6 signes indiquant que vous avez besoin d'un logiciel budgétaire

Les feuilles de calcul constituent toujours l'épine dorsale du processus budgétaire pour de nombreuses organisations. Bien qu'elles présentent des avantages évidents (elles sont omniprésentes et relativement faciles à utiliser), elles ne doivent pas être considérées comme la panacée en matière de logiciels de budgétisation pour les entreprises. Si vous n'utilisez pas encore de logiciel de budgétisation, c'est que vous avez probablement rencontré des problèmes sérieux qui vous ont amené à en avoir besoin.

Mais si vous avez besoin d'aide pour déchiffrer les signes, nous sommes là pour vous aider.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion budgétaire pour entreprises ?

En termes simples, un logiciel de gestion budgétaire pour entreprises est un logiciel de gestion budgétaire conçu spécifiquement pour les entreprises. Ces plates-formes peuvent prendre de nombreuses formes et offrir un large éventail de fonctionnalités, mais elles doivent avant tout être axées sur la budgétisation.

Par exemple, bien que de nombreuses organisations commencent par utiliser des options gratuites ou peu coûteuses comme Quickbooks et Freshbooks, elles s'adaptent rarement à votre organisation. Bientôt, vous passerez plus de temps à résoudre les problèmes qu'elles créent que le temps que vous avez gagné en les adoptant dès le départ.

Les 6 signes que votre entreprise a besoin d'un logiciel de budgétisation

1. L'établissement du budget prend des mois

Dans de nombreuses entreprises, l'établissement du budget annuel peut prendre de 25 jours à près de deux mois. Si ce délai vous semble court, c'est le signe que votre logiciel de budgétisation actuel n'est pas à la hauteur.

La budgétisation est un processus qui demande beaucoup de temps et de ressources, même pour les PME dont la structure organisationnelle est simple. Si l'on ajoute les filiales, les groupes et les SARL, la consolidation de toutes les informations dont vous avez besoin peut prendre des semaines. Dans ces conditions, la finalisation du budget peut facilement s'étendre sur un trimestre entier, ce qui rend difficile l'adaptation à l'évolution des conditions du marché.

Conseil sur les logiciels de budgétisation

Au minimum, votre logiciel de budgétisation ne devrait pas allonger le temps nécessaire pour boucler votre budget annuel. Mais au-delà, il doit vous permettre de vous affranchir d'un processus de budgétisation annuel rigide et fixe. L'utilisation d'une plateforme de performance financière comme Prophix peut vous fournir un flux régulier de données financières, essentielles pour préparer les budgets plus rapidement et les adapter en fonction des besoins.

2. Votre budget n'est pas flexible

Si vous travaillez dans la finance, le scénario suivant vous est probablement familier :

Vous venez de terminer l'élaboration du budget annuel de votre entreprise lorsqu'un changement important survient et que vous devez procéder à des révisions. Si vous utilisez des feuilles de calcul comme outil de budgétisation, ces révisions peuvent être un processus manuel qui prend du temps et qui est susceptible d'entraîner des erreurs de saisie, des formules erronées et d'autres problèmes.

Les entreprises qui ont adopté un logiciel de budgétisation, tel qu'un logiciel de gestion des performances financières (FPM), peuvent réagir aux changements internes et externes à l'entreprise, tels que les fluctuations des flux de trésorerie, les changements de prix, les changements de gamme de produits, les modifications de l'affectation du capital et les changements organisationnels.

La mise en place de processus budgétaires souples permet de réduire les coûts et le temps consacrés à l'analyse tout en améliorant la qualité de la prise de décision.

Les logiciels de gestion des performances financières (FPM) sont également appelés logiciels de gestion des performances de l'entreprise (CPM), de planification et d'analyse financière (FP&A) ou de gestion des performances de l'entreprise (EPM).

Conseil sur les logiciels de budgétisation

L'une des principales causes de budgets rigides ? Des données obsolètes ou indisponibles. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, le défi que représente la consolidation de toutes les données nécessaires à l'établissement du budget augmente de façon exponentielle. De nouveaux processus doivent être mis en place, de nouvelles sources de données doivent être prises en compte et de nouvelles complications, telles que les conversions de devises étrangères, doivent être réglées. Le logiciel de budgétisation d'entreprise que vous avez choisi doit être capable de créer des budgets flexibles.

3. Trop de départements dépassent leur budget

Il n'est que trop fréquent que la budgétisation se fasse en vase clos, surtout si vous utilisez principalement des méthodes manuelles pour collecter et traiter les données. Lorsque les informations ne circulent que dans une seule direction - des personnes pour lesquelles vous établissez le budget à celles qui le font - il est particulièrement difficile d'établir un budget réaliste.

Le résultat ? Des services qui ne cessent de dépasser leur budget.

Bien que des contrôles plus stricts puissent être mis en place pour éviter que cela ne se produise, ces schémas sont plus le signe de budgets irréalistes qu'autre chose. Et si votre processus de budgétisation ne prévoit aucune flexibilité après la budgétisation elle-même, les équipes sont confrontées à un choix difficile : ne pas livrer les projets essentiels ou dépasser le budget.

Elles opteront généralement pour ce dernier choix.

Conseil sur les logiciels de budgétisation

De nombreux logiciels de budgétisation dédiés aux entreprises sont conçus avec l'intégration des données comme caractéristique principale, c'est-à-dire la capacité de tirer des informations de sources multiples et de les centraliser dans une plateforme où les budgets peuvent être créés de manière efficace. C'est essentiel pour éviter que les budgets ne soient élaborés en vase clos. Examinez les possibilités offertes par votre solution actuelle et faites-en un élément clé de la sélection de tout logiciel de budgétisation. Par exemple, Prophix permet non seulement au bureau du directeur financier d'extraire des données de ses feuilles de calcul, mais il s'intègre également de manière native aux systèmes ERP, CRM et SIRH.

4. Votre entreprise a connu une croissance importante

Les périodes de croissance significative et les autres changements sont extrêmement positifs pour votre entreprise, mais ils peuvent causer d'énormes maux de tête pour les processus permanents tels que la budgétisation.

Votre organisation a peut-être fusionné avec une autre, ou vous avez ouvert une nouvelle filiale. Ou encore, vous venez de constater une augmentation massive de votre clientèle et de votre chiffre d'affaires. Quoi qu'il en soit, vous avez soudain beaucoup plus de données financières à traiter et des considérations financières entièrement nouvelles qui rendent l'établissement du budget beaucoup plus complexe.

Ces périodes de transition peuvent souvent faire apparaître des problèmes avec votre logiciel de budgétisation actuel - ou tirer la sonnette d'alarme si vous n'avez pas de logiciel dédié du tout.

Les changements soudains de ce type ne sont pas les seuls signaux à surveiller. Chaque nouveau client, transaction ou employé supplémentaire augmente la quantité de données financières que vous devez collecter, analyser et traduire en décisions commerciales. Même une croissance lente et régulière peut devenir ingérable si vous ne disposez pas des bons outils.

Conseil sur les logiciels de budgétisation

Si vous utilisez actuellement un logiciel de budgétisation, assurez-vous de surveiller son efficacité aux différentes étapes de la croissance de votre entreprise. Vous saurez que vous avez besoin d'une meilleure solution si les plaintes concernant des processus inefficaces et des budgets rigides augmentent au fur et à mesure que votre entreprise grandit.

Si vous êtes encore à la recherche d'un logiciel de budgétisation pour votre entreprise, essayez d'anticiper l'évolution de vos besoins au fur et à mesure que l'entreprise se développe. Vous éviterez ainsi d'investir dans une plateforme qui n'évolue pas avec vous.

5. Votre rentabilité est en baisse

Il n'est que trop fréquent que les équipes extérieures au bureau du directeur financier se réjouissent de l'augmentation des recettes sans se préoccuper de la santé financière globale de l'entreprise. Mais en tant que responsable financier, vous savez que si chaque dollar de revenu s'accompagne de deux dollars de dépenses, vous n'êtes pas vraiment en train de croître.

Sans les outils appropriés pour l'établissement des budgets, il n'est que trop courant pour les organisations de créer des budgets irréalistes, souvent en raison de données insuffisantes. Parfois, cela conduit les départements à dépasser leur budget. Mais dans certaines situations, c'est l'ensemble de l'organisation qui risque de voir sa rentabilité diminuer.

Lorsque vous ajoutez un logiciel de budgétisation d'entreprise robuste à votre panoplie d'outils, vous pouvez rapidement générer les résultats dont vous avez besoin pour maintenir la rentabilité de votre organisation ou, à tout le moins, rendre compte de toute baisse de rentabilité qui pourrait survenir.

Conseil sur les logiciels de budgétisation d'entreprise

Les meilleurs exemples de logiciels de budgétisation permettent au bureau du directeur financier de créer des tableaux de bord pour les utilisateurs de l'entreprise, afin que chacun puisse être plus conscient de ce qui permet à l'organisation de rester aussi rentable que possible sans sacrifier des projets essentiels.

6. Vous travaillez souvent en double

Sans logiciel de budgétisation, la budgétisation annuelle et les processus similaires impliquent souvent des équipes décentralisées et fragmentées, chacune s'efforçant de collecter des données et de prévoir les besoins pour certaines parties de l'organisation. À moins que ces équipes ne soient en communication constante ou qu'elles n'utilisent des outils de collaboration, il est probable qu'elles doublent le travail.

Il s'agit notamment d'exporter plusieurs fois les mêmes rapports avec de légères variations, de rechercher des données qui ont déjà été collectées par une autre équipe, voire de travailler sur des budgets pour les mêmes départements.

Il en résulte des heures perdues, un processus global beaucoup plus long à clôturer et de la frustration lorsque les équipes tentent de consolider des informations contradictoires. Lorsque vous centralisez vos processus de budgétisation sur une plateforme unique, toutes vos équipes savent exactement qui travaille sur quoi.

Conseil sur les logiciels de budgétisation

Tous les logiciels de budgétisation ne se valent pas et vous devez rechercher des plateformes conçues dès le départ pour des processus collaboratifs. Les tableurs, par exemple, ne sont pas particulièrement collaboratifs, mais certains des logiciels de budgétisation les plus populaires ne le sont pas non plus. C'est un sujet que vous devriez essayer d'aborder lors des visites de vente d'une solution que vous envisagez d'acquérir ou de tester si une période d'essai gratuite est disponible.

Comment All-Star Directories a gagné 6 jours grâce à un logiciel de budgétisation pour entreprises

Lorsque Michelle Ferris d'All-Star Directories a envisagé pour la première fois d'adopter un logiciel de budgétisation pour les entreprises, elle et son équipe passaient des jours, voire des semaines, à préparer leur budget annuel. Son équipe devait consacrer tout son temps à la compilation et à l'analyse des données. Michelle savait qu'il existait une meilleure façon d'aborder la saison budgétaire, permettant à son équipe de se concentrer sur des choses plus importantes, comme sortir du bureau à une heure décente et passer du temps avec sa famille.

Frustrés et prêts à changer, Michelle et son équipe ont commencé à peser le pour et le contre de l'adoption d'une solution de budgétisation. Michelle voulait donner à son équipe la liberté de se concentrer sur ce qui compte vraiment, tant au travail qu'en dehors.

Après avoir mis en œuvre le logiciel de gestion des performances financières (FPM) comme solution à leurs problèmes de budgétisation, All-Star Directories a économisé 6 jours entiers de travail sur leurs processus de budgétisation. L'équipe de Michelle peut établir son budget en quelques heures seulement, ce qui lui permet de se consacrer à l'analyse stratégique.

Aujourd'hui, Michelle et son équipe bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée au lieu de stresser pendant la saison budgétaire. Ils sont certains que leurs budgets sont exacts, à jour et automatisés, ce qui permet à l'équipe de s'attaquer à des projets plus stratégiques après un temps d'arrêt bien mérité.

Vous voulez en savoir plus sur la réussite de Michelle avec le logiciel de budgétisation pour les entreprises ? Lisez l'étude de cas de All-Directories ici.

Choisissez le bon logiciel de budgétisation pour votre entreprise

L'abandon des feuilles de calcul et l'adoption d'un logiciel de budgétisation pour les entreprises sont des décisions judicieuses. Cependant, repérer les signes indiquant que vous avez besoin d'un logiciel de budgétisation est la moitié de la bataille.

Prenez exemple sur All-Star Directories : les logiciels de budgétisation permettent de gagner du temps et de ménager les ressources. Choisir celui qui convient à votre entreprise ? C'est essentiel.

Vous voulez en savoir plus sur les logiciels de budgétisation pour votre entreprise ? Consultez les 21 meilleurs logiciels de budgétisation pour les directeurs financiers.