8 bonnes pratiques pour la planification des effectifs

Le personnel est l'un des atouts les plus importants de votre entreprise. C'est lui qui travaille, jour après jour, pour atteindre les objectifs et la mission de votre organisation. Et bien que de bons employés soient à la base de toute entreprise prospère, le personnel représente toujours l'un des coûts les plus importants de la gestion d'une entreprise. Pour vous assurer que vous en avez le plus possible pour votre argent tout en veillant à ce que chaque rôle nécessaire soit rempli, il faut recourir à un processus appelé planification des effectifs.

Qu'est-ce que la planification du personnel ?

La planification des effectifs est un processus fondé sur des données qui se résume à minimiser les coûts d'exploitation associés à vos effectifs tout en maximisant la valeur qu'ils apportent à l'entreprise. Il ne s'agit pas seulement de tirer le meilleur parti de vos employés existants, mais aussi d'optimiser votre processus d'embauche, de prévoir avec précision vos besoins en talents et de maintenir le taux de rotation des employés à des niveaux gérables, en particulier pour les postes à forte valeur ajoutée.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planification des effectifs ?

Un logiciel de planification des effectifs vous fournit les données dont vous avez besoin pour évaluer correctement les besoins en effectifs de votre entreprise, planifier l'avenir et réagir aux changements soudains sur le marché, tels que les vents contraires qui se manifestent dans l'ensemble de l'industrie.

Ce logiciel peut prendre de nombreuses formes. Une plateforme de performance financière, par exemple, peut facilement répondre aux besoins de planification des effectifs des grandes entreprises dotées d'une structure organisationnelle complexe. En revanche, les outils de gestion de projet qui intègrent des fonctions de planification des effectifs ne devraient être utilisés que pour chaque projet ou pour les très petites entreprises.

Planification des effectifs vs. planification des effectifs vs. planification du personnel

Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, en particulier par les personnes qui ne connaissent pas très bien la gestion prévisionnelle des effectifs. Bien qu'ils se recoupent en partie, il existe une différence essentielle entre la planification des effectifs et les deux autres, qui peut aider à clarifier les choses. La planification des effectifs et la planification du personnel sont toutes deux des éléments de la planification des effectifs, chacune se concentrant sur une partie spécifique.

• Laplanification des effectifs consiste à tenir un compte précis du nombre et du type d'employés d'une entreprise. Ce décompte sera comparé aux besoins en constante évolution de l'organisation afin d'éviter que de graves lacunes ne se forment.
  
• Laplanification du personnel vise principalement à répondre aux exigences de projets et d'équipes spécifiques. On peut considérer que la planification des effectifs est une initiative qui se situe davantage au niveau stratégique, tandis que la planification du personnel se concentre sur les équipes et les projets.

8 bonnes pratiques en matière de gestion prévisionnelle des effectifs

Comme tout autre processus d'organisation, la planification des effectifs peut s'avérer difficile et nécessiter des ressources importantes. Voici quelques bonnes pratiques pour en tirer le meilleur parti.

1. Déterminez vos effectifs actuels

Avant d'entreprendre toute forme de planification des effectifs, vous devez vous assurer que vous disposez d'un effectif exact. N'oubliez pas que, que vous travailliez dans une grande organisation ou dans une organisation en pleine croissance, cet effectif peut changer d'une semaine à l'autre. Veillez à mettre à jour vos effectifs avant toute initiative de planification des effectifs.

2. Prévoir l'attrition

De nombreux facteurs peuvent entraîner une diminution des effectifs plus rapide que leur remplacement. Il est essentiel de prévoir ce phénomène. Les entreprises les plus performantes tirent parti de l'analyse des données pour déterminer le risque de rotation, de départ à la retraite et de mobilité de la main-d'œuvre. Elles évaluent également les conditions économiques externes pour prévoir ce que les employés pourraient faire. La prise en compte de ces variables vous aidera à déterminer le risque lié à l'offre de main-d'œuvre et, si vous le souhaitez, vous permettra de cibler les domaines et les postes à haut risque pour les conserver.

3. Prévoir la demande

À mesure que les conditions du marché évoluent, il est important de se demander comment les besoins de votre organisation changeront au cours des semaines, des mois et des années à venir. La capacité à prévoir avec précision les réponses à ces questions peut permettre d'économiser une fortune en termes de coûts d'embauche et de frais de personnel, tout en garantissant que votre organisation dispose toujours d'un personnel suffisant pour maintenir sa productivité. Au cœur d'une prévision de la demande réussie se trouvent des processus basés sur les facteurs de production. Ces facteurs doivent être pertinents pour votre secteur d'activité. Par exemple, les centres d'appels peuvent utiliser les appels reçus, les entrepôts les camions déchargés et les sociétés de services professionnels les heures facturées en tant que facteurs de personnel.

4. Effectuer une analyse des écarts

Le résultat final de la planification des effectifs est d'avoir la bonne combinaison de personnes et de compétences dont l'organisation a besoin pour atteindre ses objectifs. L'analyse des écarts consiste à identifier et à détailler l'écart entre la situation actuelle des effectifs et de la combinaison de compétences de l'organisation et ce qu'elle devrait être. À partir de là, les dirigeants peuvent prendre des décisions plus éclairées concernant les effectifs de l'organisation, de l'embauche à la restructuration de l'entreprise.

5. Élaborer des scénarios de planification des effectifs

Le processus d'élaboration de scénarios de planification des effectifs est étroitement lié à l'analyse des écarts. De toutes les meilleures pratiques en matière de planification du personnel, la planification de scénarios est peut-être la plus importante en période de changement et de bouleversements. Voici quelques variables à prendre en compte lors de la préparation de l'analyse des scénarios relatifs au personnel :

• Le rapport entre le nombre de contractuels et de travailleurs externalisés et le nombre d'employés internes
• Le rapport entre les travailleurs à temps plein et les travailleurs à temps partiel
• Délocalisation, ouvertures et fermetures d'entreprises
• Stratégie salariale et augmentations au mérite
• Réorganisations, promotions et transferts latéraux
• Modification de la productivité, du temps de mise en route et des ratios de conduite
  

L'objectif de la planification du personnel n'est pas de trouver la composition optimale des effectifs, mais plutôt de comprendre les actions que vous pouvez entreprendre lorsque certaines situations se présentent, sur la base d'un modèle bien structuré.

6. Élaborer un plan d'embauche et définir les attentes

Après vous être assuré que vos effectifs sont exacts, avoir prévu la demande et l'attrition, identifié vos lacunes en matière de main-d'œuvre et exécuté quelques scénarios, vous disposerez de suffisamment de données pour créer un plan de recrutement solide et approfondi. Cela permet aux dirigeants d'optimiser le recrutement et les autres ressources internes, tout en disposant des informations nécessaires pour répondre aux questions que les chefs d'équipe et les chefs de service peuvent se poser sur les choix d'embauche spécifiques.

En effet, la mise en place d'un plan d'embauche fondé sur des données est le meilleur moyen de définir les attentes et de répondre aux objections potentielles des chefs d'équipe.

Au lieu d'un plan conçu en vase clos, vous pouvez montrer tous les points de données qui ont servi à le concevoir. Cela crée plus de transparence et permet à tout le monde de comprendre la stratégie impliquée.

7. Intégrer la planification des effectifs dans votre stratégie d'entreprise

La stratégie de votre entreprise dépend déjà de dizaines, voire de centaines de points de données. Alors pourquoi ne pas y intégrer également la gestion prévisionnelle des effectifs ? À la base, la planification des effectifs est similaire à l'évaluation de l'offre et de la demande dans d'autres aspects de votre entreprise, mais pour vos employés. Voici quelques exemples de la manière dont la planification des effectifs peut être appliquée à votre stratégie d'entreprise

• Votre société de services professionnels reçoit une augmentation de 50 % des propositions pour un service spécifique. Grâce à la planification des effectifs, vous pouvez prévoir d'embaucher davantage de professionnels compétents pour ce service afin de répondre à la demande.
• Une entreprise manufacturière constate, après avoir examiné ses effectifs, que le taux d'attrition augmente toujours en été. Cela entraîne une augmentation des heures supplémentaires, ce qui diminue la rentabilité pendant les mois d'été. Les dirigeants peuvent ainsi réagir de manière appropriée.
• Une entreprise technologique, disposant d'une trésorerie abondante grâce à un investissement récent, doit rapidement renforcer son équipe de développement de logiciels afin d'améliorer radicalement son produit et de conquérir un marché émergent. Grâce à la planification des effectifs, elle peut trouver la meilleure utilisation possible de chaque dollar, en restructurant selon les besoins.

8. N'oubliez pas le facteur humain

Avec des processus tels que la planification des effectifs, il est trop facile de considérer les employés comme des rôles, des salaires et des dépenses. Mais il est important de ne pas oublier les personnes qui se cachent derrière ces rôles. Cela signifie qu'il faut traiter toutes les décisions issues de la planification des effectifs avec le plus grand soin, tout en tenant compte des facteurs qualitatifs qui ne peuvent pas être tabulés dans une feuille de calcul.

Par exemple, tous les employés ne sont pas motivés par les mêmes choses. Si certains passent d'une entreprise à l'autre pour maximiser leur salaire - ce qui signifie que pour les retenir, il suffit de leur accorder des augmentations régulières - d'autres sont motivés par des facteurs plus intrinsèques, comme les valeurs de l'entreprise auxquelles ils croient.

Chaque aspect de la planification des effectifs doit tenir compte du facteur humain d'une manière ou d'une autre afin d'éviter les surprises potentielles que les tableurs ne peuvent pas prévoir.

Une planification du personnel de premier ordre

Que vous planifiez une campagne de recrutement, que vous restructuriez votre entreprise ou que vous essayiez de combler une lacune spécifique en matière de compétences, les premières étapes impliquent généralement une planification des effectifs. Mais pour être sûr de disposer de toutes les données dont vous avez besoin, vous devez utiliser la meilleure plateforme disponible. Pour la plupart des entreprises de taille moyenne à grande, il s'agit de Prophix. Découvrez comment vous pouvez utiliser Prophix pour la planification des effectifs, la planification du personnel, la gestion des performances financières et bien plus encore.