Choix d'un logiciel de CPM - Les trois erreurs à éviter

Trouver une solution CPM appropriée n'est pas sorcier

L'enjeu est de taille lorsqu'il s'agit de trouver la bonne solution CPM ; les mauvaises décisions peuvent souvent avoir de graves conséquences. Christian Fuchs, analyste chez BARC, décrit les trois erreurs les plus courantes et explique comment les éviter.

De nombreuses entreprises utilisent Excel comme option par défaut pour afficher les processus de reporting et de planification, principalement pour des raisons de commodité ("nous l'avons déjà et il ne coûte rien"). Mais en fin de compte, la plupart des entreprises en arrivent à un point où la "douleur" d'Excel devient trop importante et où elles ont besoin d'une solution CPM spécialisée. Mais choisir la bonne solution est plus facile à dire qu'à faire.

En tant qu'analyste chez BARC, j'aide depuis sept ans les entreprises à choisir des solutions de Business Intelligence (BI) et de CPM. Au cours de cette période, j'ai constaté que les mêmes erreurs se produisaient avec une fréquence remarquable dans les processus de sélection des logiciels. Il ne s'agit pas d'erreurs insignifiantes, mais d'erreurs graves qui peuvent mettre en péril la réussite d'un projet.

Pour vous aider à gérer ces dangers dans votre projet, j'ai résumé ce que je considère comme les trois erreurs les plus courantes, accompagnées de quelques conseils pratiques pour les éviter.

Erreur n° 1 : une analyse des besoins désordonnée

La base de tout processus de sélection d'un logiciel est une analyse des besoins solide. Cependant, il est étonnant de constater que de nombreuses entreprises échouent à cette première étape. Les erreurs classiques récurrentes sont les suivantes

• Le service informatique cherche un outil "approprié" pour les départements de l'entreprise sans les impliquer dans l'analyse des besoins.
• Les besoins ne sont recueillis que dans des secteurs restreints de l'entreprise, sans consultation de tous les services concernés.
• Penser à trop court terme : Un outil est choisi simplement parce qu'il permet de résoudre les problèmes les plus importants, sans tenir compte des besoins futurs probables.

Si vous vous trouvez dans l'une ou plusieurs de ces situations, vous devez tirer la sonnette d'alarme ! Vous risquez de mener une analyse des besoins limitée.

Mon conseil : procédez à une analyse approfondie des besoins fonctionnels, techniques et organisationnels dans toutes les unités opérationnelles qui sont appelées à travailler avec le logiciel. Cette analyse doit englober les services commerciaux ainsi que les services informatiques afin d'éviter les problèmes d'acceptation lorsque l'outil sera utilisé.

• Les fonctions absolument nécessaires et souhaitées, ainsi que le cercle d'utilisateurs du logiciel, doivent être identifiés dans le cadre de l'analyse des exigences fonctionnelles l'analyse des exigences fonctionnelles.
• L' analyse des exigences techniques porte sur la sécurité des données, les performances requises et réalisables, les plates-formes et les systèmes d'exploitation ainsi que la technologie des bases de données.
• Le nombre d'utilisateurs, ainsi que la prise en charge de différents types d'utilisateurs (utilisateur expérimenté, utilisateur ad hoc, utilisateur final) par le biais des fonctionnalités de l'outil, sont basés sur les critères de sélection de l'organisation .

L'analyse des besoins aboutit à un catalogue complet de critères permettant d'évaluer et de qualifier les solutions logicielles envisagées. Comme tous les critères n'ont pas la même importance, chaque exigence doit être pondérée. Seuls les critères importants doivent être appliqués pour la présélection ("liste restreinte") afin de réduire efficacement le marché sur la base d'une petite sélection de points d'évaluation pertinents. D'autres critères moins importants doivent être pris en compte ultérieurement lors de l'évaluation détaillée de la liste restreinte de produits.

Le respect de ces lignes directrices permettra d'établir une base solide pour le choix d'une solution CPM appropriée à un stade ultérieur du projet.

Erreur n° 2 : Choisir le fournisseur et non la solution

Se concentrer uniquement sur les "grands" fournisseurs de logiciels bien connus dès le départ est une erreur que commettent de nombreuses entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises. "Les fournisseurs de logiciels plus petits et spécialisés disposent souvent de très bonnes solutions et d'une compréhension plus approfondie des besoins en fonction de facteurs tels que la situation géographique, le secteur d'activité et la taille de l'entreprise.

Il est compréhensible que les entreprises aient des doutes sur le choix d'un fournisseur "plus petit". Par exemple, lorsqu'ils considèrent la sécurité de leur investissement, les décideurs peuvent penser qu'il est plus probable qu'un fournisseur plus petit soit racheté ou devienne insolvable. Toutefois, la taille et le profil d'un fournisseur ne doivent pas être un critère d'OC dans le processus de sélection. Il faut garder à l'esprit que la continuité d'un produit ne peut pas nécessairement être garantie simplement parce qu'il est fourni par un "grand" fournisseur. De même, il n'y a pas toujours de corrélation entre la taille d'un fournisseur et la qualité de son produit.

Pour votre décision de sélection, vous devez principalement prendre en compte les éléments suivants :

Plus grand n'est pas nécessairement meilleur - les "grands" fournisseurs supposés ne sont pas inévitablement supérieurs à tous égards à leurs "petits" rivaux. La taille ou la notoriété d'un fournisseur n'est pas un critère de décision valable.

L'offre globale de support technique et fonctionnel, basée sur les exigences de votre organisation, contribue-t-elle à un rapport qualité-prix raisonnable ? Des facteurs tels que les services d'assistance sur site, la manière dont le fournisseur traite ses clients, l'assistance dans la langue locale et les connaissances spécifiques à la région ou à l'industrie ne sont que quelques-uns des éléments à ne pas sous-estimer lors du choix d'un logiciel. Notre expérience et nos recherches montrent régulièrement que les "petits" fournisseurs sont généralement plus performants que les "grands" fournisseurs mondiaux sur ces points.

Erreur n° 3 : Pas de preuve de concept

Il peut être risqué de ne pas procéder à une évaluation détaillée des solutions figurant sur votre liste restreinte en raison de contraintes de temps ou pour des raisons financières. Les solutions doivent être examinées au regard de toutes les exigences pertinentes (et des coûts) et mises à l'épreuve dans le cadre d'une évaluation détaillée. Cela permet de sécuriser l'investissement et de minimiser le risque de prendre une mauvaise décision.

L'objectif d'une évaluation détaillée est d'obtenir une image précise des capacités offertes par le logiciel. Les installations de test, les présentations structurées de logiciels et les créations de prototypes ("proof of concept") sont appropriées ici, idéalement sur la base d'exigences de performance et de données qui sont aussi réalistes que possible en ce qui concerne la façon dont l'organisation prévoit finalement d'utiliser le logiciel.

Il est également conseillé de faire appel à des consultants externes et à des entretiens avec des clients de référence pour obtenir un retour d'information sur les fournisseurs et les produits dans le cadre d'autres projets et entreprises. En particulier, le retour d'information d'autres utilisateurs travaillant au quotidien avec la solution peut s'avérer extrêmement précieux pour mettre en lumière les problèmes et défis potentiels qui peuvent survenir une fois la solution mise en œuvre.

Conclusion

Trouver une solution CPM appropriée n'est pas sorcier. En suivant ces conseils, vous augmenterez vos chances d'aboutir à un processus de sélection précis et fructueux.

Important : évitez de commettre les erreurs décrites ci-dessus et soyez attentif aux signes avant-coureurs. Si vous remarquez que quelque chose ne va pas, remettez activement le projet sur les rails. La connaissance des meilleures pratiques en matière de sélection de logiciels, ainsi que des pièges les plus courants, réduira considérablement les risques de prendre une mauvaise décision ou de faire échouer le projet.

Armé de ces conseils, rien ne devrait vous empêcher de mener à bien votre projet de sélection de logiciels de CPM. Je vous souhaite beaucoup de succès dans votre propre processus de sélection sans faille !