7 façons d'améliorer le processus de budgétisation et de prévision

Quand avez-vous revu pour la dernière fois votre processus de budgétisation et de prévision ? Si vous êtes confronté à des budgets inexacts, à des prévisions d'une utilité douteuse et à un manque de données financières fiables, vous avez peut-être trouvé le coupable.

L'examen régulier de votre processus de budgétisation et de prévision peut vous faire gagner du temps et de l'argent et vous éviter de commettre des erreurs potentiellement coûteuses. Il existe sept domaines clés que votre équipe peut examiner pour améliorer ce processus ; certaines de ces améliorations peuvent être apportées rapidement, tandis que d'autres se font lentement au fil du temps.

La budgétisation et les prévisions sont des processus financiers cruciaux au sein de votre organisation, et les protocoles associés doivent être rendus efficaces et à l'abri des erreurs. Des processus solides améliorent la gestion financière, la planification intégrée des activités et la croissance globale.

Les processusbudgétaires doivent être automatisés dans la mesure du possible et impliquer une collaboration régulière entre les différents services. Vos budgets doivent également être flexibles et s'adapter aux changements du marché ou de l'entreprise. L'équipe financière, la direction générale et les gestionnaires de budget doivent tous être impliqués et bien connaître le processus budgétaire.

Les processus deprévision doivent garder à l'esprit les moteurs de votre activité. Ils doivent également s'appuyer sur vos données historiques, les tendances du marché et tout autre facteur susceptible de vous aider à prendre la décision la plus éclairée. L'analyse des données et la mise en œuvre de prévisions glissantes sont également cruciales pour l'efficacité globale.

Outre l'alignement des objectifs au sein de l'organisation, la budgétisation et les prévisions sont importantes en période de changement. La budgétisation des recettes pour une période donnée et les prévisions pour la période suivante peuvent avoir un impact sur vos stratégies financières à court et à long terme.

Voyons maintenant comment vous pouvez améliorer vos processus de budgétisation et de prévision.

Améliorer la précision et l'intégrité des données

La rationalisation de votre gestion de données ne sera utile que si vos données sont exactes au départ. L'utilisation de techniques de validation des données et l'intégration de sources fiables peuvent améliorer la précision et l'intégrité des données.

L'exactitude des données garantit que vous n'avez pas affaire à des données obsolètes ou incorrectes, comme d'anciens chiffres de recettes ou des notes de frais faussées. L'intégrité des données va plus loin et couvre leur exhaustivité (par exemple, obtenez-vous tous lesrapports dont vous avez besoin ? les budgets historiques que vous examinez suivent-ils une méthodologie récente et solide ? L'amélioration de ces deux éléments de votre processus peut s'avérer très utile.

La qualité de vos données déterminera le réalisme de vos prévisions et l'efficacité de vos budgets. En effet, si vous utilisez des données inexactes, vous risquez d'établir des budgets qui ne reflètent pas du tout les besoins de votre organisation, et vos prévisions risquent d'être très éloignées de la réalité.

Utiliser des outils d'intégration de données avancés

L'utilisation d'un logiciel de budgétisation pour intégrer les données entre les équipes est un excellent moyen de rationaliser les processus, de s'aligner sur les pratiques standard et de réduire le risque d'erreur humaine. Ces outils peuvent automatiser les processus de validation des données afin de garantir l'exactitude et l'intégrité des données.

Certains outils sont relativement faciles à mettre en œuvre, avec une courbe d'apprentissage minimale pour votre équipe. Ils reprennent vos processus Excel et améliorent l'intégrité de vos données d'une manière qui peut s'adapter à votre entreprise.

Mettre en œuvre des prévisions glissantes

Une prévision glissante est une prédiction des chiffres futurs sur une période donnée. Elle permet de prévoir les performances globales de l'entreprise, ce qui donne plus de temps pour ajuster la stratégie financière si nécessaire. Contrairement aux prévisions traditionnelles, les prévisions glissantes sont constamment mises à jour, généralement de manière automatique, au fil du temps.

Les prévisions glissantes sont établies à partir de données historiques et en temps réel. Ces mises à jour permanentes permettront à votre équipe de rester flexible et de prendre les mesures les plus efficaces pour l'entreprise ; il est donc essentiel que vos données soient précises et bien enregistrées.

Ajuster les prévisions en fonction de l'évolution du marché

Vous pouvez utiliser une technologie financière qui fournit des données historiques et en temps réel pour tenir compte des changements du marché. Ainsi, vos prévisions glissantes vous permettront de prévoir les tendances et de réagir aux changements du marché, préparant ainsi mieux votre équipe à relever les défis.

Tirer parti de la planification de scénarios

Si vous ne l'avez pas encore fait, la planification de scénarios devrait être la prochaine chose que vous ferez pour améliorer vos processus de budgétisation et de prévision. La planification de scénarios permet à une équipe de modéliser divers résultats et d'améliorer la stratégie et les prévisions pour l'avenir.

La planification de scénarios identifie un ensemble particulier de résultats incertains de ce qui pourrait arriver à votre entreprise sur la base du marché et de vos données historiques. Ces résultats sont ensuite formalisés sous forme de "scénarios", auxquels il est possible de se référer ultérieurement lors de la prise de décisions commerciales. Vous pouvez, par exemple, élaborer un scénario représentant une baisse générale du marché et une diminution des bénéfices de l'entreprise. Vous pouvez ensuite utiliser ce scénario pour établir des prévisions ou des budgets reflétant la nécessité de réduire les dépenses.

Identifier les principaux moteurs de l'entreprise

Avant d'entamer la planification de votre scénario, vous devez identifier les principaux moteurs de votre entreprise. Il s'agit de tout ce qui a un impact significatif sur les performances de votre entreprise. Il peut s'agir, par exemple, du trafic sur votre site web, du nombre de magasins, des unités de production et des prix des produits vendus.

Pour élaborer des scénarios réalistes, il est essentiel d'identifier ces facteurs et de comprendre comment ils contribuent aux performances de votre entreprise et du marché dans son ensemble.

Améliorer la collaboration entre les services

Les données restent souvent cloisonnées au sein des départements, et il en va de même pour les données financières. À la saison des budgets et des prévisions, il peut être demandé aux différents services de produire des chiffres ou des rapports utilisés pour établir les budgets, mais leur contribution s'arrête là. Les équipes ont rarement une visibilité sur les données financières des autres services de l'organisation, ce qui peut vous faire manquer des opportunités de générer plus de revenus ou de réduire les dépenses, ce qui risque de fausser les budgets et les prévisions.

Mise en place d'un processus budgétaire centralisé

Grâce à la budgétisation centralisée, il n'est plus nécessaire de rassembler des feuilles de calcul, des rapports et des données provenant de plusieurs services pour que la comptabilité passe des heures à recouper les documents afin de s'assurer qu'elle travaille avec la version la plus récente. Généralement rendue possible par une plateforme de performance financière entièrement intégrée, comme Prophix One, la budgétisation et les prévisions centralisées maintiennent les lignes de communication ouvertes et garantissent que les données les plus récentes sont toujours utilisées - pas d'emails ou de copier-coller nécessaires.

Intégrer l'analyse avancée et l'IA

De nombreuses plateformes financières sont désormais dotées d'outils d'analyse alimentés par l'IA, ce qui permet aux professionnels de la finance de transformer une masse de données en informations exploitables et précieuses en une fraction du temps qu'il aurait fallu à une équipe d'analystes.

Même si ces outils alimentés par l'IA ne remplaceront pas complètement les professionnels de la finance, ils peuvent effectuer une grande partie du travail de fond lié à l'analyse qui produit les budgets et les prévisions sur lesquels votre organisation s'appuie.

L'analyse prédictive pour des prévisions précises

L'IA ne se contente pas de vous donner des informations sur les données existantes, elle peut également être utilisée comme outil prédictif. L'apprentissage automatique peut analyser ces données, établir des modèles et les utiliser pour prédire les tendances futures. Si l'IA prédit les performances financières en analysant les données historiques et en les comparant aux tendances actuelles, votre équipe aura une longueur d'avance pour élaborer des plans financiers flexibles. Les plateformes financières intègrent souvent des modèles d'IA dans leurs produits.

Révisez et ajustez régulièrement votre budget

Quels que soient le temps et l'énergie consacrés à l'élaboration d'un budget, un seul événement peut le rendre totalement irréaliste. Qu'il s'agisse du départ d'un membre clé de l'équipe ou d'une hausse du marché en général dont il faut tirer parti, il est essentiel de revoir régulièrement vos budgets pour qu'ils restent pertinents.

Le suivi des dépenses courantes et leur comparaison avec les budgets historiques vous permettent de détecter les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent, tandis que la prévision de l'impact des moteurs de l'entreprise sur les dépenses vous indique si des ajustements sont nécessaires.

Examiner le budget tous les mois

Il est important de trouver un juste équilibre entre l'examen d'un nombre suffisant de données et la rapidité des ajustements à effectuer. En règle générale, il convient d'examiner les bilans, les comptes de résultat et les rapports de dépenses des différents services.

Veillez à ce que les mêmes examens budgétaires mensuels soient effectués dans tous les services. Cela permettra d'assurer l'alignement et de veiller à ce que chacun reste concentré sur les objectifs généraux de l'entreprise.

Investir dans le bon logiciel de budgétisation et de prévision

Enfin, il est important que votre équipe investisse dans un logiciel de budgétisation et de prévision adéquat. Ce logiciel permet de rationaliser la budgétisation, les prévisions et d'autres besoins financiers. Les principales caractéristiques à rechercher lors du choix d'une plateforme sont les suivantes :

• Automatisation : Les tâches administratives peuvent s'accumuler et devenir fastidieuses pour votre équipe. Recherchez un logiciel capable d'automatiser des tâches simples et de compiler des données sans qu'un membre de l'équipe n'ait à le faire. Vous économiserez ainsi du temps et de la main-d'œuvre à court terme, et des frais généraux à long terme.
• Intégration : Copier ou exporter manuellement des données d'un outil à l'autre est source d'erreurs. Choisissez un logiciel de gestion financière qui s'intègre à votre ERP, à votre SIRH ou à vos feuilles de calcul afin que les données circulent de manière transparente entre les applications et se trouvent exactement là où vous en avez besoin, quand vous en avez besoin.
• Facilité d'utilisation : La courbe d'apprentissage peut ralentir la productivité et créer de la frustration au sein des équipes. Une formation approfondie prend un temps précieux à chaque service, et il peut être difficile d'aplanir les difficultés en l'absence d'une assistance et de ressources adéquates. Choisissez une plateforme facile à utiliser et dotée d'une solide équipe d'assistance afin d'alléger le processus d'intégration.
• L'étendue des services : La budgétisation et les prévisions ne sont que deux des nombreux processus financiers essentiels à votre entreprise. Choisissez une plateforme de performance financière qui prend en charge le bureau du directeur financier et les processus, de la planification à la clôture.

Choisir une solution évolutive

Il est également essentiel que vous choisissiez une plateforme de performance financière capable d'évoluer avec votre équipe. Votre logiciel actuel peut-il traiter vos données ? Le pourra-t-il dans cinq ans ? Y a-t-il des processus comptables que vous pourriez développer au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise ?

Il s'agit là d'éléments essentiels à prendre en compte lors de votre recherche. Une plateforme de performance financière, comme Prophix One, prendra en charge tous vos processus financiers clés et s'adaptera efficacement à votre organisation.

Conclusion : Améliorer votre processus de planification financière

Il est temps d'évaluer vos processus actuels de budgétisation et de prévision. De nombreux domaines d'amélioration peuvent avoir un impact significatif sur ces processus, notamment l'amélioration de la précision des données, l'amélioration de la collaboration, l'exploitation des prévisions glissantes et l'utilisation d'informations basées sur l'IA.

Apporter ces améliorations ne doit pas être une tâche ardue. Mettez-les en œuvre progressivement, en veillant à ce que chaque partie prenante comprenne les changements apportés au processus. Examinez l'impact de tout changement et ajustez-le si nécessaire pour que vos processus s'améliorent de manière cohérente. À long terme, cela permettra à votre équipe de déployer des stratégies financières plus efficaces.

Le choix d'une plateforme de performance financière capable de prendre en charge toutes ces améliorations est crucial. Vos résultats financiers et la réussite globale de votre entreprise seront améliorés si vous disposez des bons outils pour faire le travail.