5 façons d'obtenir des données en temps voulu de la part du département des ventes

Vous êtes prêt à calculer les prévisions de vente, mais vous ne pouvez pas commencer. Les données n'ont pas été transmises. Vous passez donc du temps à téléphoner, à envoyer des courriels et peut-être même à vous lever de votre bureau pour vous rendre au service des ventes et demander les données. Enfin, les données arrivent et vous commencez à calculer. C'est alors que quelqu'un frappe à votre porte et vous demande : "Pourrais-je entrer rapidement et changer un chiffre... ?" Les données sont à nouveau reportées. Et vous ? Vous attendez. Encore une fois. Ce scénario vous semble-t-il familier ? Nos clients nous disent que le plus gros problème dans le processus budgétaire est de ne pas recevoir les données à temps. Chaque mois, la fonction financière est comme la circulation du matin : lente et frustrante. Comment résoudre ce problème ? Comment faire respecter les délais par vos collaborateurs ? Cet article vous donne cinq conseils sur ce que l'entreprise peut faire pour que les données soient livrées à temps. Nous prenons l'exemple du département des ventes, non pas pour le mettre en porte-à-faux, mais pour mieux illustrer ce problème.

1 : Faire en sorte que la direction générale en fasse une priorité

Le chef des ventes peut très bien comprendre qu'il est juste que les représentants des ventes livrent les données à temps et ne ralentissent pas le service financier. Toutefois, si le chef des ventes accepte de livrer les données en temps voulu, il n'en est pas de même lorsqu'il s'agit de donner suite à cette promesse. Les bonnes intentions ont tendance à se noyer dans la résistance de l'agenda du représentant commercial. Pour eux, le plus important est d'entretenir les clients et de vendre. C'est pour cela qu'ils ont été engagés, qu'ils excellent et qu'ils sont évalués. Pourquoi devraient-ils consacrer du temps à une tâche qui n'a rien à voir avec leur travail et qui est ennuyeuse ? L'un des moyens de faire face à cette résistance est d'en parler à la direction générale. Le PDG, le directeur financier et le directeur des ventes doivent faire de la "livraison des données à temps" une priorité pour l'ensemble de l'organisation. Une priorité absolue rendra acceptable le fait que l'équipe de vente consacre du temps à des activités qui ne sont pas directement liées aux ventes. Elle indique également que le fait de ne pas fournir les données dans les délais impartis a des conséquences.

2 : Offrir une prime pour la livraison des données dans les délais

Il est important d'obtenir l'adhésion de l'encadrement supérieur et un ICP (indicateur de performance clé) est un outil utile pour susciter l'action. Toutefois, pour susciter une véritable motivation, il faut une carotte. Dans le cas présent, la carotte est un bonus monétaire. Les vendeurs, en particulier, connaissent bien le concept des primes, qui peuvent grandement contribuer à les convaincre de fournir un effort supplémentaire. Les systèmes de primes peuvent être mis en place différemment d'une entreprise à l'autre. En voici un exemple : Si un représentant commercial ne respecte pas la date limite de ses prévisions pendant X fois, cela a un effet Y sur sa prime.

3 : Faciliter au maximum la transmission des données

Les deux premières suggestions concernent le service des ventes et la manière de l'activer. Toutefois, le bureau des finances doit également apporter sa contribution afin que les représentants des ventes disposent des meilleures conditions pour répondre aux demandes. Comment s'y prendre ? Tout d'abord, la saisie et la livraison des données doivent être faciles. En fait, la livraison des données doit être aussi facile que la manipulation de la machine à café dans la salle de repos. Il n'est pas facile de se connecter à un système comptable sophistiqué et peu familier, avec un processus de connexion difficile, lorsque l'on ne se souvient jamais du code et qu'il faut donc le réinitialiser à chaque fois. Essayez de penser à la facilité d'utilisation par rapport à vos collègues qui ne travaillent pas tous les jours avec des chiffres et des finances. Le mieux serait que les représentants commerciaux reçoivent une feuille de calcul dans laquelle ils doivent insérer trois chiffres et la renvoyer. Un autre exemple serait l'utilisation d'un modèle (dans Excel ou une solution CPM) facile à utiliser et comportant des boutons clairs et explicites. Cela dit, il faut veiller à ne pas trop le simplifier. La facilité d'utilisation et la simplicité sont des éléments d'équilibre. Des données trop simples risquent de manquer de détails et de qualifications, et donc d'être inutiles dans une prévision de vente. En outre, les données doivent être fournies avec des considérations. Il faut toujours réfléchir aux 5, 10 ou 20 clients qui représentent 80 % du chiffre d'affaires. Chaque représentant commercial doit expliquer pourquoi il vendra 5 % de plus ou de moins l'année prochaine, etc.

4 : Mettre en place des notifications automatiques

Nous avons tous des journées bien remplies et même les meilleurs d'entre nous oublient parfois une tâche, surtout si cette tâche n'entre pas dans nos domaines de compétence et d'intérêt. Une quatrième idée pour soutenir le département des ventes est d'envoyer des rappels et des échéances par courrier électronique. Il est clair que personne n'a besoin de plus de courriels, mais une communication claire peut aider les représentants à mieux planifier leur emploi du temps. Cela signifie que vous n'aurez plus à entendre des excuses telles que "j'ai oublié", "je ne savais pas qu'il y avait une date limite" ou "j'étais en vacances" Les notifications automatiques sont les plus efficaces. Dans Prophix, vous pouvez mettre en place un flux de travail automatique. Cela permet à la fonction financière de gagner du temps, car elle ne doit le faire qu'une seule fois. Vous pouvez envisager d'accroître la pression en envoyant au chef des ventes, voire au directeur des ventes, des courriels de rappel à un représentant des ventes qui a oublié une date limite. Découvrez comment votre processus budgétaire devient plus efficace grâce aux flux de travail automatiques

5 : Des processus rapides et efficaces

La dernière suggestion pour créer les meilleures conditions pour recevoir les données à temps est d'avoir des processus rapides et efficaces. L'élaboration du budget des ventes et des prévisions de ventes avec les montants et les recettes ne doit pas prendre trop de temps. Vous devez concevoir vos processus de manière à ce qu'ils soient exécutés rapidement. Des processus courts sont une condition essentielle pour s'assurer que personne ne demande de changement en raison de l'évolution du marché. Un budget ne devrait pas prendre plus de 2 à 3 semaines et un processus de prévisions mensuelles glissantes devrait être achevé en 5 à 8 jours ouvrables - ici, la collecte de données elle-même ne devrait pas prendre plus de 1 à 2 jours ouvrables. Si vous ne pouvez pas gérer rapidement un processus budgétaire ou un processus de prévision, des retards et des données manquantes se produiront rapidement.

Remarques finales

Il n'est pas facile de modifier les procédures internes, surtout dans les différents services. Vous augmentez vos chances de réussite lorsque vous abordez le problème sous différents angles, ce qui se reflète également dans les cinq conseils :

• Priorité à la gestion.
• facteurs concrets de motivation,
• la facilité d'utilisation,
• soutien et
• processus rapides.

Cela signifie que les vendeurs ne se sentent pas imposés, mais qu'ils bénéficient au contraire d'incitations financières et d'un soutien. Nous espérons que nos conseils vous seront utiles. Nous vous souhaitons bonne chance dans votre démarche pour obtenir des données à temps.