Budgétisation et planification 2.0 : Comment maintenir l'agilité de votre organisation

Il est temps de repenser la manière dont vous établissez votre budget. Trop d'organisations s'appuient sur un processus de budgétisation et de planification qui repose presque entièrement sur des feuilles de calcul et sur des heures de travail manuel, un processus utilisé depuis des décennies. Bien qu'il y ait un certain intérêt à s'en tenir à un tel processus, ce n'est pas la meilleure méthode pour les organisations qui doivent s'adapter à l'évolution des marchés, ce qui est le cas de toutes.

Alors, comment s'assurer que vos processus de budgétisation et de planification vous mettent sur la voie de la réussite ?

L'état de la budgétisation et de la planification

Les processus traditionnels de budgétisation et de planification prennent généralement l'une des deux formes suivantes.

La première est la construction ascendante, qui commence par la détermination, par chaque service, des dépenses prévues pour l'année. Si vous le faites manuellement, le résultat final est une énorme feuille de calcul qui couvre les budgets de l'ensemble de l'organisation.

La deuxième approche est celle des modèles, dans laquelle chaque service commence par un modèle basé sur ses dépenses de l'année précédente, en procédant à un ajustement en pourcentage sur la base des prévisions ou des objectifs de l'organisation. Cela peut conduire à une augmentation ou à une diminution globale des budgets.

Ces deux approches existent depuis des décennies et présentent chacune des avantages et des inconvénients.

Les défis de la budgétisation ascendante manuelle basée sur des feuilles de calcul

Lorsque vous utilisez des processus manuels et des feuilles de calcul, le résultat de la construction ascendante est un classeur géant qui couvre toutes les considérations budgétaires possibles dans l'ensemble de l'organisation sur des milliers de cellules. Ces fichiers sont trop souvent la propriété d'une seule personne au sein du bureau du directeur financier, ce qui peut créer un sérieux goulot d'étranglement au début de l'année fiscale.

Voici quelques-uns des problèmes que les organisations rencontrent souvent avec la budgétisation ascendante manuelle à l'aide d'une feuille de calcul :

• Trop d'hypothèses. L'énorme feuille de calcul Excel que vous obtenez est pleine d'hypothèses provenant de tous les contributeurs, ce qui rend difficile de savoir ce qu'elles sont - ou comment elles ont été formulées.
• Trop d'efforts. L'utilisation de feuilles de calcul pour établir des budgets massifs prend du temps. Beaucoup de temps. Le temps et les efforts peuvent être réduits grâce à l'automatisation et à l'amélioration des processus.
• Trop risqué. Le fait de s'en remettre à quelques experts pour gérer votre feuille de calcul budgétaire ne crée pas seulement des goulets d'étranglement, mais aussi de sérieux risques. Ces feuilles de calcul sont souvent truffées de formules, qu'une simple erreur peut briser. Avec le nombre de personnes qui ajoutent des données à votre feuille de calcul, il y a tout simplement trop de chances que ces formules se brisent ou que d'autres erreurs critiques soient commises.

Bien que la budgétisation ascendante dans une feuille de calcul semble logique et directe, elle crée un processus lent et lourd qui aboutit à des budgets trop complexes.

Les défis de la budgétisation basée sur des modèles

À première vue, l'établissement du budget sur la base de modèles semble être la solution idéale pour surmonter les difficultés liées à l'établissement d'un budget ascendant. Au lieu de s'appuyer sur de multiples hypothèses inconnues, les départements ajustent leur budget sur la base des budgets précédents, des performances globales de l'organisation et d'autres facteurs similaires. Et comme ils utilisent un modèle, cela demande beaucoup moins d'efforts que les autres méthodes. Mais les modèles ne sont pas une solution parfaite, et ils posent leur propre lot de problèmes.

• Une seule grande hypothèse. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses inconnues de chaque département, la budgétisation basée sur un modèle repose sur une seule hypothèse : que l'exercice à venir sera similaire à l'exercice précédent, à plus ou moins quelques points de pourcentage. Bien que cela puisse être vrai certaines années, vous risquez d'être moins bien préparé à certains scénarios.
• Un efforttoujours important. Même si l'établissement du budget sur la base de modèles est censé réduire les efforts liés à la budgétisation et à la planification, il s'agit toujours de l'une des méthodes les plus exigeantes en termes de main-d'œuvre.
• Risque d'erreur. Les modèles Excel reposent sur une multitude de formatages conditionnels, de formules et d'autres fonctions similaires en coulisse qui se brisent facilement si vous n'êtes pas un pro d'Excel.

Les modèles constituent une approche améliorée de la budgétisation et de la planification à bien des égards, mais ils ne sont pas encore la meilleure solution. Ils exigent toujours beaucoup de temps et de ressources et créent des budgets rigides qui ne tiennent pas compte des conditions réelles.

Que devrait donc faire votre organisation à la place ?

Pourquoi les entreprises devraient s'efforcer de faire preuve d'agilité en matière de budgétisation et de planification

Les entreprises agiles peuvent prendre des décisions rapidement lorsqu'elles réagissent à des changements internes ou externes soudains, ce qui leur permet de rester sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs. L'agilité s'accompagne d'un état d'esprit selon lequel tout ajustement, des budgets aux prévisions et aux stratégies, est essentiel à la croissance de l'entreprise. Les organisations qui souhaitent intégrer l'agilité dans leur culture devraient prendre en compte les critères suivants, comme le souligne le rapport How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap (Comment les dirigeants financiers peuvent-ils combler le fossé FP&A) de Prophix:

• Vélocité : Votre organisation devrait s'efforcer de ne pas prendre plus d'une semaine pour prévoir les bénéfices et les revenus. Les prévisions doivent couvrir une année entière.
• Précision : L'agilité ne se limite pas à la rapidité. Les budgets et les prévisions devraient avoir une marge d'erreur de 5 %.
• Des processus de budgétisation et de planification flexibles : Les budgets, les prévisions et les autres plans doivent être capables de gérer des changements mineurs, et ces changements doivent être mis en œuvre dans un délai d'une demi-journée.

Peu d'organisations peuvent dire qu'elles satisfont à ces critères. Dans une enquête menée auprès de plus de 500 professionnels de la finance, FSN et Prophix ont constaté que seulement 20 % des organisations peuvent faire des prévisions à plus de 12 mois, et que moins de la moitié d'entre elles peuvent prévoir les bénéfices ou les revenus avec une marge d'erreur de 5 %.

Alors pourquoi votre organisation devrait-elle s'efforcer de rendre ses processus de budgétisation et de planification plus souples ? Non seulement cela vous permettra de mieux résister à l'évolution des conditions du marché, mais cela vous donnera une longueur d'avance sur la concurrence.

Comment atteindre la budgétisation et la planification 2.0 ?

Maintenant que vous avez compris pourquoi l'agilité est importante dans la budgétisation et la planification, voyons comment votre organisation peut y parvenir.

Utiliser la transformation numérique pour être plus agile

Le bureau du directeur financier est trop souvent submergé par des données provenant de feuilles de calcul déconnectées et réparties dans plusieurs départements. La transformation numérique - comme le passage des feuilles de calcul à un logiciel de budgétisation et de planification adéquat - estessentielle pour centraliser les données, quelle que soit leur provenance. En utilisant des plateformes modernes et intégrées comme Prophix, vous pouvez traiter les données comme un atout plutôt que comme une vague écrasante.

Un élément clé de cette transformation ? L'automatisation. Imaginez que les aspects les plus fastidieux de la budgétisation et de la planification soient pris en charge automatiquement pendant que vous vous concentrez sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Passer à une planification continue

Les organisations qui disposent d'équipes de reporting et de planification distinctes au sein du bureau du directeur financier ont souvent des processus multiples et déconnectés pour la budgétisation et la planification, fonctionnant généralement selon des calendriers différents. Grâce à la planification continue, vous pouvez unifier ces processus en un flux de travail unique, ce qui optimise vos dépenses en ressources tout en garantissant que chaque équipe travaille avec les mêmes facteurs clés pour les recettes et les dépenses.

Prendre le temps de le faire signifie que les données peuvent être transmises d'une équipe à l'autre en toute transparence, surtout si vous utilisez les bons outils. Chaque équipe parle des budgets et des prévisions en utilisant le même langage, et les informations que vous tirez des budgets et des prévisions deviennent beaucoup plus utiles.

Remplacer la planification incrémentale par la budgétisation base zéro

Les approches progressives de la budgétisation et de la planification reposent sur une hypothèse erronée : "si c'était vrai l'année dernière, ce sera vrai cette année" C'est là qu'intervient la budgétisation base zéro. Contrairement à la budgétisation et à la planification ascendantes et basées sur des modèles, la budgétisation en base zéro élimine les hypothèses. Elle encourage les services à considérer chaque exercice financier comme une ardoise vierge et, en fin de compte, crée une meilleure représentation de ce que seront leurs besoins budgétaires.

La budgétisation base zéro est plus agile, elle permet de gérer les données plus efficacement et elle soutient la re-prévision - une partie essentielle de l'élaboration de processus de budgétisation et de planification agiles.

Faire de l'agilité une priorité dans la budgétisation et la planification

La budgétisation et la planification 2.0 visent à promouvoir l'agilité. Grâce à la transformation numérique, à la planification continue, à la budgétisation base zéro et à d'autres méthodes, le bureau du DAF peut fournir à l'ensemble de l'organisation une vision plus précise de l'avenir, contribuer à atténuer les risques commerciaux et tirer le meilleur parti des nouvelles opportunités. Ces techniques pourraient être possibles avec des processus de planification manuels et des feuilles de calcul, mais elles fonctionnent mieux lorsque vous utilisez une plateforme de performance financière comme Prophix.

Vous voulez savoir comment ? Regardez la démo.