Qu'est-ce qui est le mieux ? Logiciel FP&A versus Excel

Selon une étude menée par Ventana Research, moins de 50 % des entreprises exécutent efficacement les processus de budgétisation et de planification.

Pourquoi ? Excel est le "logiciel" le plus couramment utilisé par les départements financiers.

Les équipes financières s'appuient sur des feuilles de calcul depuis l'apparition d'Excel dans les années 80. Selon CFO.com, l'employé moyen du service FP&A passe 75 % de son temps à collecter des données et à administrer le processus, ce qui ne lui laisse que 25 % de son temps pour l'analyse à valeur ajoutée qui stimule les performances de l'entreprise.

Il est clair que l'utilisation d'un logiciel FP&A dédié à la budgétisation, au reporting et à la planification permet de gagner beaucoup de temps et d'apporter une valeur ajoutée, de sorte que les responsables financiers aient le temps de faire ce qu'ils font le mieux : transformer les données en informations.

Dans cet article, nous verrons ce qui est le mieux : Le logiciel FP&A par rapport aux feuilles de calcul. Vous apprendrez :

Qu'est-ce qu'un logiciel FP&A ?

Le logiciel FP&A est destiné aux directeurs financiers, aux responsables financiers et aux décideurs pour gérer le reporting, la budgétisation, les prévisions et la planification et suivre la santé financière de l'entreprise.

Le logiciel FP&A vous permet de

• Rationaliser votre gestion budgétaire
• Automatiser les processus répétitifs
• Intégrer vos données directement à partir de la source
• Accéder à des points de données en temps réel
• Créer des prévisions complètes et pertinentes
• Effectuer des analyses de données complexes

Le logiciel FP&A est un élément essentiel de la gestion de la performance financière.

Qu'est-ce que la gestion des performances financières ?

La gestion de la performance financière (GFP) est la manière dont une entreprise gère les processus financiers dans l'ensemble de l'organisation. La gestion de la performance financière comprend la budgétisation et la planification, le reporting et l'analyse, la consolidation financière et la gestion interentreprises.

Le fait de disposer d'un logiciel de gestion de la performance financière est souvent un signe de maturité financière. Si vous gérez votre budget à l'aide d'un tableur, cela signifie que votre niveau de maturité financière est "faible". Pourquoi ? Parce que les feuilles de calcul sont un outil statique que vous ne pouvez pas faire évoluer au fur et à mesure que votre entreprise - et vos besoins en matière de reporting - se développent.

Maintenant que nous avons établi ce qu'est un logiciel FP&A, examinons les différences entre un logiciel FP&A et Excel.

Différence entre le logiciel FP&A et Excel

La plupart des entreprises optent pour un logiciel FP&A parce qu'Excel ou les feuilles de calcul présentent des limites, notamment en termes d'investissement (temps et argent), de facilité d'utilisation, d'automatisation et d'intégration, de flexibilité et d'évolutivité, et de sécurité des données.

Examinons les différences entre les deux logiciels dans ces catégories.

La budgétisation, le reporting et l'analyse sont des processus en plusieurs étapes qui font intervenir un certain nombre de membres d'équipes interfonctionnelles et d'éléments mobiles, ce qui est difficile à réaliser dans une feuille de calcul.

Quels sont donc les avantages d'un logiciel FP&A ?

Avantages des logiciels de FP&A

Les entreprises n'adoptent pas un logiciel de comptabilité et d'analyse financière uniquement en raison des limites d'une feuille de calcul. Les logiciels FP&A offrent plus qu'une feuille de calcul, notamment

• Facilité de déploiement
• Intégration simplifiée avec d'autres systèmes
• Analyse sophistiquée des données
• Une productivité accrue

Examinons plus en détail les avantages d'un logiciel FP& A.

Facile à déployer

Le logiciel FP&A natif en nuage ne nécessite qu'un navigateur web. Il n'est pas nécessaire d'installer la version la plus récente ou la plus correcte, ni d'installer des compléments au tableur. Tout ce dont vous avez besoin pour établir des budgets, des plans et des rapports est disponible via un navigateur web et vos identifiants de connexion. De plus, vous pouvez accéder au logiciel FP&A à partir de différents appareils et accéder au dernier rapport, à la dernière mise à jour ou aux dernières données, contrairement à une feuille de calcul sauvegardée sur le bureau de quelqu'un.

Intégration simplifiée avec d'autres systèmes

La plupart des planifications financières impliquent l'importation de données à partir de votre système de comptabilité, de votre SIRH ou de votre ERP. Avec un logiciel FP&A, ces intégrations sont automatisées, de sorte que la collecte des données se fait automatiquement - aucune importation manuelle n'est nécessaire. Cela signifie que vos rapports ultérieurs sont automatiquement mis à jour à mesure que des comptes sont ajoutés à votre plan comptable.

Analyse sophistiquée des données

Les logiciels FP&A permettent d'effectuer des requêtes ad hoc, d'obtenir des données de haut niveau sur le grand livre par compte, par département ou par projet, ou encore d'effectuer des recherches dans les transactions sous-jacentes. Ce niveau de granularité permet aux responsables financiers d'effectuer des analyses sophistiquées. La planification descendante est également une fonctionnalité standard des logiciels FP&A, ce qui signifie que les données annuelles sur plusieurs mois ou les coûts sur plusieurs départements basés sur des données historiques sont automatiquement réalisés grâce à une fonctionnalité intégrée. Enfin, les nouveaux comptes ou départements apparaissent automatiquement dans les rapports, sans qu'il soit nécessaire de procéder à des ajustements ou à des saisies manuelles.

Approfondissez vos données grâce à l'analyse ad hoc

Productivité accrue

La mise à jour des feuilles de calcul nécessite beaucoup de temps et d'efforts manuels. Pour rappel, 75 % des responsables financiers passent leur temps à collecter manuellement des données et à créer des rapports dans des tableurs, alors que ce temps pourrait être consacré à des tâches à valeur ajoutée.

Les logiciels FP&A réduisent les tâches manuelles et fastidieuses telles que la saisie de données et les tableaux croisés dynamiques afin de libérer du temps pour l'examen des données qui éclairent les décisions de l'entreprise.

Ce n'est pas une question de feuilles de calcul ou d'absence de feuilles de calcul

Il ne s'agit pas d'un logiciel FP&A ou d'Excel. Les tableurs ont toujours leur place dans le bureau des finances, mais ils ne doivent pas être utilisés comme source unique de vérité pour la budgétisation, la planification et le reporting.

La plupart des responsables financiers utilisent quotidiennement des tableurs pour une partie, la moitié ou la totalité de leurs processus financiers. Mais l'hésitation à passer à un logiciel FP&A ne doit pas l'emporter sur la nécessité de le faire.

En résumé, le logiciel FP&A transformera votre façon de travailler. Vous aurez plus de temps à consacrer à l'analyse et aux tâches à valeur ajoutée qui améliorent les performances de l'entreprise. Le temps gagné est de l'argent économisé. Une vue d'ensemble de votre entreprise grâce au logiciel FP&A, et plus de temps dans votre emploi du temps, signifie que vous et votre équipe êtes libres de vous concentrer sur ce qui compte le plus pour votre entreprise.