5 erreurs courantes dans l'achat d'un logiciel de budget et de prévision

Comment choisir le bon logiciel de budget et de prévisions pour mon entreprise ? Quelles sont les erreurs à éviter lors de l'évaluation des fournisseurs de logiciels de budgétisation et de prévision? Le coût est-il le seul facteur à prendre en compte dans ma décision ?

Ce sont toutes des questions qui peuvent se poser lorsque vous envisagez d'investir dans un logiciel de budget et de prévisions, et c'est logique - il peut s'agir d'un investissement important, et vous voulez éviter les pièges courants qui accompagnent le choix d'une nouvelle solution pour votre équipe financière.

Qu'est-ce qu'un logiciel de budget et de prévision ?

Le logiciel de budget et de prévision, également appelé logiciel de gestion de la performance financière[EC1] (FPM) ou logiciel de gestion de la performance de l'entreprise (CPM), est un outil conçu pour les directeurs financiers, les responsables financiers et les décideurs. Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques

• Gestion des tâches financières cruciales telles que le reporting, la budgétisation et la planification.
• Rationalisation du processus de gestion budgétaire et automatisation des tâches répétitives.
• Intégration de données directement à la source, offrant un accès immédiat à des points de données en temps réel.
• En permettant la création de prévisions complètes et perspicaces.
• En permettant une analyse complexe des données.

En fin de compte, le logiciel de budget et de prévision est un élément essentiel de la gestion des performances financières, offrant une vision claire des finances de votre organisation.

Erreur n° 1 : Privilégier le coût aux capacités

L'adage "on en a pour son argent" est vrai.

Il n'est pas rare que les entreprises aient un prix en tête lorsqu'elles recherchent un logiciel de budget et de prévision. Toutefois, le coût n'est pas le seul facteur qui doit guider votre décision.

Si vous choisissez un logiciel de budget et de prévision en vous basant uniquement sur le coût, vous risquez de renoncer à des fonctionnalités essentielles telles que la collaboration, l'intégration des données et la sécurité au profit d'un complément Excel aux fonctionnalités limitées.

Avant d'évaluer les solutions logicielles de gestion des budgets et des prévisions, vous devez dresser une liste des applications qui vous aideraient à rationaliser vos processus, à améliorer la précision et à stimuler les performances de l'entreprise, puis évaluer les fournisseurs en fonction de leur adéquation avec les capacités souhaitées.

L'examen des avis d'analystes du secteur et de clients peut également vous aider à prendre une décision. Les rapports et les avis de ceux qui ont une expérience pratique peuvent vous donner des indications sur les fonctionnalités à privilégier, vous permettre de comprendre pourquoi certaines organisations ont fait un investissement et l'impact que le logiciel a eu sur les performances globales de leur entreprise.

Erreur n° 2 : Laisser de côté les services à valeur ajoutée

De nombreux fournisseurs de logiciels de budget et de prévision proposent des services à valeur ajoutée dans le cadre de la mise en œuvre et de la relation continue, notamment

• Support client étendu - un ajout à votre contrat qui implique généralement un accès direct au support client, des heures de conseil supplémentaires et des opportunités de formation.
• Mise en œuvre en libre-service - Certains éditeurs proposent un processus de mise en œuvre en libre-service qui comprend des conseils étape par étape sur la manière de configurer le logiciel.
• Formation continue - accès à une bibliothèque de cours sur le logiciel et sur la manière de rentabiliser votre investissement.

Si les services à valeur ajoutée peuvent augmenter le coût de votre contrat, il est important de se demander s'ils vous permettront d'économiser de l'argent à long terme. Un support client étendu peut vous permettre de disposer des ressources nécessaires pour résoudre immédiatement tout problème, sans le stress d'essayer de contacter un service d'assistance téléphonique. Les ressources de mise en œuvre en libre-service peuvent également améliorer l'adoption par les utilisateurs finaux, ce qui signifie que vous constaterez plus rapidement un retour sur votre investissement dans le logiciel de budget et de prévision.

Erreur n° 3 : Donner la priorité aux besoins à court terme plutôt qu'aux objectifs à long terme

Lorsque vous commencez à chercher un logiciel de budget et de prévision, vous avez probablement un besoin à court terme auquel vous voulez répondre, que ce soit pour réduire le temps consacré à la budgétisation, automatiser la création et la distribution de rapports ou créer un tableau de bord avec des indicateurs clés de performance (KPI) critiques.

Cependant, lorsque vous donnez la priorité à un besoin à court terme plutôt qu'aux objectifs à long terme de votre entreprise, vous risquez de vous retrouver avec une solution qui ne peut pas évoluer pour répondre à vos besoins. En choisissant un logiciel de budget et de prévision doté d'applications multiples, telles que la budgétisation et la planification, le reporting et l'analyse, les consolidations et la gestion inter-sociétés, vous pouvez répondre à vos besoins immédiats, et étendre votre cas d'utilisation à l'avenir.

Erreur n° 4 : Ne pas parler à d'autres utilisateurs

En réalité, les éditeurs de logiciels peuvent prétendre tout ce qu'ils veulent au sujet de leur produit. Ce n'est qu'en discutant avec d'autres utilisateurs que vous pourrez vous faire une idée de la convivialité d'une solution, de la réactivité de son support et du temps nécessaire à sa mise en œuvre.

De nombreux fournisseurs de solutions de budgétisation et de prévision vous proposeront d'organiser un appel de référence avec un client d'un secteur similaire ou d'une taille d'entreprise ou d'un cas d'utilisation comparable, afin que vous puissiez mieux comprendre comment le logiciel fonctionnera pour vous.

La meilleure pratique consiste à dresser une liste de questions à l'avance, et si un fournisseur ne propose pas d'organiser un appel de référence, vous devez en faire la demande avant d'aller plus loin dans le processus.

Si vous n'êtes pas en mesure de parler directement avec des utilisateurs, il est utile de consulter les témoignages de clients des fournisseurs figurant sur votre liste de sélection. Voici quelques exemples de la façon dont les clients ont réussi avec Prophix :

• Wilson Construction a économisé jusqu'à 4 jours par mois pour les rapports hebdomadaires, et 2 semaines par mois pour les rapports GL et WIP
• Mission Health a réduit de plus de 40 % le temps consacré au processus de budgétisation annuel
• Spacesaver amélioration des rapports pour une meilleure compréhension du budget par rapport aux données réelles, de la rentabilité, de la main d'œuvre et des stocks
• Boulay a amélioré de 20,9 % la précision de ses prévisions de revenu net

USA Properties a vu le nombre de projets en cours de construction multiplié par 4 grâce à l'amélioration de l'efficacité de la planification opérationnelle

Erreur n° 5 : Supposer que la façon dont vous faites les choses actuellement est la meilleure façon de les faire

Lors de l'évaluation d'un logiciel de budget et de prévision, il peut être tentant de choisir la solution qui ressemble le plus à la façon dont vous faites les choses actuellement. Si vous avez l'habitude d'établir des budgets dans Excel, un fournisseur qui utilise Excel comme interface peut sembler une option attrayante.

Mais il est important de considérer que le besoin qui vous a poussé à envisager un logiciel de budget et de prévision est né de l'utilisation de feuilles de calcul. Si vous souhaitez innover et améliorer vos processus, vous devez être prêt à envisager une meilleure méthode. Les plateformes de budgétisation et de prévision ont été conçues en tenant compte de tous les aspects de votre transformation financière. Avec une plateforme dédiée à la budgétisation, à la planification, au reporting, à l'analyse et à la consolidation, il n'y a pas de limite à ce que vous pouvez réaliser.

Comment choisir le bon logiciel de budget et de prévision pour votre entreprise ?

En conclusion, le choix d'un logiciel de budget et de prévision ne se résume pas à une simple question de coût. Il s'agit de prendre en compte les objectifs à long terme, de comprendre les services à valeur ajoutée proposés, de solliciter les commentaires des utilisateurs et d'être ouvert à de nouvelles façons de faire. Si vous souhaitez en savoir plus, consultez cette ressource sur la tarification des logiciels FP&A. N'oubliez pas que la solution idéale doit non seulement répondre à vos besoins immédiats, mais aussi être évolutive pour répondre aux demandes futures.

En évitant ces erreurs courantes lors de l'évaluation des éditeurs de logiciels de budget et de prévisions, vous pouvez simplifier considérablement votre processus de sélection et obtenir un meilleur retour sur investissement. N'oubliez pas qu'une plateforme de budget et de prévisions efficace comme Prophix peut révolutionner vos processus financiers grâce à des fonctionnalités avancées de budgétisation, de planification, de reporting, d'analyse et de consolidation.

Alors que vous vous lancez dans cette aventure, concentrez-vous sur les fonctionnalités qui stimuleront réellement les performances de votre entreprise et recherchez une solution qui s'aligne sur vos objectifs à long terme. Ne vous contentez pas de ce à quoi vous êtes habitué, mais soyez prêt à adopter une meilleure façon de faire les choses. Après tout, l'objectif n'est pas seulement de changer, mais de se transformer pour le meilleur.

Pour en savoir plus, consultez notre guide sur les logiciels de budgétisation.