9 bonnes pratiques pour un processus de consolidation financière efficace

Chaque secteur d'activité a des processus annuels qui impliquent une quantité substantielle de travail manuel, un investissement considérable en ressources et le respect des réglementations locales. Les fabricants sont chargés d'examiner les mesures de sécurité, les restaurants sont soumis à des inspections en matière de santé et de sécurité et les fournisseurs doivent examiner leurs stocks. Pour de nombreuses organisations, le processus de consolidation financière constitue une autre entreprise importante.

Bien que ce processus puisse être difficile et prendre du temps, il existe des moyens d'améliorer et de rationaliser les consolidations. Cela facilite la vie de l'équipe chargée de la consolidation, donne aux dirigeants de meilleures données à exploiter et permet aux entreprises de rester en conformité.

Dans cet article, nous verrons à quoi ressemble un processus de consolidation financière amélioré, y compris 9 bonnes pratiques que vous pouvez appliquer dès aujourd'hui.

Qu'est-ce que le processus de consolidation financière ?

Le processus de consolidation financière consiste à rassembler, ajuster et combiner les données transactionnelles et les données du grand livre des filiales et de la société mère dans un ensemble de rapports financiers. Ce processus comprend généralement la consolidation d'états financiers tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. En fonction de la complexité et du logiciel financier utilisé, la consolidation peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines.

La consolidation financière est essentielle lorsqu'une entreprise et ses filiales opèrent en tant qu'entité économique unique, garantissant ainsi la conformité aux exigences réglementaires telles que les GAAP ou les IFRS. L'objectif principal est de fournir une vue d'ensemble de la santé financière et de la performance de l'entreprise, afin de permettre un reporting précis et une prise de décision éclairée.

Pourquoi la consolidation financière est-elle importante ?

Le processus de consolidation financière est important parce qu'il fournit une vision holistique de la performance de l'organisation, ce qui favorise la prise de décisions stratégiques et la conformité aux exigences réglementaires.

Cependant, de nombreux responsables financiers considèrent que le processus de consolidation financière est un véritable défi en raison des difficultés suivantes

• La collecte et la manipulation manuelles des données dans Excel
• La combinaison de données provenant de systèmes comptables disparates
• Respecter la fréquence des rapports exigés et les délais serrés
• Comprendre les différences entre les normes comptables et les devises locales et celles du groupe
• La réduction des coûts et des délais d'audit
• Approfondir les données et expliquer les écarts
• Avoir confiance dans les résultats rapportés

Ces obstacles peuvent conduire au non-respect des délais de reporting réglementaires, entraînant des amendes et des atteintes à la réputation, à une mauvaise gestion des données en raison du manque de visibilité sur les indicateurs clés de performance, à une augmentation des risques d'audit et des heures facturables, ainsi qu'à de mauvaises décisions commerciales en raison de données erronées.

Pour vous aider à surmonter ces obstacles, nous vous présentons ci-dessous 9 bonnes pratiques que vous pouvez appliquer à votre processus de consolidation financière.

9 bonnes pratiques pour rationaliser vos processus de consolidation financière

Le processus de consolidation financière demande beaucoup d'efforts et d'enjeux, et fait souvent appel à des feuilles de calcul et à une bonne dose de travail manuel. Cependant, avec un peu de préparation, quelques ajustements prospectifs et le bon logiciel, vous pouvez consolider plus efficacement.

Prophix One, une plateforme de performance financière, a été conçue pour soutenir le processus de consolidation financière en automatisant les tâches manuelles telles que la saisie des données et les pistes d'audit, afin que vous puissiez créer des rapports personnalisables qui communiquent une image claire de la situation financière de votre organisation - sans inexactitude des données.

Nous allons nous pencher sur neuf façons d'améliorer votre approche actuelle de la consolidation financière, avec des conseils sur la façon de tirer parti de Prophix One, afin que vous ayez confiance dans les résultats que vous produisez.

1. Déterminez le niveau d'unification dont vous avez besoin

Tous les processus de consolidation financière ne sont pas égaux, car toutes les organisations n'ont pas les mêmes besoins. En règle générale, trois niveaux d'unification sont nécessaires au processus de consolidation financière : l'harmonisation, la convergence et l'unification complète.

• L'harmonisation consiste à aligner les processus et à établir un point de référence commun, ce qui facilite les tâches de réconciliation.
• Laconvergence consiste à élaborer des processus de reporting de gestion dans un outil commun et à suivre un cadre de référence partagé, tout en conservant des processus différents dirigés par des équipes distinctes.
• L'unification complète vise à mettre en œuvre une solution unique et un cadre de référence unifié avec une équipe cohésive qui dirige à la fois la consolidation statutaire et le reporting de gestion.

Les premières étapes du projet déterminent le groupe cible, en gardant à l'esprit que le reporting unifié offre des avantages évidents en termes de qualité et de cohérence des données, mais qu'il limite également la flexibilité et la capacité à évoluer avec vos besoins. Dans le cas d'une unification complète, les équipes de consolidation et de reporting de gestion peuvent être amenées à faire certaines concessions.

Comment Prophix One vous aide : Prophix One Intercompany Management permet aux filiales d'effectuer leurs propres rapprochements au niveau des transactions et de résoudre les problèmes, accélérant ainsi le processus d'unification. Cela élimine le besoin d'un intermédiaire tel qu'un comptable de groupe, améliorant la gouvernance et la vision financière au sein de votre processus de consolidation financière.

2. Comprendre vos besoins en matière de reporting

L'une des tâches les plus importantes du processus de consolidation financière est de transformer des montagnes de données provenant de plusieurs filiales en rapports clairs et détaillés. Ces données sont souvent destinées à un usage interne et doivent être conformes aux lois et réglementations locales, telles que les GAAP ou les IFRS. Cela signifie qu'avant même d'entreprendre une consolidation financière, vous devez savoir exactement quels sont vos besoins en matière de reporting.

Si vous ne le faites pas, vous risquez de devoir modifier votre processus de consolidation à mi-parcours, lorsque vous serez informé de nouvelles exigences ou demandes de la part des dirigeants. Dans le meilleur des cas, vous avez plus de travail que vous ne le pensiez, ce qui fait gonfler votre budget. Dans le pire des cas, vous devez tout recommencer.

L'exactitude et l'intégrité des données sont tout aussi importantes pour le reporting, car elles vous aident à éviter les erreurs qui pourraient compromettre la qualité de vos rapports. En outre, la communication avec les parties prenantes permet de s'assurer que tous vos besoins et attentes en matière de rapports sont clairement compris et satisfaits.

Comment Prophix One vous aide : Prophix One reporting vous permet d'automatiser la création et la distribution des rapports et d'apporter des modifications qui se reflètent dynamiquement dans tous les rapports. Comprenez instantanément les écarts dans le temps ou entre les filiales et conformez-vous aux exigences réglementaires grâce à des modèles prédéfinis. Prophix One est également évolutif, ce qui vous permet de vous adapter aux besoins croissants de votre entreprise, en accueillant davantage de filiales ou en faisant évoluer les exigences en matière de reporting.

3. Établir un cadre de référence commun

Étant donné que la plupart des entreprises n'effectuent le processus de consolidation financière qu'à certaines périodes de l'année (mensuellement, trimestriellement ou annuellement), il n'y a pas nécessairement d'intérêt à passer beaucoup de temps à définir clairement les processus. En fait, de nombreuses entreprises utilisent encore exclusivement des feuilles de calcul pour la consolidation financière et se contentent d'attendre que ce soit fait, ce qui peut entraîner des erreurs dues à la saisie manuelle des données, à l'absence de contrôle des versions et à des difficultés de collaboration. Mais sans règles claires, sans outils standardisés et sans cadre de référence commun pour les équipes chargées de la consolidation financière dans les différentes filiales, vous risquez de commettre des erreurs coûteuses et de faire du travail en double.

Pour rationaliser et accélérer votre processus de consolidation financière, il est essentiel que toutes les parties concernées disposent d'un cadre de référence commun. Il peut s'agir de donner la priorité à une plateforme de consolidation financière entièrement intégrée plutôt qu'à des feuilles de calcul, de rédiger des bonnes pratiques pour des détails tels que le rapprochement entre sociétés, voire de normaliser les processus de révision. Cela permet d'éviter les erreurs, les incohérences et les travaux contradictoires tout au long du processus.

L'aide de Prophix One : Prophix One, une plateforme de performance financière, combine tous vos processus de consolidation financière, y compris le rapprochement des comptes, les éliminations inter-compagnies et le reporting dans une interface unifiée pour faciliter la révision des processus et l'implication des parties prenantes, en améliorant l'exactitude des données, la collaboration et en fournissant des informations en temps réel, qui sont cruciales pour la prise de décision stratégique.

4. Investir dans des outils de collaboration

Trop souvent, les équipes qui travaillent sur le processus de consolidation financière sont enfermées dans des silos ; leur travail est totalement indépendant des autres et peu de personnes peuvent voir ce qui se passe à chaque étape. Cela s'explique par le fait qu'il n'est pas naturel d'élaborer des processus qui s'intègrent parfaitement les uns aux autres. La plupart des organisations s'attendent à ce que chaque équipe travaille à partir de feuilles de calcul, en demandant les informations dont elle a besoin au fur et à mesure. Ensuite, une fois qu'elles ont terminé leur partie du processus, elles envoient leur travail à la personne qui s'occupe de l'étape suivante.

Pour accélérer le processus de consolidation financière, des défis majeurs doivent être relevés, notamment la disparité des sources de données, les différences de format et de qualité des données, ainsi que le manque de cohérence et de collaboration.

Lorsque vous planifiez votre processus de consolidation financière, trouvez des moyens de relier chaque étape afin que vos équipes n'aient pas à travailler en vase clos. Cela peut prendre différentes formes : remplacer les feuilles de calcul par des outils plus avancés qui permettent une collaboration en temps réel, programmer des réunions régulières entre les équipes, ou même désigner un chef de projet qui veillera à ce que tout le monde collabore sans heurts.

En savoir plus sur les différences entre les logiciels de consolidation financière et les feuilles de calcul.

Comment Prophix One vous aide : Prophix One Data Integration combine les données de toutes vos filiales en une seule version de la vérité que les parties prenantes peuvent utiliser pour valider et réviser les résultats, vous donnant ainsi une vue holistique de la performance de votre entreprise. Les connecteurs et les API pré-intégrés simplifient et rationalisent également les intégrations de données financières, ce qui permet d'accélérer la création de valeur et d'ajouter facilement de nouvelles filiales ou structures d'entreprise. En outre, Prophix One dispose d'une sécurité intégrée, de sorte que les données financières pertinentes ne sont affichées qu'aux personnes disposant des autorisations nécessaires.

5. Garantir le respect des normes de conformité

Le processus de consolidation financière est complexe et comporte de nombreuses étapes - de la collecte des données dans les différents services à leur consolidation correcte - il est donc essentiel de disposer du bon logiciel pour s'assurer que tout est conforme aux réglementations comptables locales. Cela peut s'avérer particulièrement difficile lorsque les filiales opèrent dans des pays différents, avec des devises et des cadres réglementaires distincts. Il est essentiel de se tenir au courant des changements réglementaires pour maintenir la conformité et éviter les pénalités potentielles.

Comment Prophix One vous aide : Prophix One Account Reconciliation standardise les processus en intégrant les données des systèmes comptables locaux, en centralisant les rapprochements pour améliorer la précision et renforcer la confiance dans les chiffres rapportés. Vous pouvez également mettre en place des flux de travail structurés pour permettre à chaque filiale de gérer son propre processus de rapprochement, ce qui permet d'alléger le fardeau des devises multiples et des différentes exigences réglementaires. Prophix One fournit également des pistes d'audit, offrant transparence et traçabilité pour tous les changements, ce qui est nécessaire à des fins de conformité et d'audit.

6. Évaluez votre architecture informatique

Dans le processus de consolidation financière, le front-end comprend les outils, les processus et les réunions à la disposition des équipes chargées de la consolidation. Le back-end est l'architecture informatique qui assure le bon fonctionnement de l'ensemble. Lors de la planification de votre prochain processus de consolidation financière, réfléchissez aux moyens d'améliorer l'architecture informatique de votre processus :

• Recherchez et déployez des intégrations qui relient votre plateforme de consolidation financière aux outils utilisés par les décideurs. Ou, mieux encore, optez pour un outil capable de faire les deux.
• Choisissez soigneusement votre outil de consolidation financière. Alors que les feuilles de calcul restent le choix par défaut pour de nombreuses organisations, un logiciel de consolidation financière dédié, comme Prophix One, peut rationaliser vos processus tout en offrant des solutions de reporting natives.
• Tenez compte du volume de données que vous devrez traiter lors de la consolidation financière. Selon la taille de votre organisation, vous pouvez avoir à traiter des millions d'enregistrements, et tous les logiciels ne sont pas en mesure de gérer un tel volume de données.

7. Impliquer l'équipe de direction

Il peut être difficile de savoir dans quelle mesure vous devez impliquer votre équipe de direction, car une implication trop importante peut ralentir le processus de consolidation financière. En l'absence de lignes directrices claires, il est tout à fait possible que votre équipe de direction reçoive constamment des demandes de soutien, interrompant ainsi son propre travail critique. Ou, pire encore, qu'elle ne soit jamais consultée.

Lorsque vous rationalisez votre processus de consolidation financière, réfléchissez à la manière d'impliquer l'équipe de direction en établissant des rôles et des responsabilités bien définis. L'unification de la consolidation financière implique des choix structurels qui affectent les managers et leurs équipes dans toutes les filiales. Cette clarté permet d'éviter les chevauchements et garantit que les membres de l'équipe de direction savent quand et comment contribuer efficacement. La création de boucles de retour d'information peut également s'avérer bénéfique, en permettant à la direction d'apporter sa contribution et de suggérer des améliorations au processus.

L'aide de Prophix One : Lereporting de Prophix One automatise la distribution des rapports aux équipes de direction, leur permettant de contribuer au processus de consolidation financière et d'établir des canaux de communication clairs entre la direction et l'équipe de consolidation. Des tableaux de bord personnalisés fournissent aux dirigeants des informations en temps réel sur les performances de l'entreprise, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées sans avoir besoin d'une consolidation complète des données des filiales.

8. Automatiser les tâches de consolidation financière

Le processus de consolidation financière repose souvent sur une trop grande quantité de travail manuel, qui peut absorber des heures précieuses. En recherchant des possibilités d'automatiser votre propre processus, vous pouvez le réaliser en une fraction du temps. Cela réduit le nombre de saisies de données et d'erreurs dans les rapports, ce qui vous permet de prendre des décisions stratégiques en toute confiance. L'automatisation offre également une certaine évolutivité, permettant à votre processus d'évoluer avec l'organisation et de gérer des volumes de données de plus en plus importants et complexes sans effort supplémentaire.

L'accès aux données en temps réel devient un avantage significatif, améliorant votre capacité à répondre aux changements du marché et à prendre des décisions. L'automatisation de votre processus de consolidation financière améliore également la préparation à l'audit en maintenant des enregistrements cohérents et précis.

Comment Prophix One vous aide: Prophix One Financial Consolidation peut gérer d'importants volumes de données et des structures de consolidation complexes afin de libérer du temps pour se concentrer sur d'autres priorités stratégiques. Prophix One élimine la complexité de la consolidation en automatisant les processus tels que les conversions multidevises et la sous-consolidation, en assurant la conformité aux normes IFRS et aux normes GAAP, et bien plus encore, réduisant ainsi le besoin de personnalisations coûteuses.

9. Mettre en œuvre un logiciel de consolidation financière robuste

La mise en œuvre d'un logiciel de consolidation financière robuste élimine la nécessité de compiler et de valider des données provenant de plusieurs feuilles de calcul et d'autres systèmes disparates, ce qui permet aux organisations ayant des opérations complexes de rationaliser plus facilement leurs processus de manière efficace. L'un des principaux avantages des logiciels de consolidation financière est qu'ils s'intègrent aux systèmes ERP et comptables existants, ce qui permet de réduire encore davantage les saisies manuelles.

Une interface conviviale améliore également l'adoption par les utilisateurs et réduit la courbe d'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs, ce qui facilite la transition des feuilles de calcul vers le logiciel.

L'aide de Prophix One : Comme nous l'avons souligné dans les meilleures pratiques ci-dessus, Prophix One, une plateforme de performance financière, est un logiciel de consolidation financière robuste qui remplace les feuilles de calcul et les systèmes déconnectés pour rendre votre processus de consolidation financière plus efficace.

Prophix : Un processus de consolidation financière efficace à portée de main

Si vous souhaitez accélérer votre processus de consolidation financière, investir dans la bonne technologie peut changer la donne. Et le plus grand avantage de tous - un logiciel de consolidation financière vous aide à prendre de l'avance. Vous pouvez consulter les données et prendre des décisions commerciales cruciales à l'avance en ayant toutes les informations à portée de main.

Prenons l'exemple de ces utilisateurs de Prophix One - avec Prophix One Financial Consolidation :

• Rent-A-Port peut effectuer des analyses multidimensionnelles basées sur les projets et les régions.
• Pictect peut rapidement ajouter de nouvelles entreprises à son périmètre de consolidation.
• Jan De Nul Group a amélioré la fiabilité de ses comptes consolidés.

Prophix One, a Financial Performance Platform, a Financial Performance Platform, rationalise chaque étape du processus de consolidation financière, de la collecte des données à la transformation, aux ajustements et au reporting. Elle a été conçue pour tous les membres de l'Office of CFO.