Avantages et inconvénients du budget base zéro

La budgétisation base zéro a le pouvoir de révolutionner la gestion des coûts dans votre organisation. Il ne s'agit pas seulement de calculer des chiffres, mais de favoriser un environnement de responsabilité et d'efficacité opérationnelle.

Qu'est-ce que la budgétisation base zéro ?

La budgétisation sur la base zéro est une approche de la budgétisation d'entreprise qui exige que vous commenciez chaque année fiscale avec une base zéro. La base zéro exige que chaque département détaille ses besoins jusqu'au moindre poste, quel que soit le montant demandé dans le budget de l'année précédente.

Avantages du budget base zéro

Le budget base zéro (BBZ) présente plusieurs avantages. Elle encourage une culture de la conscience des coûts, favorise l'efficacité en éliminant les dépenses inutiles et aligne les ressources sur les objectifs stratégiques. Il permet également de comprendre en détail les coûts et les opérations, et favorise une culture de l'appropriation et de la responsabilité.

1. Une plus grande souplesse

L'un des avantages de la budgétisation base zéro (BBZ) est qu'elle accroît la flexibilité de votre équipe financière. Les administrateurs du budget doivent repartir de zéro et défendre leurs besoins en ressources lors de chaque cycle budgétaire, ce qui est inestimable en période d'incertitude économique.

2. Des données optimisées

Les entreprises qui adoptent une approche budgétaire fondée sur la méthode de la base zéro considèrent les données comme un actif précieux de l'entreprise, évitant ainsi la confusion causée par des feuilles de calcul décousues et une mauvaise gouvernance des données. Chaque valeur attribuée au budget doit correspondre à un besoin, ce qui permet de s'assurer qu'aucune dépense superflue n'est ajoutée.

3. Révision plus rapide des prévisions

La budgétisation base zéro nécessite des données validées et ordonnées, ce qui constitue un autre avantage. Ce même ensemble de données peut accélérer vos processus de prévision, en réduisant de manière significative le temps nécessaire à la réestimation de vos bénéfices et de vos revenus.

Inconvénients de la budgétisation base zéro

Examinons maintenant quelques-uns des inconvénients de la budgétisation base zéro et la manière dont vous pouvez les surmonter.

1. Visibilité limitée

Bien que le budget base zéro (BBZ) excelle dans de nombreux domaines, il ne permet pas de projeter des résultats à long terme par rapport aux méthodes conventionnelles. En effet, la budgétisation à base zéro se concentre sur le réajustement du budget plutôt que sur la prévision de l'avenir. Pour remédier à ce problème, il est important de consacrer du temps non seulement à l'examen du budget, mais aussi à l'établissement de priorités pour les initiatives stratégiques à long terme.

2. Forte intensité de main-d'œuvre

Pour les organisations habituées à une approche progressive de la budgétisation, le ZBB peut sembler exigeant. Chaque département doit justifier ses dépenses et ses projets sans s'appuyer sur les hypothèses des années précédentes. Bien qu'il s'agisse d'un excellent moyen de limiter les dépenses excessives, le ZBB nécessite une collaboration entre les différents départements de l'organisation.

3. Difficultés de mesure

Lorsque la productivité d'un département n'est pas facilement quantifiable, il peut être difficile de décider où allouer des fonds et de justifier ces dépenses auprès de la direction générale.

Avantages de la budgétisation en base zéro

Les avantages de la budgétisation en base zéro - une plus grande agilité, des données optimisées et une re-prévision plus rapide - peuvent se traduire par des avantages significatifs pour votre équipe financière et l'ensemble de votre organisation, notamment :

Des opérations axées sur les objectifs

Lorsque vous êtes contraint d'examiner comment chaque dollar de votre budget est dépensé, vous devez également évaluer vos objectifs pour l'année et les ressources dont vous avez besoin pour les atteindre. Les objectifs stratégiques de votre organisation sont ainsi plus clairement définis, ce qui vous permet de savoir ce qui est vraiment important.

Une meilleure responsabilisation

La budgétisation en base zéro est un processus collaboratif qui exige que chaque département soumette ses besoins en ressources pour l'année. Comme chaque équipe est impliquée dans le processus, il est plus facile de la tenir responsable de ses décisions et de ses performances. La budgétisation en base zéro nécessite également des contrôles fréquents tout au long de l'année, ce qui constitue un moment opportun pour se réunir en équipe afin d'identifier les priorités et d'apporter des changements.

Une gestion optimisée des coûts

Le plus grand avantage de la budgétisation base zéro est peut-être la gestion des coûts. Lorsque vous adoptez une approche progressive de la budgétisation, dans laquelle vous augmentez le montant total de votre budget d'un certain pourcentage chaque année, vous courez le risque de reporter des dépenses superflues qui ne correspondent pas à vos objectifs stratégiques. La budgétisation base zéro oblige les équipes à justifier chaque coût, de sorte qu'il est plus facile d'identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les dépenses.

Les défis de la budgétisation base zéro

Examinons les défis auxquels vous pourriez être confronté lors de la mise en œuvre de la budgétisation base zéro, de l'adhésion des parties prenantes à un éventuel changement d'orientation, en passant par l'introduction de l'incertitude et du stress.

L'adhésion des parties prenantes

Si vous avez l'habitude d'adopter une approche progressive de la budgétisation, il peut être difficile d'obtenir l'adhésion des parties prenantes à une nouvelle méthode. Si vos équipes sont habituées à recevoir un montant fixe de fonds chaque année, il peut être choquant de devoir justifier chaque poste. Avant de commencer la budgétisation base zéro, il est important d'en expliquer les avantages à votre organisation et d'obtenir l'adhésion de toutes les parties prenantes, afin que tout le monde soit prêt à participer au processus.

Objectif à court terme

La budgétisation base zéro adopte une approche granulaire de l'affectation des fonds, ce qui est efficace pour la gestion des coûts, mais peut vous amener à vous concentrer sur le court terme. Lorsque vous affectez des fonds à chaque poste, vous risquez de priver de priorité les projets à long terme, en particulier ceux qui n'ont pas de résultat tangible. Avant d'entamer le processus, vous devez définir une orientation claire pour vos initiatives à long terme afin qu'elles restent financées et dotées en personnel.

Incertitude et stress

La budgétisation en base zéro risque d'introduire de l'incertitude et du stress dans votre organisation. Lorsque les services doivent défendre leur propre budget, ils peuvent avoir l'impression d'être en concurrence avec d'autres équipes pour l'obtention d'un financement, et ils peuvent craindre que leurs projets et programmes soient éliminés. C'est pourquoi il est si important d'obtenir l'adhésion des parties prenantes avant d'entreprendre une démarche de ZBB, afin que chacun comprenne les priorités à court et à long terme de l'organisation.

Meilleures pratiques de la budgétisation base zéro

Explorons les stratégies les plus efficaces pour mettre en œuvre la budgétisation base zéro dans votre organisation, notamment les méthodes d'évaluation, la budgétisation collaborative et l'utilisation d'un logiciel FP&A.

Évaluer les demandes de ressources à l'aide d'un cadre unique

Lorsque vous utilisez la budgétisation base zéro, il est préférable de mesurer toutes les demandes de ressources à l'aune d'un cadre standard. Cela signifie qu'il faut comparer chaque coût de la même manière, ce qui permet de décider plus facilement de ce qui est nécessaire. Cela permet également de s'assurer que les budgets de tous les départements sont évalués de la même manière et que les besoins des équipes ayant des résultats mesurables ne sont pas prioritaires par rapport à d'autres fonctions importantes (par exemple, le marketing, les ressources humaines, etc.)

Faire de la budgétisation à base zéro un effort de collaboration

Pour que la budgétisation base zéro fonctionne au mieux, vous devez en faire un travail d'équipe. Toutes les personnes concernées doivent avoir leur mot à dire sur leurs besoins budgétaires. De cette manière, chacun comprend les décisions et se sent impliqué dans le processus. Il s'agit de travailler ensemble pour obtenir le meilleur résultat.

Utiliser un logiciel FP&A

Le ZBB exige que vous ayez une visibilité totale de tous vos centres de coûts, y compris de leurs activités, de leur productivité et de leurs revenus. Le logiciel FP&A est la solution idéale pour cette méthode, car il regroupe les données de l'ensemble de votre organisation, ce qui peut être un processus long et fastidieux dans les feuilles de calcul.

Il convient de noter que les logiciels de FP&A peuvent également être appelés logiciels de gestion de la performance financière (FPM), de gestion de la performance de l'entreprise (CPM) ou de gestion de la performance de l'entreprise (EPM).

Comment faire un budget base zéro ?

La budgétisation base zéro comporte cinq étapes clés :

1. Définir les objectifs - Décrivez ce que vous espérez réaliser au cours de cette période budgétaire et les ressources dont vous avez besoin pour y parvenir.
2. Identifier les inducteurs de coûts - Déterminer les variables qui ont un impact sur vos revenus et vos coûts et étudier leur évolution dans le temps.
3. Classer les dépenses - Répartir chaque poste dans l'une des quatre catégories suivantes : dépenses essentielles, stratégiques, de soutien ou discrétionnaires.
   1. Les dépenses essentielles sont celles qui sont nécessaires au fonctionnement de votre entreprise (par exemple, le loyer, les salaires, etc.).
   2. Les fonds stratégiques soutiennent directement les objectifs stratégiques.
   3. Les fonds de soutien soutiennent indirectement les objectifs stratégiques.
   4. Les fonds discrétionnaires sont généralement réservés aux voyages ou aux divertissements, qui sont facultatifs.
4. Affectationdes ressources - Affectez des fonds à chaque catégorie de dépenses et justifiez les avantages, les coûts, les risques et les solutions de rechange pour chaque poste.
5. Contrôlez votre budget - Comparez vos résultats réels à votre plan et rendez compte des résultats à vos parties prenantes.

Alternatives à la budgétisation base zéro

La budgétisation à base zéro n'est pas la seule approche disponible. Il existe plusieurs alternatives à la budgétisation qui peuvent être mieux adaptées à vos buts et objectifs.

Le budget à base zéro et le budget basé sur les activités

Labudgétisation par activités est une approche descendante qui vous oblige à calculer les fonds nécessaires pour soutenir le résultat ou l'objectif souhaité. Elle s'oppose à la budgétisation en base zéro, qui se concentre sur la comptabilité détaillée des besoins de chaque département. Alors que la budgétisation par activités met l'accent sur l'alignement stratégique et la croissance, la budgétisation en base zéro garantit la précision et protège contre les variations inattendues des coûts.

La budgétisation à base zéro par rapport à la budgétisation progressive

Labudgétisation incrémentale est le processus par lequel vous calculez le budget de l'année en cours en ajoutant ou en soustrayant un pourcentage du plan. En revanche, la budgétisation à base zéro ne s'appuie pas du tout sur le budget de l'année précédente et vous oblige à recommencer le processus depuis le début.

Budget à base zéro et budget continu

Labudgétisation continue consiste à ajouter un nouveau mois à la fin du budget pour chaque mois écoulé. Cela vous permet d'évaluer votre situation chaque mois et d'apporter des modifications au fur et à mesure. Le ZBB vous donne un plan détaillé pour l'année au début, alors que le budget continu vous donne la possibilité d'affiner votre budget chaque mois.

ZBB et budgétisation de la proposition de valeur

L'établissement du budgeten fonction de la proposition de valeurpermet de s'assurer que chaque coût figurant dans le budget apporte une valeur ajoutée, en posant des questions telles que : Pourquoi ce montant est-il utilisé ? Pour qui crée-t-il de la valeur - les clients, le personnel ou les parties prenantes ? Sa valeur est-elle supérieure à son coût ? Si ce n'est pas le cas, est-il justifié ? Tout comme la budgétisation base zéro, la budgétisation de la proposition de valeur est un bon moyen d'éliminer les dépenses inutiles et d'augmenter votre retour sur investissement.

Conclusion : Avantages et inconvénients de la budgétisation base zéro

En conclusion, la budgétisation base zéro est une approche détaillée de la budgétisation qui nécessite un examen minutieux de chaque coût. Si elle présente des avantages, comme un meilleur contrôle des coûts et une efficacité accrue, elle présente aussi des défis, comme l'incertitude et l'obtention de l'adhésion des parties prenantes. Toutefois, ces obstacles peuvent être surmontés grâce à des pratiques exemplaires telles que la collaboration et l'évaluation des demandes à l'aide d'un cadre unique. N'oubliez pas qu'il existe d'autres solutions à envisager si la budgétisation base zéro ne convient pas à votre organisation. En fin de compte, le choix dépend de vos besoins et objectifs financiers uniques.