Aborder la complexité de la planification des salaires en Amérique du Nord

Les responsables financiers savent que la planification de la paie en Amérique du Nord est complexe et que cette complexité a un impact direct sur votre entreprise.

Examinons rapidement l'une de ces complexités inhérentes à la planification de la paie : les charges sociales.

Aux États-Unis et au Canada, les entreprises paient des impôts qui s'ajoutent aux salaires des employés. Au Canada, il s'agit des cotisations au RPC et à l'assurance-emploi ; aux États-Unis, il s'agit de la FICA, de la FUTA et de la SUTA. Ces charges sociales sont particulièrement complexes à calculer parce qu'elles sont prélevées en amont. Par conséquent, les employeurs paient des impôts plus élevés pour les employés (qui gagnent un certain montant) en janvier qu'en décembre.

Par exemple, si le pourcentage nominal payé est de 4,95 % (comme dans le cas des cotisations au Régime de pensions du Canada), cela représente une différence de 4,95 % dans le coût de l'emploi d'un salarié bien rémunéré en janvier par rapport à décembre. Si l'on ajoute les cotisations à l'assurance-emploi, ce chiffre passe à 7,5 %. Aux États-Unis, les cotisations FICA, FUTA et SUTA sont calculées de la même manière et exigent que les dépenses liées à l'emploi soient comptabilisées en début de période.

Si un salarié quitte son emploi (au Canada), l'employeur revient en fait au début de l'année où ce salarié est remplacé. En d'autres termes, une entreprise ayant un taux de rotation élevé de personnel très bien rémunéré paie beaucoup plus d'impôts qu'une entreprise ayant un faible taux de rotation.

En revanche, dans la plupart des pays européens, ces taxes de "sécurité sociale" sont réparties sur toute l'année pour tous les employés ; la taxe maximale est calculée sur une base mensuelle et non cumulative. En d'autres termes, les employeurs paient chaque mois le même pourcentage de salaire. Par conséquent, la rotation des employés n'a pas d'incidence sur les impôts payés.

En raison de la complexité de la situation en Amérique du Nord, il est difficile pour les entreprises de planifier avec précision les coûts salariaux pour les employés les mieux rémunérés. L'utilisation d'un taux mixte pour tous les employés est inadéquate et la prévision des charges sociales ne peut être calculée avec précision que si elle est effectuée pour chaque employé.

La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez vous appuyer sur des solutions logicielles qui gèrent la complexité des règles et réglementations nord-américaines en matière de paie. Par exemple, Detailed Planning Manager, une composante du logiciel Prophix, vous permet de calculer le FICA, le FUTA, le SUTA et toutes les autres charges sociales pour chaque cycle de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel) et d'utiliser des délais compatibles avec le grand livre général (par exemple, des mois ou 13 périodes de quatre semaines).

Résultat : la complexité de la planification et du calcul des impôts liés à la paie est considérablement réduite. En effet, il y a moins de variations entre ce qui a été planifié et ce qui se produit. Par conséquent, les différences dans les coûts liés aux salariés peuvent être identifiées et analysées. Étant donné que les salaires constituent l'une des dépenses les plus importantes des entreprises, le fait de disposer de ces informations aide les professionnels de la finance à prendre des décisions tactiques quotidiennes et des décisions stratégiques.