5 façons d'améliorer votre processus budgétaire

En tant que professionnel de la finance, vous savez que les meilleurs budgets sont basés sur des données provenant de tous les départements et filiales de l'entreprise. La collaboration et la connaissance sont deux des facteurs les plus importants dans le processus budgétaire. Pour vous, il s'agit probablement d'une vieille histoire. Malheureusement, les employés des départements autres que la finance ne le savent peut-être pas. Les responsables de département ne savent pas pourquoi ils doivent consacrer un temps précieux à la soumission de données au cours d'une journée de travail bien remplie. En conséquence, le bureau des finances est confronté à des retards, des hésitations ou des silences, à l'absence de données et à un budget peu fiable. Dans cet article, nous allons examiner les cinq obstacles qui s'opposent à une bonne collaboration dans le cadre du processus budgétaire - et nous vous donnerons une solution pour chacun d'entre eux.

Obstacle 1 : Le tsunami de données

Chaque jour, la quantité de données augmente. Chaque lancement de produit, chaque employé, chaque loi ou chaque processus génère sa propre pile de données. Ce tsunami de données complique la tâche du bureau des finances qui doit collecter, examiner et comprendre les données de l'entreprise. Dans le même temps, les employés de tous les secteurs de l'entreprise ont du mal à savoir quelles informations ils doivent soumettre au processus de budgétisation, de prévision et de planification. La solution : Soutenir et former la fonction financière Les données financières étant au cœur de toute organisation prospère, la direction doit allouer des ressources pour aider la fonction financière à gérer le volume croissant de données. Cela signifie qu'il faut disposer d'outils et de formations qui aident la fonction financière à collecter des données et à formuler des propositions d'action.

---

Obstacle 2 : Incertitude quant à la manière de traiter les données

Dans les entreprises ambitieuses, les responsables se posent des questions telles que "Quand les données doivent-elles être partagées - et comment ?" ou "Comment garantir la confidentialité ?" Il est naturel que toutes les parties veuillent savoir comment partager les connaissances financières et non financières. Si ce processus n'est pas clair ou lourd, la collaboration est ralentie. La solution : Partage des connaissances avec les pairs Les directeurs financiers doivent regarder à l'extérieur de leur entreprise et discuter avec leurs pairs (c'est-à-dire des directeurs financiers dans des situations similaires) pour trouver des moyens d'améliorer les méthodes de travail et l'automatisation des données. En introduisant et en maîtrisant de telles initiatives, la fonction financière crée de la confiance pour toutes les parties impliquées et pour le processus budgétaire lui-même.

---

Obstacle 3 : Les changements constants font que les données ne sont pertinentes que pendant une courte période

Avouons-le : être responsable d'un ensemble de chiffres est toujours un peu effrayant. Quels que soient les efforts et le temps consacrés à leur production, il y a toujours une petite voix dans votre tête qui vous demande si les chiffres sont incomplets ou imprécis. En réalité, le monde évolue si rapidement qu'il est inévitable que certains chiffres ne soient pertinents que pendant une courte période. C'est pourquoi les gestionnaires peuvent être réticents à soumettre et à générer des données si l'entreprise dans son ensemble n'a pas accepté le fait que des paramètres en constante évolution ont un effet sur la validité des données. La solution : Être encourageant et constructif Vous pouvez adapter la culture de l'entreprise en encourageant les départements à fournir des données. Pour ce faire, posez des questions constructives telles que les suivantes :

• "Comprenons-nous pourquoi certains de nos ICP fluctuent ?"
• "Dans quelle mesure acceptons-nous ou punissons-nous les variations des chiffres que nous recevons des responsables ?
• "Fournissons-nous à la fonction financière les outils nécessaires pour mieux comprendre les chiffres ?"

Obstacle 4 : Comprennent-ils comment les données sont transformées en actions ?

Les responsables de votre service comprennent-ils vraiment la relation entre les données qu'ils soumettent et la manière dont ces données se traduisent en actions par la suite ? Si ce processus n'est pas clair, la motivation à soumettre des données diminue, tout comme la responsabilité qui en découle. La solution : S'asseoir et expliquer le processus La fonction financière doit prendre le temps de s'asseoir avec les responsables de département et d'expliquer comment les données qu'ils soumettent influent sur la situation financière et stratégique globale de l'entreprise. Cette démarche doit être soutenue par la direction générale, afin que tous les départements sachent à quel point ce processus est important et pourquoi la collaboration doit être la meilleure possible.

---

Obstacle n° 5 : Politiques de bureau et préjugés

Grâce aux budgets, aux prévisions et à la planification, les entreprises peuvent choisir les départements et les initiatives qui ont besoin d'un financement supplémentaire ou qui doivent être interrompus. Certains employés sont déçus lorsque leur projet reçoit moins de fonds, ce qui peut les amener à remettre en question le processus de décision et les données sur lesquelles repose la décision. En particulier, ceux qui pensent que les décisions sont prises en fonction de points de vue personnels et non de perspectives commerciales se montreront peu coopératifs. La solution : Être plus transparent Tous les processus de planification peuvent être améliorés. Vous pouvez réduire le nombre de décisions qui peuvent être considérées comme politiquement subjectives en impliquant activement vos collègues dans le processus de planification. En faisant la lumière sur la manière dont les chiffres d'un département affectent les projets (et les plans globaux de l'entreprise), vous renforcez la volonté de l'entreprise.

Notes de fin

Lorsqu'une entreprise établit une base solide pour coopérer tout au long du processus budgétaire, elle obtient de meilleurs budgets, une meilleure planification et, dans le meilleur des cas, de meilleurs résultats. Toutes les entreprises sont différentes, mais nous espérons que ces conseils vous ont été utiles.