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6 éléments qui ralentissent la clôture de l'exercice
Avant même que vous ne vous en rendiez compte, l'heure de la clôture de l'exercice aura sonné. Il s'agit d'un processus de longue haleine qui implique de longues heures, peut-être même pendant le wee
juillet 18, 2017
Avant même que vous ne vous en rendiez compte, l'heure de la clôture de l'exercice aura sonné.
Il s'agit d'un processus de longue haleine qui implique de longues heures, peut-être même pendant le week-end, pour collecter les données, les traiter, les valider et préparer les rapports.
C'est un travail difficile qui n'est pas facilité par les nombreux facteurs qui ralentissent le processus de clôture de l'exercice.
Voici une liste de six défis à relever pour une clôture rapide de l'exercice - et de bons conseils pour l'accélérer.
Défi 1 : Le manque de formation
Lorsque les employés ne sont pas correctement formés à l'utilisation des systèmes et à la gestion des processus, la clôture de l'exercice est ralentie. Plus les employés connaissent les solutions, plus la clôture est rapide. Il est évidemment important de former les nouveaux employés, mais vous devriez également envisager des mises à jour annuelles pour tous les membres de la fonction financière. Cela permet à chacun de s'impliquer pleinement dans le processus.Défi 2 : Absence de soutien de la part de la direction générale
Il est essentiel que la direction soutienne et donne la priorité à une clôture rapide de l'exercice afin de montrer à tous l'importance de ce processus. Si ce n'est pas le cas, la clôture de l'exercice ne sera perçue que comme une perte de temps. Et si la clôture de l'exercice est perçue comme une tâche fastidieuse, chronophage et inutile, les employés risquent de ne pas soumettre les données à temps.Défi 3 : Plusieurs solutions informatiques différentes
L'utilisation de plusieurs solutions informatiques dans différents départements est un inconvénient. Les employés du département financier doivent traiter et rassembler des données provenant de sources multiples, ce qui leur fait perdre un temps précieux au profit du travail stratégique.Défi 4 : Solutions inadéquates
Le fait de devoir gérer plusieurs solutions incompatibles ajoute beaucoup de travail manuel, ce qui ralentit également la clôture de l'exercice. La situation se complique encore lorsque vous êtes obligé de vous connecter à plusieurs solutions pour récupérer des données qui seront stockées ultérieurement dans un nouveau système.Défi 5 : Communication inadéquate
Lorsque la direction ne communique pas clairement avec le reste de l'organisation, la clôture de l'exercice peut également s'en trouver allongée. Le manque de communication est un moyen infaillible de retarder la transmission des données par les autres départements. En d'autres termes : informez tous les employés concernés de la date limite et de la raison pour laquelle elle est importante.Défi 6 : Mauvais dialogue avec les auditeurs
Si vous n'avez pas de réunions régulières ou si vous ne communiquez que rarement avec votre comptable, vous risquez de ne pas pouvoir régler les problèmes avant qu'il ne soit trop tard.Avantages d'une clôture rapide de l'exercice
Une clôture rapide de l'exercice permettra avant tout d'alléger la charge de travail manuel du bureau des finances, qui disposera ainsi de plus de temps pour se consacrer au développement de l'entreprise. Une clôture rapide de l'exercice montre également que l'entreprise prend au sérieux sa responsabilité de rendre compte de sa situation financière en interne et en externe. Une fois que la fonction financière a mis en œuvre les techniques appropriées pour accélérer la clôture de l'exercice, les informations financières sont disponibles plus rapidement. Cela permet aux décideurs de prendre des décisions rapides et éclairées. Cela permet également d'anticiper et de planifier l'avenir.Abonnez-vous au blog