8 facteurs à prendre en compte lors du choix d'une solution de prévision de trésorerie

Les entreprises dotées d'une assise financière solide peuvent saisir des opportunités qui pourraient être hors de portée des entreprises à court de capitaux - et tout se joue au niveau des flux de trésorerie. Si les liquidités alimentent la croissance, il y a un revers à la médaille : trop de liquidités en caisse est le signe que vos processus de planification des flux de trésorerie ont besoin d'être améliorés.

Mais vous vous demandez peut-être : comment savoir si j'ai besoin d'une solution de prévision de trésorerie ? Quelles caractéristiques dois-je rechercher dans une solution de prévision de trésorerie ?

Qu'est-ce qu'une solution de prévision de trésorerie ?

Une solution de prévision de trésorerie est un outil financier qui aide les entreprises à prévoir leurs entrées et sorties de trésorerie futures, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées en matière de budgétisation, d'investissement et de croissance potentielle.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, l'utilisation de feuilles de calcul pour gérer les finances devient moins efficace et plus difficile à mettre à jour avec les données les plus récentes. C'est là qu'intervient une solution de prévision de trésorerie, qui remplace vos feuilles de calcul encombrantes par un outil de planification financière plus rationnel.

Lorsque vous évaluez un logiciel de prévision de trésorerie, vous devez privilégier une solution basée sur le cloud qui relie vos outils de planification de trésorerie à vos systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de gestion des ventes. Cette intégration peut servir de système d'alerte précoce, vous signalant des activités telles qu'un contrat important ou une baisse des ventes susceptibles d'affecter votre trésorerie.

Les tableaux de bord constituent l'une des principales caractéristiques des solutions de prévision de trésorerie. Les tableaux de bord sont des outils visuels qui aident tous les membres de votre organisation à comprendre l'importance d'une gestion diligente des flux de trésorerie. Vous pouvez inclure dans des tableaux de bord personnalisés des mesures spécifiques qui ont un impact sur la trésorerie de votre organisation.

En partageant les objectifs, les cibles et les projections de trésorerie avec l'ensemble de l'organisation, une solution de prévision de trésorerie peut aider à changer la façon dont votre équipe perçoit la gestion de la trésorerie.

Les solutions de prévision de trésorerie peuvent également être appelées logiciels de gestion de la performance de l'entreprise (CPM) ou de gestion de la performance financière (FPM).

Signes indiquant que vous avez besoin d'une solution de prévision de trésorerie

La planification des flux de trésorerie est cruciale pour les entreprises, que l'argent soit abondant ou rare. Même en période de rentabilité, vous pouvez être confronté à des déficits ou à des excédents de trésorerie en raison d'une planification incohérente des flux de trésorerie. D'où l'importance d'une solution de prévision de trésorerie.

Chaque organisation a des besoins de trésorerie à court et à long terme. Une planification efficace de la gestion de la trésorerie nécessite de faire correspondre les différentes sources de financement aux besoins en capitaux. Un flux de trésorerie bien planifié peut réduire les emprunts à court terme et empêcher les excédents de trésorerie de rester inactifs sur les comptes bancaires.

Comment savoir si la planification de votre trésorerie n'est pas optimale et si vous avez besoin d'une solution de prévision de trésorerie ? Voici quelques indicateurs clés :

• Disposer de plus de liquidités que nécessaire sur plusieurs comptes bancaires non rémunérés.
• Recours à des emprunts à court terme pour couvrir les dépenses opérationnelles.
• Facturation inexacte.
• Négliger le suivi des recouvrements.
• Ne pas profiter des remises accordées par les fournisseurs ou des initiatives en matière de dépenses commerciales.

S'il existe un écart important entre vos prévisions de trésorerie et vos flux de trésorerie réels, il est temps de s'attaquer au problème. Lorsque vos prévisions de trésorerie s'écartent considérablement de votre situation de trésorerie réelle sans qu'aucun événement inattendu et à court terme n'en soit la cause, il est clair que votre plan de trésorerie a besoin d'être examiné de près.

Des informations inexactes ou insuffisantes sur la situation de trésorerie de votre entreprise peuvent nuire à la crédibilité de votre direction financière. En tant que directeur financier, si vous ne pouvez pas répondre à des questions sur vos activités de trésorerie - passées et futures - vous êtes confronté à un problème de planification de la trésorerie.

Tous les indicateurs ci-dessus suggèrent que votre entreprise pourrait bénéficier d'une solution de prévision de trésorerie, qui peut optimiser votre gestion de trésorerie, réduire les erreurs et améliorer la performance financière globale.

Ce qu'il faut rechercher dans une solution de prévision de trésorerie

Lorsque vous évaluez les fournisseurs de logiciels de prévisions de trésorerie, vous devez vous assurer que les 8 caractéristiques et fonctionnalités suivantes sont disponibles :

1. Journaux d'audit
2. Collaboration
3. Intégration de données basée sur des modèles
4. Évolutivité
5. Planification du personnel
6. AR et AP
7. Analyse des tendances et rapports
8. Saisonnalité

1. Journaux d'audit

Imaginez que vous rencontriez un auditeur ou un investisseur. Si vous leur expliquez que vous utilisez une solution de prévision des flux de trésorerie dédiée pour toutes vos prévisions et tous vos rapports, vous leur inspirerez confiance.

Mais si tout est basé sur des feuilles de calcul, il faudra peut-être les convaincre davantage. Une bonne solution de prévision de trésorerie ne se contente donc pas de vous faciliter la vie ; elle peut aussi améliorer vos relations avec les parties prenantes importantes en présentant les données financières de manière claire et compréhensible. L'essentiel est de trouver une solution à la fois simple et précise.

2. Collaboration

Choisir la bonne solution de prévision de trésorerie n'est pas seulement une question de chiffres. Il s'agit également de favoriser une culture de collaboration au sein de votre organisation, car la gestion efficace des flux de trésorerie ne se limite pas à une modélisation précise.

Cette collaboration n'est pas toujours simple, car tout le monde ne maîtrise pas les principes comptables de base. C'est là qu'intervient une bonne solution de prévision de trésorerie.

Une solution de prévision de trésorerie doit vous aider à expliquer les principes financiers, en montrant à chaque membre de l'équipe comment une gestion efficace des flux de trésorerie peut contribuer à la réalisation de leurs objectifs individuels et des objectifs plus larges de l'entreprise.

3. Intégration de données basée sur des modèles

L'intégration de données basée sur des modèles ne consiste pas seulement à combiner des données provenant de différentes sources, mais aussi à approfondir les détails de vos modèles financiers.

Pensez-y de la manière suivante : le flux de trésorerie est affecté par divers facteurs, des créances clients aux coûts salariaux. Une solution robuste de prévision des flux de trésorerie vous permet de disséquer ces postes, en créant des modèles détaillés tels qu'un modèle de comptes clients (AR) ou un modèle de paiements clients.

Une solution de prévision des flux de trésorerie peut également analyser les données historiques pour prédire les tendances futures - par exemple, si un client paie généralement en 42 jours, le système peut prévoir cette tendance pour l'avenir. De même, elle peut intégrer les données de votre comptabilité fournisseurs, en combinant les dettes en cours et les bons de commande en fonction des dates d'échéance prévues.

Prenez également en compte les coûts de personnel, y compris les paiements de prestations et les tendances en matière d'heures supplémentaires. Votre solution doit pouvoir extraire ces données de votre modèle de gestion du personnel. Même le calendrier des dépenses d'investissement (CapEx) peut être planifié en détail. L'essentiel est de trouver une solution de prévision des flux de trésorerie capable d'intégrer toutes ces données provenant de différents modèles détaillés en une seule prévision complète et précise. Ce niveau de détail peut considérablement améliorer la précision de vos prévisions de trésorerie.

4. Évolutivité

Lors de l'examen des options pour une solution de prévision de trésorerie, l'évolutivité est essentielle. Le bureau du directeur financier ne se contente pas de gérer les données financières, il aide les partenaires commerciaux à interpréter les données pour gérer l'entreprise plus efficacement.

En général, les implémentations commencent par un modèle financier simple basé sur les données du grand livre général (GL). Ce modèle permet de générer des rapports standard tels que des états financiers et des états de flux de trésorerie, ainsi que d'effectuer des prévisions et des planifications. Cependant, la valeur réelle de vos données réside souvent dans les détails qui se cachent derrière le grand livre.

Il se peut que les ventes soient un facteur clé de votre activité et que vous deviez les modéliser de manière plus détaillée. Ou encore, les frais de personnel ou les frais de transport méritent plus d'attention. Une solution évolutive vous permet de commencer simplement, puis d'incorporer progressivement des éléments plus complexes au fur et à mesure que vos besoins évoluent.

N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas de tout faire en même temps. Les entreprises sont dynamiques et votre solution de prévision de trésorerie doit pouvoir s'adapter. En gardant à l'esprit une vision à long terme, vous pouvez réévaluer périodiquement vos progrès et déterminer les prochaines étapes pour améliorer votre modélisation financière. Cette approche garantit que votre solution de prévision de trésorerie évolue avec votre entreprise et vous rapproche de vos ambitions.

5. Planification du personnel

Lorsque nous parlons de planification du personnel, nous faisons référence à la compréhension des attributs ou caractéristiques uniques de chaque employé. Ces détails permettent d'effectuer des calculs qui alimentent les différents coûts ou flux de revenus de votre entreprise.

Pensez à des facteurs tels que les dates d'embauche, les fourchettes de salaires et les affiliations à un service. Toutes ces données sont essentielles non seulement pour déterminer les dépenses associées à chaque employé, mais aussi pour coder correctement ces informations. Dans de nombreuses organisations, ce processus est souvent effectué sur une feuille Excel distincte ou même géré par une équipe extérieure au service financier.

Imaginons un scénario : que se passe-t-il si vous décidez d'augmenter le salaire d'un employé ? Quel serait l'impact sur le reste de vos coûts ? Même de simples changements comme celui-ci peuvent automatiquement ajuster vos revenus et toutes les augmentations précalculées pour le budget.

C'est là qu'une solution de prévision de trésorerie peut s'avérer très utile. La plupart des solutions de prévision des flux de trésorerie disposent de solides capacités de gestion d'éléments tels que les plafonds d'imposition, les taux de consultation des prestations et des calculs plus détaillés. Cela permet de garantir la précision lorsque le plafond de certains coûts est atteint, ce qui peut avoir un impact significatif sur votre trésorerie lors de la planification du budget. Par exemple, si la plupart de vos cotisations 401k sont versées au début de l'année, les premiers mois ne seront pas affectés de la même manière que les derniers.

6. Comptes à payer et comptes à recevoir

Lors de l'évaluation d'une solution complète de prévision de trésorerie, vous devez évaluer ses capacités à gérer le suivi détaillé des comptes fournisseurs (AP) et des comptes clients (AR). Il s'agit de gérer des événements spécifiques tels que des transactions ou des activités.

Les informations détaillées relatives à ces événements peuvent être directement chargées dans le système. Le véritable avantage d'une solution robuste de prévision de trésorerie réside dans sa capacité à centraliser et à calculer l'impact de ces événements à l'aide des attributs associés. Il peut s'agir de montants, de dates, de taux et de frais.

Par exemple, supposons que vous ayez chargé dans le système toutes vos activités AP et AR dépassant un certain seuil, dans le but de comprendre quels sont les événements qui ont le plus d'impact.

Imaginez maintenant que vous décidiez d'ajuster le calendrier d'une activité. Et si vous décidiez de la déplacer plus tôt ? Une simple mise à jour dans une solution de prévision de trésorerie vous permet de voir rapidement l'impact de cette décision. S'il apparaît que vous ne serez pas en mesure de couvrir les coûts ou de respecter les délais, vous disposez des informations nécessaires pour prendre des décisions stratégiques.

La possibilité de manipuler ces différents leviers à un niveau granulaire est l'une des nombreuses caractéristiques qui rendent une solution de prévision de trésorerie polyvalente inestimable. Après avoir effectué des ajustements, vous pouvez facilement revenir à vos prévisions pour vérifier si vous êtes sur la bonne voie.

7. Analyse des tendances et rapports

La puissance d'une solution de prévision de trésorerie réside dans sa capacité à fournir des informations détaillées sur des paramètres de trésorerie spécifiques. Que vous exploriez différentes stratégies de trésorerie ou que vous cherchiez à mieux comprendre votre position de trésorerie, les capacités d'analyse des tendances et de reporting sont inestimables.

Par exemple, il est utile de comprendre certains ratios de trésorerie et leurs effets dans le temps. Ou peut-être souhaitez-vous visualiser vos données dans un format de douze mois consécutifs (TTM). Ce sont des fonctionnalités qui devraient être à la portée d'une solution complète de prévision de trésorerie, toutes configurables sur un tableau de bord intuitif.

8. Saisonnalité

Une solution de prévision de trésorerie doit gérer efficacement la saisonnalité, c'est-à-dire les changements prévisibles qui se répètent chaque année civile et qui ont un impact sur votre trésorerie. Cette compréhension est importante pour planifier les dépenses d'exploitation et anticiper les événements de trésorerie plus importants ou les périodes de dépenses maximales. Votre solution de prévision de trésorerie doit vous permettre d'apporter des modifications à votre budget et de tirer parti des tendances saisonnières existantes, afin d'obtenir une vision plus précise du budget d'un mois à l'autre.

Votre solution de prévision de trésorerie doit également faciliter la saisie d'informations granulaires au-dessous du niveau du grand livre général (GL), également connues sous le nom de détails des postes individuels. Cette fonctionnalité permet de ventiler et de justifier les différentes dépenses. En permettant aux différents départements de s'approprier leurs données et la manière dont ils comptent les utiliser, l'équipe financière peut avoir une vision plus claire des opérations et des besoins potentiels en matière d'afflux de liquidités. Cette vision détaillée des tendances saisonnières améliore considérablement la précision des prévisions et la planification stratégique.

Choisir la bonne solution de prévision de trésorerie pour votre entreprise

Une solution de prévision de trésorerie est un outil essentiel qui permet aux entreprises de planifier et de gérer leur santé financière plus efficacement. Nous avons discuté de l'importance de reconnaître les signes indiquant que votre entreprise bénéficierait d'une solution de prévision de trésorerie, tels que des revenus irréguliers, une incapacité à croître et des difficultés à effectuer des paiements.

Lorsque vous comparez les solutions, n'oubliez pas de vous concentrer sur des fonctionnalités telles que les journaux d'audit, la collaboration, l'intégration de données basée sur des modèles, l'évolutivité, la planification du personnel, la gestion des comptes clients et fournisseurs, l'analyse et le reporting des tendances, ainsi que la saisonnalité. Il s'agit là des aspects clés qui permettront de mettre au point une solution de prévision de trésorerie adaptée à vos besoins spécifiques.