5 conseils et astuces pour tirer le meilleur parti de la conférence des utilisateurs de cette année

La planification de notre conférence annuelle des utilisateurs commence presque dès la fin de l'événement de l'année précédente. Chez Prophix, nous entamons ce processus en examinant notre expérience en tant qu'hôtes et en comparant nos perceptions aux commentaires des participants.

Je travaille également en réseau avec d'autres organisateurs d'événements et je consulte les commentaires en ligne d'experts du secteur. Cela m'aide à mettre au point une conférence qui offre un bon retour sur investissement. Tout comme j'essaie de faire en sorte que mes invités se sentent bien accueillis chez moi, je veux m'assurer que votre expérience de la conférence soit agréable.

D'après mon expérience, l'approche d'une conférence par un participant peut avoir un impact significatif sur son expérience. Voici quelques tactiques qui permettent aux participants d'en tirer le meilleur parti :

• Lire l'ordre du jour à l'avance Beaucoup d'entre vous ont consulté l'ordre du jour lors de leur inscription. Vous avez priorisé les sessions auxquelles vous vouliez assister et vous avez répondu à l'invitation pour les activités de la soirée(avec un peu de chance !). Mais cela remonte peut-être à un certain temps. En jetant un second coup d'œil à l'ordre du jour, vous remarquerez peut-être un sujet qui n'a pas d'incidence directe sur votre rôle, mais sur lequel vous êtes curieux d'en savoir plus. Prendre des notes mentales sur l'ordre du jour vous préparera à des conversations informelles lorsque vous rencontrerez d'autres participants ou des membres de l'équipe Prophix.

• Essayez de planifier des réunions 1/1 à l'avance La conférence des utilisateurs est l'une des rares occasions où les clients ont accès à l'ensemble de l'équipe Prophix. Si vous savez maintenant que vous avez besoin de leur écoute, essayez de planifier une réunion avec eux. Ils veulent connaître votre avis. Ils veulent connaître vos défis, vos innovations et vos succès. Même s'ils se tiendront toujours à votre disposition pendant la conférence, le fait de prendre rendez-vous avec eux à l'avance vous permettra de vous assurer qu'ils sont prêts à répondre à vos questions sur place, sans avoir à les relancer après la conférence.

• Posez des questions lors des sessions auxquelles vous assistez N'hésitez pas à poser des questions. En fait, je sais que presque tous les orateurs aimeraient savoir que leur contenu est pertinent et utile. Parfois, des éclaircissements supplémentaires sont nécessaires.

• Apportez des cartes de visite Il s'agit là d'une évidence. Des chaussures confortables sont toujours une bonne idée.

• Rejoignez-nous pour les activités de la soirée Il est arrivé que des participants me disent qu'ils avaient d'autres projets pour la conférence en dehors des heures de travail. Parfois, ils rendent visite à un ami ou à un membre de leur famille qui habite à proximité du lieu de la conférence. Mais de nombreuses activités de mise en réseau se dérouleront le soir, souvent de manière spontanée. Lorsque je planifie ces soirées, mon objectif est d'offrir aux participants une expérience qui leur est propre, en tenant compte de l'histoire et de la culture uniques de la ville. Ne manquez pas cette occasion !

Je suis sûr qu'il y a beaucoup d'autres conseils à ajouter à cette liste. D'ailleurs, si vous avez d'autres idées ou expériences, je serais ravie de les connaître. Comme je l'ai mentionné plus haut, je suis très fière d'organiser cette conférence et mon objectif est toujours de créer un événement que vous appréciez tellement que vous y reviendrez année après année. Washington, D.C. est l'une des villes les plus riches en histoire et les plus fascinantes du monde. Avec votre soutien, nous pouvons faire de la conférence de cette année un événement historique.

Par Katarina Radivojcevic

Planificatrice d'événements marketing, Prophix