéale pour le travail à distance, car elle est accessible à toute personne disposant d'un appareil connecté à l'internet. Les données centralisées, l'automatisation et la collaboration sont accessibles à tous les membres de l'équipe financière, quel que soit leur lieu de travail. Cela permet de réduire considérablement le temps nécessaire à la clôture des comptes tout en accélérant l'établissement des rapports.

[caption id="attachment_26141" align="aligncenter" width="1200"]

Une clôture d'exercice plus rapide grâce au logiciel Prophix[/caption]

Une fois que vous avez réussi à accélérer la clôture de l'exercice, vous pouvez appliquer ces principes à vos rapports de fin d'année, à vos trimestres/fin de mois, à votre budget annuel, à la préparation des impôts et des audits, à l'analyse de la rentabilité des produits et aux prévisions pour le trimestre ou le milieu de l'année.

Pour en savoir plus sur les avantages d'une clôture de l'exercice plus rapide, lisez notre livre blanc intitulé " Achieve A Faster End Close Now" (Réalisez une clôture de l'exercice plus rapide dès maintenant).