9 raisons pour lesquelles votre clôture de fin de mois est difficile

Maîtriser votre clôture de fin de mois peut sembler un objectif impossible à atteindre, mais ce n'est pas forcément le cas. Dans ce blog, nous examinerons les défis courants qui compliquent le processus et partagerons les meilleures pratiques de clôture de fin de mois pour vous aider à les surmonter.

Des questions de normalisation aux problèmes de sécurité des données, vous découvrirez des solutions pratiques qui simplifieront votre clôture et amélioreront la collaboration. Prêt à transformer votre clôture de fin de mois ?

Pourquoi la clôture du mois prend-elle tant de temps ?

Passer des heures, voire des jours ou des semaines, à collecter des données, à rapprocher des transactions et à préparer des rapports n'est pas la façon dont la plupart des responsables financiers souhaitent définir leur fin de mois. Pourtant, la clôture du mois reste l'un des processus financiers les plus difficiles - 25 % des organisations mettent 10 jours ou plus pour clôturer leurs comptes. Alors, pourquoi la clôture du mois prend-elle autant de temps et que pouvez-vous faire pour y remédier ?

Examinons le calendrier idéal pour la clôture du mois, les meilleures pratiques et les défis à relever, et enfin, comment rationaliser vos processus.

Combien de temps devrait durer la clôture du mois ?

D'une manière générale, la clôture de fin de mois devrait prendre entre 5 et 10 jours. Toutefois, la durée de la clôture dépend de nombreux facteurs, notamment

• La taille de votre entreprise : Les grandes entreprises ont souvent des données et des processus financiers plus complexes, ce qui peut allonger le délai de clôture.
• La qualité et l'organisation de vos données : Des données de haute qualité et bien organisées peuvent accélérer considérablement le processus de clôture en réduisant le temps consacré aux corrections et aux rapprochements.
• Votre secteur d'activité : Certains secteurs, tels que les services financiers ou l'industrie manufacturière, peuvent avoir des exigences plus complexes en matière de rapports, ce qui nécessite plus de temps.
• Le volume de transactions au cours d'un mois donné : Un volume de transactions plus élevé nécessite généralement plus de temps pour la validation et le rapprochement.
• Vos systèmes comptables : Des systèmes comptables avancés et intégrés peuvent rationaliser les processus et réduire le délai de clôture.
• Le nombre de parties prenantes et d'investisseurs impliqués dans le processus : Un plus grand nombre de parties prenantes peut signifier plus d'examens et d'approbations, ce qui allonge le délai de clôture.
  

En comprenant ces variables, vous pouvez mieux évaluer le délai approprié pour votre clôture mensuelle et mettre en œuvre des stratégies pour optimiser l'efficacité.

Les 9 principales raisons pour lesquelles la clôture mensuelle est un défi

La clôture mensuelle peut prendre du temps pour de nombreuses raisons, mais des techniques éprouvées peuvent la transformer d'un chaos en un processus serein. Examinons les neuf raisons pour lesquelles votre clôture financière est difficile et comment vous pouvez mettre en œuvre les meilleures pratiques pour la simplifier.H2 :

1. Un manque de normalisation → Automatiser les processus

Le défi de la clôture mensuelle
L'un des défis les plus courants de la clôture mensuelle est le manque de normalisation des données, des processus et des rapports. Pour les contributeurs non financiers, il peut être difficile de comprendre ce qu'ils doivent apporter et comment. Pour les responsables financiers, il peut être fastidieux de trier des données qui ne sont pas formatées correctement ou auxquelles il manque des valeurs clés. Ce manque de standardisation peut entraîner une augmentation des taux d'erreur, des délais de réconciliation plus longs et des inefficacités qui retardent le processus de clôture global.

Meilleure pratique en matière de clôture mensuelle
L'adoption d'une technologie, telle qu'une plateforme de performance financière, peut vous aider à normaliser vos processus de clôture mensuelle en mettant en place des flux de travail automatisés, en créant des modèles de saisie de données et en distribuant automatiquement des rapports. Ces outils garantissent la cohérence de toutes les soumissions, réduisent les erreurs et accélèrent le processus de rapprochement.

2. Divergences dans les données → Établir une version unique de la vérité

Défi de la clôture mensuelle
Les grandes entreprises doivent collecter beaucoup plus de données pour la clôture mensuelle que les petites entreprises. Et souvent, ces données proviennent de plusieurs sources différentes, notamment votre ERP, vos feuilles de calcul, votre CRM et vos factures. Par conséquent, votre équipe financière doit rechercher les chiffres manquants, revérifier les données soumises et assurer la liaison avec d'autres départements. Les divergences de données peuvent avoir un impact important sur la précision du reporting financier et de la prise de décision, car la résolution de ces problèmes nécessite souvent une communication intensive, ce qui retarde d'autant le processus de clôture.

Meilleure pratique pour la clôture mensuelle
La mise en place d'une version unique de la vérité grâce à la technologie financière permet de s'assurer que tout le monde travaille à partir du même ensemble de données, évitant ainsi les erreurs dues à la saisie et à la compilation manuelles des données. En consolidant les données dans une plateforme unifiée, vous pouvez minimiser les divergences et rationaliser le processus de clôture.

3. Mauvaise communication → Équipes alignées

Défi de la clôture mensuelle
Courir après les autres départements et essayer de trouver les données nécessaires peut ajouter un temps considérable à votre clôture de fin de mois. Une mauvaise communication peut également entraîner des retards, des inexactitudes et une frustration accrue parmi les membres de l'équipe. Par exemple, si un département comprend mal les exigences en matière de données ou ne répond pas rapidement aux demandes de l'équipe financière, il peut en résulter des soumissions de données manquantes ou incorrectes. Ce décalage prolonge non seulement le processus de clôture, mais augmente également la probabilité d'erreurs nécessitant des corrections supplémentaires.

Meilleure pratique en matière de clôture mensuelle
Réunir tout le monde pour une réunion préalable à la clôture permet de définir les attentes, d'établir les responsabilités et d'aborder les questions soulevées lors de la dernière clôture. Il est également judicieux d'organiser une réunion post-clôture pour vos parties prenantes afin de discuter des résultats et de voir comment vous vous situez par rapport à vos objectifs mensuels, trimestriels et annuels. En outre, la mise en place d'une plateforme de communication centralisée peut rationaliser le partage des informations et garantir que tout le monde reste aligné tout au long du processus.

4. Retards dus aux ajustements → Rapprochements automatisés des comptes

Défi de la clôture mensuelle
L'examen des données pour la clôture de fin de mois est un processus sensible au temps qui dépend de la disponibilité des données nécessaires. Mais un retard dans la collecte, la validation ou l'ajustement des données peut considérablement allonger le délai de clôture du mois. Les retards sont souvent dus à la nécessité de corriger des erreurs, de mettre à jour des estimations ou d'attendre des approbations, ce qui repousse la date de clôture.

Meilleure pratique pour la clôture mensuelle
Grâce à la technologie financière, comme une plateforme de performance financière, vous pouvez automatiser le processus de rapprochement des comptes à l'aide de modèles de rapprochement, de contrôles transparents, d'un suivi solide, d'un support de rupture intégré et d'une analyse unifiée des performances de clôture. L'automatisation de ces tâches réduit les risques de retard et contribue à garantir une clôture précise et en temps voulu.

5. Saisie manuelle des données → Collecte rationalisée des données

Défi de la clôture mensuelle
La saisie manuelle des données est un goulot d'étranglement important dans le processus de clôture mensuelle. Les équipes financières passent souvent des heures à saisir et à vérifier les données, ce qui non seulement augmente le risque d'erreurs, mais consomme également un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches plus stratégiques. En outre, les processus manuels peuvent entraîner des incohérences et des divergences qui nécessitent un examen plus approfondi et une correction.

Meilleure pratique en matière de clôture mensuelle
La mise en œuvre d'une technologie qui rationalise la collecte des données peut réduire considérablement la nécessité d'une saisie manuelle des données. L'utilisation d'outils tels que l'intégration des données ou les solutions de saisie automatisée des données peuvent garantir que les données provenant de diverses sources sont automatiquement collectées, validées et téléchargées dans vos systèmes financiers, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

6. Rapports incohérents → Modèles de rapports standardisés

Défi de la clôture mensuelle
L'incohérence des formats de rapports entre les services peut compliquer le processus de clôture du mois. Lorsque différentes équipes soumettent des rapports dans des formats différents, il devient difficile de consolider efficacement les données. Cette incohérence peut entraîner des malentendus, des erreurs et des retards lorsque les équipes financières s'efforcent d'harmoniser les rapports disparates dans un format unifié.

Meilleure pratique en matière de clôture mensuelle
La standardisation des modèles de rapports peut résoudre ce problème. En utilisant une plateforme de performance financière qui propose des modèles de rapports personnalisables, les entreprises peuvent s'assurer que tous les départements soumettent leurs rapports dans un format cohérent. Cette normalisation simplifie la consolidation des données, améliore la précision et accélère la clôture du mois.

7. Manque de données en temps réel → Amélioration des analyses en temps réel

Défi de la clôture mensuelle
Le manque de données en temps réel peut entraver le processus de clôture mensuelle. Les équipes financières s'appuient souvent sur des données obsolètes ou incomplètes, ce qui entraîne des états financiers inexacts et une prise de décision tardive. Ce décalage peut empêcher les entreprises de réagir rapidement aux tendances financières ou aux problèmes qui surviennent pendant la période de clôture.

Meilleure pratique pour la clôture mensuelle
L'adoption d'une technologie financière offrant une analyse des données en temps réel peut transformer le processus de clôture mensuelle. Une plateforme de performance financière qui intègre des flux de données en temps réel provenant de diverses sources permet aux équipes financières d'accéder en permanence à des informations actualisées. Cette visibilité en temps réel permet d'établir des rapports financiers plus précis et de réagir plus rapidement en cas de divergences ou d'anomalies.

8. Problèmes de sécurité des données → Protection renforcée des données

Le défi de la clôture mensuelle
Garantir la sécurité des données peut constituer un défi de taille lors du processus de clôture mensuelle. Les informations financières sensibles étant partagées entre différents services et systèmes externes, le risque de violation des données ou d'accès non autorisé est accru. Ce risque est d'autant plus grand lorsque l'on utilise des méthodes obsolètes ou non sécurisées pour le transfert et le stockage des données, ce qui peut entraîner des problèmes de conformité et des pertes financières potentielles.

Meilleure pratique pour la clôture mensuelle
Mettez en œuvre des mesures de sécurité robustes en tirant parti d'une technologie financière dotée de fonctions avancées de protection des données. Une plateforme de performance financière peut offrir le cryptage, des protocoles de transfert de données sécurisés et des contrôles d'accès pour protéger les informations sensibles. En outre, des audits de sécurité réguliers et la formation des employés aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données peuvent renforcer la protection de vos données financières, en garantissant la conformité et en réduisant le risque de violation.

9. Évolution des exigences réglementaires → Automatisation de la conformité

Défi de la clôture mensuelle
L'évolution constante des exigences réglementaires peut constituer un obstacle de taille lors de la clôture mensuelle. Se tenir au courant des nouvelles règles et veiller à ce que les rapports financiers soient conformes peut s'avérer long et complexe. Ce besoin constant de mises à jour et d'ajustements peut retarder le processus de clôture et augmenter le risque de non-conformité.

Meilleure pratique pour la clôture mensuelle
La mise en œuvre d'outils d'automatisation de la conformité au sein de votre plateforme de performance financière peut aider à gérer et à s'adapter aux changements réglementaires en toute transparence. Ces outils mettent automatiquement à jour les protocoles de conformité, génèrent les rapports nécessaires et s'assurent que toutes les données sont conformes aux réglementations en vigueur, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires aux contrôles de conformité manuels.

Comment rationaliser la clôture de fin de mois

C'est une bonne pratique de clôture de fin de mois que d'utiliser la technologie financière, comme une plateforme de performance financière, pour accélérer la collecte des données et rationaliser vos processus de clôture.

C'est là que Prophix One™, une plateforme de performance financière, entre en jeu !

Prophix One peut intégrer les transactions de votre grand livre, de vos soldes et de votre balance de vérification dans votre processus de rapprochement des comptes, ce qui accélère la collecte et l'analyse des données. Un autre avantage de Prophix One est la possibilité de passer d'un bilan aux détails de votre rapprochement de comptes, ce qui vous permet d'auditer vos résultats et de comprendre d'où viennent vos chiffres et de quoi ils sont composés.

Les flux de travail peuvent rationaliser votre clôture de fin de mois en normalisant les processus depuis la clôture jusqu'au reporting et à la planification, vous donnant ainsi une vue d'ensemble de votre progression à tout moment.

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes et des fichiers à chaque poste justificatif de rapprochement de comptes ou à chaque niveau d'ajustement, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Importez des comptes à partir d'un fichier plat ou via l'intégration de données, ce qui vous permettra d'avoir une meilleure visibilité sur vos balances de vérification.

Et grâce à un journal d'audit intégré, vous pouvez suivre chaque changement dans le système. En outre, Prophix One vous offre la possibilité d'exporter l'ensemble de votre clôture par entité dans Excel pour vos auditeurs. En ouvrant votre rapport de balance de vérification, vous aurez une vue d'ensemble de votre balance de vérification, de tous vos soldes GL, des totaux des éléments justificatifs, des éléments d'ajustement, des différences, des statuts et des horodatages du flux de travail, ce qui vous permettra de savoir où vous en êtes dans le processus.

Une autre bonne pratique de fin de mois consiste à utiliser le haut niveau de sécurité de Prophix One pour s'assurer que les parties prenantes de votre organisation n'ont accès qu'aux données dont elles ont besoin dans le cadre de leur travail.

Nous avons également compilé une liste de contrôle complète pour vous aider à franchir toutes les étapes du processus, de la collecte des données aux audits.

Conclusion : Accélérez votre clôture de fin de mois avec Prophix One™

La mise en œuvre de meilleures pratiques efficaces en matière de clôture de fin de mois peut transformer votre processus de clôture de fin de mois d'une corvée stressante en une opération rationalisée.

En relevant les défis courants tels que les divergences de données, la mauvaise communication et les problèmes de sécurité, vous pouvez améliorer la précision, l'efficacité et la collaboration.

Prêt à explorer la plateforme dont vous avez besoin pour accélérer votre clôture de fin de mois ? Consultez le guide d'achat de la plateforme de performance financière ultime.