Budget base zéro : Quoi, pourquoi et comment

Votre équipe financière est-elle prête à faire face à tout et n'importe quoi ? Pouvez-vous modifier un budget en une seule journée ? Pouvez-vous refaire des prévisions de revenus en moins d'une semaine ? Vos prévisions sont-elles toujours exactes ?

Si ce n'est pas le cas, qu'est-ce qui vous en empêche ?

La finance de demain exigera des niveaux de précision et d'agilité de plus en plus élevés. Mais que faudra-t-il pour réussir ? D'après notre enquête mondiale auprès de plus de 500 responsables financiers, l'un des éléments clés pour de nombreuses entreprises est la budgétisation base zéro (BBZ).

Voici un aperçu de ce qu'est la budgétisation à base zéro, de son importance et de la manière de la mettre en œuvre.

Qu'est-ce que le budget base zéro ?

La budgétisation à base zéro est une budgétisation sans bagages. Il s'agit de commencer chaque budget annuel à partir de zéro et de ne pas reprendre les hypothèses de recettes de l'exercice précédent. Concrètement, cela signifie que l'on n'utilise pas le budget de l'année précédente comme point de départ. Au contraire, le budget est construit à partir de zéro, sur la base des stratégies et des objectifs de l'organisation.

Comment la ZBB permet-elle une plus grande précision ?

Le principal avantage de la budgétisation axée sur les résultats peut se résumer en un mot : précision. Pourquoi les budgets ZBB sont-ils généralement exacts ? Cela tient à deux choses : le processus et les attentes.

La précision grâce au processus

Le processus budgétaire conventionnel est efficace mais n'est pas incroyablement précis. Ce n'est pas si surprenant. Si un budget repose sur les hypothèses du dernier budget - et des dizaines de budgets précédents - la validité des chiffres en souffrira inévitablement.

Les reliques des budgets passés hantent presque toujours la précision des budgets conventionnels. C'est le cas, par exemple, lorsque le chef de service ne peut expliquer le poste "morepop" et pourquoi il a besoin de 25 000 dollars à cet effet. Mais comme ce poste figure dans le budget depuis huit ans, il doit y rester.

Comme le processus ZBB part de zéro, les budgets contiennent moins d'hypothèses et moins d'éléments inutiles.

L'exactitude grâce à la responsabilité

Si les chefs de service doivent justifier la manière dont chaque dépense soutient les objectifs de l'entreprise, ils adopteront une approche complètement différente de la budgétisation. Ils ne se contenteront pas d'ajuster les chiffres de l'année dernière à la hausse ou à la baisse de quelques points de pourcentage, mais prendront plus de temps avant d'inscrire des chiffres au budget. Ils se baseront sur les informations les plus récentes et les plus complètes, ce qui signifie que les chiffres seront plus précis au moment de la publication du budget et tout au long de l'année fiscale.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Avez-vous l'habitude d'envoyer aux chefs de service un modèle de budget contenant des chiffres ? Imaginez maintenant que vous envoyiez le modèle sans chiffres - uniquement des zéros - et que vous demandiez aux personnes concernées de se débrouiller à partir de là.

À quoi cela pourrait-il ressembler ? Supposons que votre entreprise planifie le lancement d'un produit important pour l'année à venir. Un responsable du marketing établirait le budget de tout ce dont il a besoin pour que ce lancement soit le meilleur possible, y compris le personnel, le financement des campagnes et le soutien de l'agence. De même, le responsable des opérations évaluera ses dépenses pour soutenir le lancement du produit - comme la nécessité de rééquiper le matériel ou d'ajouter du personnel - et établira le budget en conséquence.

Mais l'établissement du budget n'est que la première étape. Il faut ensuite obtenir l'approbation du budget. L'approbation du budget n'a rien de nouveau, bien sûr. Mais avec le ZBB, le processus d'approbation peut être un peu plus intense. Il ne s'agit pas de donner un coup de tampon simplement parce que le budget d'un département se situe dans la fourchette des coûts prévus. Au contraire, les évaluateurs examinent attentivement chaque poste et le coût associé. En outre, les questions sont généralement plus nombreuses, ce qui se traduit par davantage de communication, de collaboration et de cycles d'examen.

Si tout cela semble représenter un surcroît de travail... c'est parce que c'est le cas. Mais les efforts supplémentaires consentis au début porteront leurs fruits tout au long de l'année.

Comment le ZBB renforce l'ensemble du processus FP&A

Il n'est probablement pas surprenant que les entreprises qui utilisent ZBB puissent mettre en œuvre des modifications budgétaires extrêmement rapidement - généralement en moins d'une demi-journée. Mais il s'avère que le ZBB a un avantage supplémentaire. Selon les résultats de l'enquête 2021 auprès des responsables financiers, le ZBB accroît également l'agilité d'une entreprise dans d'autres aspects de la gestion des finances et de l'administration.

Quatre-vingt-quatre pour cent des entreprises qui utilisent le ZBB peuvent prévoir à nouveau les résultats en moins d'une semaine, contre 51 % des entreprises qui ne l'utilisent pas. Celles qui utilisent ZBB sont également deux fois plus susceptibles de prévoir les recettes et les bénéfices avec une marge de +/- 5 %.

Comment savoir si mon entreprise doit s'engager dans cette voie ?

Votre entreprise devra répondre à cette grande question : Le fait de disposer d'un budget nettement plus précis vaut-il le temps et l'énergie nécessaires au déploiement de ZBB dans l'ensemble de l'entreprise ?

Pour certaines entreprises, la réponse est un oui sans équivoque. Les entreprises et les grandes entreprises dont les budgets sont constamment erronés de plus de 5 % devraient absolument commencer à envisager l'option ZBB. Pour les organisations plus petites qui disposent de moins de ressources pour s'engager dans le processus, ce n'est peut-être pas la bonne solution.

De quoi ai-je besoin pour commencer ?

Si vous pensez que le ZBB a du sens pour votre organisation, adoptez une approche mesurée de la mise en œuvre et assurez-vous d'obtenir l'adhésion et le soutien avant de commencer.

Engagement des chefs d'entreprise

L'engagement et le soutien des plus hauts responsables de l'organisation sont essentiels à la réussite du ZBB. Pour que le processus de ZBB soit couronné de succès, il faut la contribution et l'implication de tous, et en particulier des cadres supérieurs.

Le ZBB est un changement fondamental par rapport à la budgétisation habituelle - et il exige beaucoup plus de la part de beaucoup de personnes. Même si vos chefs de service participent actuellement à la budgétisation, le processus ne nécessite généralement pas un examen approfondi du coût des stratégies et des tactiques. Et soyons honnêtes, tout le monde n'est pas disposé à fournir des détails détaillés pour justifier les coûts de chaque poste. Et il ne s'agit pas seulement des chefs de service - le processus ZBB exige une plus grande implication de la part de tous les évaluateurs. Les cadres supérieurs sont-ils prêts à prendre le temps d'examiner tous les budgets en détail et à remettre en question les dépenses qui ne semblent pas s'aligner sur les stratégies de l'entreprise ?

Si votre organisation s'engage dans la voie de la ZBB, envisagez de la mettre en œuvre en tant qu'initiative d'entreprise descendante - et assurez-vous d'exposer clairement ce que l'organisation et toutes les personnes impliquées en retireront.

Nouveau processus et formation

La mise en place d'un système de ZBB peut nécessiter un renforcement des compétences de l'équipe financière et de ceux qui participent au processus de budgétisation. Les chefs d'entreprise devront apprendre à utiliser les outils. Les professionnels de la finance devront avoir une vision de haut niveau de la manière dont les choses se déroulent à l'échelle de l'entreprise - et de la manière dont les différents départements travaillent.

L'aide de la technologie

S'il est théoriquement possible de mettre en œuvre le ZBB à l'aide de feuilles de calcul, il est beaucoup plus facile de s'appuyer sur la technologie. Un système de gestion des performances de l'entreprise (CPM) peut rationaliser et automatiser le processus de budgétisation et de reporting, réduisant ainsi considérablement le travail manuel de l'équipe financière. Par exemple, vous pouvez configurer le système CPM de manière à ce que les modifications apportées aux budgets départementaux soient automatiquement intégrées au budget de l'organisation.

Un CPM permet également d'améliorer la collaboration et la communication, ce qui contribue à faire avancer les budgets tout au long du processus de révision, sans avoir à se réunir à 5 heures du matin. Le CPM est un système centralisé, de sorte que chacun peut accéder à un budget à tout moment pour voir où il en est dans le processus d'examen - et y apporter les modifications nécessaires. Il est même possible de revenir à des versions antérieures du budget si nécessaire.

En savoir plus sur l'amélioration de la précision et de l'agilité

Le ZBB peut représenter un avantage considérable pour toute entreprise, mais sa force ultime réside dans la relation symbiotique entre le ZBB, les prévisions glissantes et la planification de scénarios. Si votre entreprise peut être en mesure d'adopter l'une de ces techniques en utilisant des processus manuels, pour maîtriser ces techniques - et l'ensemble des activités de FP&A - vous devrez probablement faire appel à une nouvelle technologie pour simplifier le processus grâce à l'automatisation.

Pour en savoir plus sur la manière dont vous pouvez améliorer l'agilité et la précision de votre processus FP&A, consultez l'enquête 2021sur l'agilité dans la planification, la budgétisation et les prévisions.