What’s better? FP&A software or Excel

Lorsqu'il s'agit de gérer son argent, il est essentiel de disposer du bon outil. Excel existe depuis longtemps, mais nous sommes là pour vous montrer pourquoi le logiciel FP&A est le vrai gagnant pour les équipes financières.

Dans cet article, nous vous expliquons comment le département FP&A surpasse Excel à tous les coups, permettant ainsi à votre équipe financière de travailler plus intelligemment, et non plus difficilement. Nous aborderons les sujets suivants :

Qu’est-ce qu’Excel ?

Peut-être la solution financière la plus répandue, Excel est utilisé par les entreprises depuis la fin des années 1980. S'il a d'abord permis de structurer des processus autrement difficiles, des solutions plus avancées ont été introduites depuis.

Excel propose des fonctionnalités qui prennent en charge un large éventail de processus financiers, notamment la budgétisation, la planification, le reporting, les prévisions, les analyses, etc. Il peut aider les équipes financières à créer des modèles de données, à visualiser leurs données et à effectuer des calculs complexes.

Il prend en charge divers processus et peut être utilisé dans différents systèmes et langues, ce qui permet aux entreprises dotées de divers systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) de communiquer efficacement. Cette adaptabilité a fait d’Excel une sorte de langage commun dans le monde des affaires, notamment en finance.

Quels sont les enjeux d’Excel ?

Malgré sa grande popularité, l’utilisation d’Excel comme principale solution financière présente plusieurs inconvénients. Il peut être difficile de maintenir un contrôle interne sur les différentes versions de vos budgets, plans, rapports et prévisions, puisque n'importe qui peut enregistrer une nouvelle version d'une feuille de calcul sur son ordinateur. La multiplication des versions d'un même document peut créer une certaine confusion autour des résultats et amener votre équipe à remettre en cause l'intégrité de vos données.

Excel n'est pas non plus idéal pour les processus financiers plus complexes tels que la consolidation financière et le rapprochement des comptes, qui nécessitent généralement des contributions de l'ensemble de l'entreprise, des devises multiples et une saisie manuelle des données. C'est là un autre défi majeur d'Excel : Il n'existe aucun moyen de réduire le nombre de saisies manuelles ou de valider les données saisies, ce qui vous expose à un risque d'erreur humaine.

De plus, à une époque où les risques de sécurité sont de plus en plus préoccupants, Excel n’est pas bien adapté pour maintenir la conformité, en particulier lorsque de nouvelles réglementations en matière de données sont régulièrement introduites. Le manque de fonctionnalités de sécurité intégrées et robustes peut rendre difficile la garantie que les pratiques de traitement des données sont conformes aux normes telles que le RGPD ou la HIPAA.

Qu’est-ce qu’un logiciel FP&A ?

Le logiciel FP&A est une suite complète d'outils et de systèmes conçus pour optimiser les opérations financières d'une entreprise. Ce type de logiciel facilite la planification stratégique, le suivi et l'analyse des performances financières d'une organisation.

En règle générale, les logiciels FP&A présentent plusieurs caractéristiques clés, classées en catégories telles que :

• Planification stratégique et budgétisation
• Reporting complet (y compris les rapports financiers, de conformité et opérationnels)
• Processus de consolidation financière
• Analyse des scénarios de rentabilité et d'optimisation
• Gestion et exécution d’initiatives stratégiques

Il est essentiel que les organisations qui envisagent d'utiliser le logiciel FP&A reconnaissent que tous les fournisseurs n'offrent pas nécessairement un ensemble complet de ces fonctionnalités. Les équipes financières doivent évaluer soigneusement les fournisseurs de logiciels FP&A pour s'assurer qu'ils correspondent à leurs besoins immédiats et à leurs plans de croissance futurs, en veillant à ce que la solution choisie puisse s'adapter et évoluer efficacement.

Il est également important de comprendre que si certains éditeurs de logiciels FP&A commercialisent leurs solutions comme des alternatives supérieures aux feuilles de calcul, ces offres sont étroitement intégrées à Excel, fonctionnant principalement comme des compléments d'Excel. Cela signifie qu'au lieu de remplacer Excel, ces solutions s'appuient sur les fonctionnalités existantes d'Excel, en intégrant des fonctionnalités supplémentaires tout en continuant à fonctionner avec Excel.

Le logiciel FP&A peut également être appelé logiciel de Corporate Performance Management (CPM), de Financial Performance Management (FPM) ou de gestion de la Performance de l'entreprise (EPM). Si les fonctionnalités de base restent les mêmes, la nomenclature a évolué pour refléter le rôle de ces solutions qui permettent aux équipes financières d'améliorer leurs performances.

Quelle est la différence entre un logiciel FP&A et Excel ?

Le logiciel FP&A a été développé spécifiquement pour les équipes financières, alors qu' Excel a été créé pour être un outil de productivité personnel. S’appuyant sur la structure d’Excel, le logiciel FP&A vise à relever de nombreux défis avec les feuilles de calcul, notamment :

• Automatisation : Les logiciels FP&A sont bien équipés pour automatiser les processus financiers récurrents tels que la saisie de données, la validation et le reporting. Cette automatisation va au-delà des capacités d'Excel, rationalisant les flux de travail et réduisant considérablement le risque d'erreur humaine.
• Évolutivité : Les logiciels FP&A peuvent gérer des volumes et une complexité de données croissants sans compromettre les performances : un avantage essentiel par rapport à Excel, qui peut avoir des difficultés avec des ensembles de données volumineux ou des analyses complexes.
• Collaboration : Les logiciels FP&A peuvent améliorer la collaboration au sein de l'entreprise en permettant aux départements de contribuer aux budgets, aux plans et aux prévisions, ce qui favorise une approche unifiée de la gestion financière.
• Validation des données : Grâce à la validation intégrée des données, le logiciel FP&A peut rapidement identifier les données mal saisies, vous protégeant ainsi contre des erreurs coûteuses. Ce niveau de précision est essentiel pour maintenir l'intégrité de vos données financières.
• Informations non transactionnelles : Le logiciel FP&A se distingue également d'Excel par sa capacité à fournir des informations non transactionnelles. Certaines solutions logicielles FP&A sont dotées de fonctions d'intelligence artificielle qui peuvent fournir une explication complète des tendances et des écarts de vos données. Cela prend en charge l’analyse rétrospective et les prévisions prospectives, ce qui améliore la précision et l’efficacité des rapports d’une manière qu’Excel ne peut égaler.
• Sécurité et conformité : Grâce à des fonctionnalités telles que l'accès basé sur les rôles, les pistes d'audit et le cryptage des données, le logiciel FP&A offre une protection supérieure pour les informations financières sensibles, répondant aux normes réglementaires et de gouvernance plus efficacement qu'Excel.

En relevant les défis liés à l'utilisation d'Excel pour des tâches financières complexes, les logiciels FP&A se distinguent comme une solution plus sûre et plus évolutive pour les équipes financières modernes qui cherchent à stimuler les performances de l'entreprise.

Comment combiner Excel et logiciel FP&A ?

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe un moyen de combiner le meilleur d'Excel et d'un logiciel FP&A pour transformer vos processus financiers. Avec une Plateforme de Performance financière comme Prophix One, vous pouvez permettre aux collaborateurs de toute l'entreprise d'utiliser l'Interface qui leur est la plus familière, comme Excel, pour contribuer aux budgets, aux plans et aux rapports. Cette approche rationalise les flux de travail et les processus d'approbation, réduisant les interventions manuelles et accélérant la prise de décision.

Ensuite, grâce à tous les avantages du logiciel FP&A, votre équipe financière peut facilement importer les feuilles de calcul soumises dans la solution pour une validation et une analyse plus approfondies. La plupart des solutions logicielles FP&A disposent de fonctionnalités avancées de reporting et de visualisation des données, qui vous permettent de générer des informations plus approfondies, des analyses prédictives et des rapports financiers plus sophistiqués qu'Excel seul ne pourrait produire.

En intégrant Excel à votre logiciel FP&A dédié, vous pouvez également éliminer de nombreux risques de sécurité liés aux feuilles de calcul. Alors que les fichiers Excel peuvent être sujets à des risques de sécurité lorsqu'ils sont partagés à grande échelle, leur intégration dans une plateforme FP&A sécurisée peut offrir des mesures de sécurité avancées telles que le cryptage, les contrôles d'accès et les pistes d'audit, renforçant ainsi la protection des données et la conformité.

Dans l'ensemble, si vous hésitez à abandonner Excel, il existe des moyens de combiner la puissance et l'évolutivité du logiciel FP&A, tout en donnant à votre équipe la possibilité de partager certaines données dans des feuilles de calcul.

Conclusion : Pourquoi le logiciel FP&A est le meilleur choix pour les équipes financières

Après avoir exploré les tenants et les aboutissants d'Excel et des logiciels de FP&A, il est clair que pour les équipes financières qui cherchent à améliorer leur performance, les logiciels de FP&A sont les grands gagnants. Grâce à leur capacité à rationaliser les processus, à améliorer la collaboration et à fournir des informations plus approfondies, ces logiciels ne sont pas seulement des outils, ils changent la donne.

Curieux de savoir comment les logiciels FP&A se comparent aux modules complémentaires d'Excel ? Consultez notre blog sur les modules complémentaires d'Excel et les logiciels FP&A.