Accélérer la consolidation et la clôture avec CPM

Récupérez vos soirées et vos week-ends

Définir la consolidation et la clôture

Trop d'entreprises clôturent encore leurs comptes manuellement. Ce n'est un secret pour personne que les processus comptables manuels sont une source de frustration majeure pour presque toutes les équipes financières. Les feuilles de calcul interminables, les nuits et les week-ends à effectuer des tâches répétitives telles que les écritures, les rapprochements, les rapports et les écarts. Puis, tout à coup, les choses sont devenues plus intéressantes, ou plus compliquées, devrais-je dire

2020 est arrivé et avec lui une pandémie, un lockdown et maintenant, beaucoup d'entre nous travaillent à domicile. Pour couronner le tout, la distance et la communication à distance sont venues entraver un processus qui avait déjà besoin d'être amélioré. Génial, non ?

Dans le monde d'aujourd'hui, plusieurs options s'offrent à nous lorsqu'il s'agit de tirer parti de la bonne solution pour résoudre les problèmes de consolidation et de clôture. De nombreux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) offrent des fonctions de consolidation pour combiner les données financières. Il est également possible d'utiliser des feuilles de calcul, mais cela nécessite souvent beaucoup de travail manuel.

Il existe également des logiciels spécialement conçus pour prendre en charge la consolidation financière, la clôture et l'établissement de rapports. Les logiciels de gestion des performances de l'entreprise (Corporate Performance Management - CPM) sont un exemple de logiciel spécialisé, et de nombreuses organisations les utilisent déjà pour rationaliser leurs processus de gestion des finances et de l'audit.

Les logiciels de CPM rationalisent les activités de FP&A en unifiant toutes les données financières et en automatisant les processus banals, ce qui vous permet de gagner du temps. Certains logiciels de CPM peuvent également offrir des capacités de flux de travail robustes pour automatiser les processus financiers banals, ce qui vous permet de regagner du temps. Ce qui est intéressant ici, c'est que certaines solutions CPM peuvent également offrir de solidesfonctionnalités de consolidation et de clôture. Pour certains segments du marché, cela peut s'avérer très utile et offrir un avantage concurrentiel.

Le processus de consolidation

L'approche d'une entreprise en matière de consolidation peut varier en fonction de la participation majoritaire de la société mère dans chaque filiale. La comptabilité de consolidation est utilisée lorsque la société mère détient une participation majoritaire de plus de 50 %, ce qui signifie que les actifs, les passifs, les recettes et les dépenses des filiales sont regroupés dans les états financiers de la société mère. Si une société détient une participation inférieure au seuil de contrôle, mais qu'elle exerce une influence significative sur l'entreprise, la méthode de la mise en équivalence s'impose.

Dans la méthode de consolidation par mise en équivalence, la société mère inscrit sa participation dans les filiales à son bilan, en tant qu'actif égal au prix d'achat. Lorsque la filiale déclare son bénéfice net, la société mère déclare un revenu égal à sa part du bénéfice de la filiale, augmentant ainsi la valeur de l'actif de la participation et enregistrant le revenu en tant qu'augmentation des bénéfices non distribués.

Quelle que soit la manière dont vous effectuez les consolidations dans votre entreprise, les logiciels de consolidation conçus à cet effet vous permettent de configurer vos spécificités et de les intégrer directement dans le logiciel.

Méthodes de consolidation et de clôture

Planification des ressources de l'entreprise (ERP)

Les systèmes ERP peuvent vous aider à consolider et à clôturer vos comptes, mais ils peuvent être difficiles à utiliser car ils ne peuvent pas automatiser entièrement vos processus de consolidation, de clôture et de reporting. Par conséquent, une grande partie du processus de clôture nécessitera toujours des méthodes comptables manuelles et des outils tels que les feuilles de calcul.

Les feuilles de calcul

Lesfeuilles de calcul sont l'outil que les professionnels de la comptabilité connaissent le mieux, mais elles peuvent exiger beaucoup d'heures de travail humain, sans parler de la concentration et de la patience nécessaires pour garantir que le processus complexe de consolidation et de clôture se déroule correctement. Le processus peut être très manuel et sujet aux erreurs, en particulier lorsque plusieurs systèmes sont utilisés, pour le chargement des données et l'examen des cellules. La résolution des problèmes peut prendre beaucoup de temps qui pourrait être consacré à la planification ou à des initiatives stratégiques tournées vers l'avenir, telles que des prévisions fréquentes ou même la modélisation de scénarios pour réduire les risques de votre entreprise alors que vous tracez votre route en ces temps imprévisibles.

Logiciels spécifiques à la consolidation

Les logiciels spécialisés qui automatisent le rapprochement entre les systèmes sont généralement utilisés par les entreprises qui ont plusieurs systèmes à consolider. Un outil axé sur la consolidation peut remplacer le processus manuel de comparaison de plusieurs grands livres, s'intégrer à différents systèmes, regrouper les données en un seul endroit et créer des flux de travail. Toutefois, les logiciels spécifiques à la consolidation peuvent s'avérer coûteux et sont parfois excessifs pour les petites et moyennes entreprises, étant donné qu'ils sont limités à l'amélioration du processus de consolidation et de clôture.

Gestion des performances de l'entreprise (CPM)

Vous l'avez vu venir ? Oui, le même logiciel que de nombreuses organisations utilisent pour établir leur budget et leur planification peut être utilisé, selon le fournisseur, pour améliorer le processus de consolidation et de clôture. Les logiciels de CPM ont en grande partie les mêmes fonctionnalités qu'une solution de consolidation, mais ils offrent également une solution financière holistique qui permet d'établir des rapportset deplanifier. En ce qui concerne le processus de clôture, le logiciel CPM permet aux utilisateurs de créer, de modifier, de gérer et de signaler rapidement et facilement tous les aspects des écritures de journal, tels que les éliminations intersociétés et les conversions de devises. Le logiciel CPM peut également faciliter l'application d'ajustements de crédit et de débit pour soutenir le processus de consolidation financière.

Comment clôturer plus rapidement et avec plus de précision grâce au CPM

L'utilisation d'un outil CPM tel que Prophix simplifie la collaboration en assurant le suivi des informations au fur et à mesure qu'elles sont introduites dans le logiciel. Prophix aide les administrateurs à surveiller le processus de consolidation et à rendre compte de son état à tout moment.laconsolidationà l'aide d'un logiciel CPM réduit la durée du cycle de clôture financière et renforce la responsabilité, l'appropriation et le contrôle de l'équipe financière et des principales parties prenantes. Prophix vous permettra d'automatiser de nombreux processus, tels que

Importation dedonnées

L'importation de données à partir de systèmes disparates tels que votre ERP, votre CRM, votre système de ressources humaines et votre système de paie peut s'avérer un véritable casse-tête pour chaque clôture financière. Lorsqu'on utilise uniquement des feuilles de calcul traditionnelles, la consolidation des données provenant de systèmes disparates est souvent la tâche qui prend le plus de temps aux équipes financières.

Et si vous pouviez automatiquement extraire les données de ces systèmes au même endroit pour chaque clôture financière ?lelogiciel CPM peut s'intégrer à différents systèmesERP, CRM, RH et de paie pour un téléchargement transparent de toutes vos données dans des modèles de rapports mensuels. L'automatisation de cette extraction de données vous permet de gagner du temps et de mieux l'utiliser pour l'analyse financière.

Éliminations inter-sociétés

Les éliminations inter-sociétés sont utilisées pour supprimer les coûts associés à la vente de biens, de services, de prêts ou de participations entre une société mère et ses filiales. Prophix dispose d'une solution appelée Journals Manager, sortie à l'automne 2019, qui aide à la saisie et à la visualisation des éliminations inter-sociétés. Il suffit de sélectionner les entités pour lesquelles vous souhaitez saisir des informations, et l'outil dispose d'une vérification automatique pour s'assurer que toutes les valeurs s'équilibrent. La sécurité accrue entourant les écritures de journal contribue également à faciliter les processus d'audit externe.

Ajustements

Si une transaction est comptabilisée en retard, ou pire, si une transaction a été saisie de manière incorrecte, un ajustement devra être effectué pour réconcilier l'entrée afin d'obtenir un rapport précis. Grâce à l'outil complet de suivi de l'historique des données de Prophix, vous pouvez facilement voir si des valeurs ont été ajustées. Vous pouvez également utiliser le gestionnaire de journaux pour suivre les ajustements entre les différentes périodes, dans le cas où une transaction a été enregistrée dans la mauvaise période. Cela vous permet de gagner du temps en créant une trace transparente et visible pour des audits plus simples.

Devise écart de conversion

Également connu sous le nom d'écart de conversion cumulé, l'écart de conversion représente la différence entre les taux de change utilisés pour convertir les comptes du bilan et du compte de résultat. Étant donné que vous utiliserez des taux de fin de période et des taux moyens de période différents, l'écart de conversion doit être calculé à chaque clôture financière. L'utilisation d'un logiciel CPM peut vous aider à automatiser ce calcul du CTA, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur des initiatives stratégiques.

Gestion de la gestion des clôtures financières

De nombreuses équipes financières citent l'amélioration de la gestion de la clôture financière comme un facteur déterminant dans l'achat d'un outil CPM. Avec les conversions de devises, les éliminations inter-sociétés, les ajustements et autres, il est évident que les clôtures financières sont un processus fastidieux pour de nombreuses entreprises. Le Workflow Manager de Prophix vous permet de rationaliser votre processus de clôture financière en planifiant et en organisant les différents composants du cycle de clôture. Vous pouvez facilementautomatiservotre clôture financière mensuelle, trimestrielle et annuelle. Workflow Manager peut également vous aider à distribuer les rapports une fois que tous les autres processus ont été achevés.

Conclusion : CPM pour la consolidation et la clôture

Comme nous l'avons vu, les logiciels de CPM constituent une option convaincante pour accélérer le processus de consolidation et de clôture. Les mêmes caractéristiques qui font du logiciel CPM une excellente plate-forme de planification en font également une formidable solution de clôture.

Le fait d'intégrer vos processus de planification et de clôture dans la même solution vous donne une vue d'ensemble de l'état financier de votre entreprise. Prophix ne se contente pas de réduire les fenêtres de planification et d'accroître la précision grâce à l'intégration et à l'automatisation des données, mais applique également la même méthodologie pour rationaliser la clôture financière.

La solution CPM de Prophix, basée sur le cloud, est idéale pour le travail à distance, car elle est accessible à toute personne disposant d'un appareil connecté à Internet. Les données centralisées, l'automatisation et la collaboration sont accessibles à tous les membres de l'équipe financière, quel que soit leur lieu de travail.

Avec Prophix, vous pouvez gagner du temps sur vos processus de planification, de consolidation et de clôture. Ce temps supplémentaire vous permet de vous concentrer sur des initiatives stratégiques, de réduire les longues journées et les longues nuits, et de soutenir le succès de votre entreprise.