Budget flexible : tout ce qu'il faut savoir

Qu'est-ce qu'un budget flexible ? Un budget est un budget, n'est-ce pas ?

Un budget flexible est un type de budget unique qui tient compte des variations de l'activité de l'entreprise et prévoit un plan d'action pour y faire face.

En d'autres termes, il aide les entreprises à rester souples.

Mais comment créer un budget flexible ? Et pour quelles autres raisons pourriez-vous l'utiliser ? Et une trop grande flexibilité n'est-elle pas une perte de temps ?

Nous aborderons toutes ces questions et bien d'autres encore dans cet article.

Qu'est-ce qu'un budget flexible ?

Un budget flexible est un budget qui peut être ajusté en fonction de l'évolution de l'activité de l'entreprise, comme les ventes ou le volume de production. Généralement, ces ajustements sont prédéterminés afin d'éviter les problèmes d'évolutivité, comme le fait d'accepter plus de clients que l'entreprise ne peut en gérer.

Il est souvent mentionné en même temps que le budget statique, qui est basé sur un niveau fixe d'activité ou de production.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des budgets flexibles ?

Parce que les budgets flexibles permettent aux entreprises d'ajuster le montant qu'elles consacrent aux différentes activités de l'entreprise, ce qui les aide à gérer plus efficacement leurs flux de trésorerie. Les budgets flexibles, pour dire les choses clairement, aident les entreprises à être plus flexibles dans leurs dépenses.

Exemple de budget flexible

La formule du budget flexible est un outil financier qui s'adapte aux variations du volume d'activité.

La formule est la suivante : Coûts fixes + (unités d'activité réelles x coût variable par unité d'activité).

Cette formule permet aux entreprises d'adapter leur budget aux résultats réels, ce qui peut conduire à une planification financière plus précise.

Voici un exemple rapide pour illustrer les avantages d'un budget flexible.

Supposons que le canal de publicité payante d'une entreprise fonctionne bien et génère plus de revenus que prévu. Un budget flexible donne à l'entreprise le feu vert pour réinvestir une plus grande partie de ces recettes dans le canal.

Cela devrait se traduire par une augmentation des bénéfices.

Toutefois, il peut également entraîner des problèmes d'évolutivité si les équipes chargées des ventes et de la satisfaction de la clientèle ne peuvent pas gérer plus de comptes que ce qui a été "budgété". Un budget flexible et solide prévoit ces scénarios et alloue les fonds en conséquence.

Supposons qu'il y ait une dépense imprévue. Avec un budget flexible, en supposant que vous ayez créé un scénario de dépenses imprévues, vous disposez d'un plan à suivre.

Budget flexible et budget statique

Un budget flexible fournit des lignes directrices permettant à une entreprise de modifier ses opérations, d'investir ou de se défaire de pratiques commerciales en fonction d'un facteur externe, généralement les recettes provenant de ces activités.

Un budget statique ne fournit aucune orientation et ne permet aucun changement. Il est plus rigide et ses résultats sont plus clairement définis.

Formule d'écart budgétaire flexible

L'écart de budget flexible est la différence entre les résultats générés par un budget flexible et les résultats réels obtenus en suivant ce budget.

La formule de l'écart de budget flexible est assez simple :

Écart de budget flexible = (Montant réel - Montant du budget flexible)

Un écart de budget flexible positif (ou favorable) signifie que vous avez dépassé les prévisions, tandis qu'un écart négatif (ou défavorable) signifie que vous n'avez pas été aussi rentable ou que vous avez dépensé plus que prévu.

Budgets flexibles de base, intermédiaires et avancés

Nous pouvons classer les budgets flexibles en trois catégories en fonction de leur influence et de leur complexité.

Budgetflexible de base : Ce type de budget flexible ne permet que des modifications basées sur les chiffres des recettes.

Budget flexible intermédiaire: Il prend en compte d'autres activités susceptibles d'entraîner une modification des recettes ou des activités de l'entreprise, telles que l'évolution des effectifs ou le nombre et la complexité des clients.

Budget flexible avancé: Ce type de budget flexible prend en compte diverses dépenses au sein de l'entreprise, telles que les lancements de produits, les ratios tels que le nombre magique SaaS ou le ratio d'endettement, et les dividendes provenant d'investissements.

La plupart des entreprises qui intègrent la flexibilité dans leur budget utiliseront un budget flexible de base.

Avantages d'un budget flexible

Pourquoi une entreprise souhaiterait-elle utiliser un budget flexible ? Il s'avère que la possibilité de réagir aux performances réelles de l'entreprise peut s'avérer utile pour maintenir le statu quo et pour croître plus rapidement que prévu. Les conditions incertaines du marché plaident en faveur du budget flexible, car il est plus certain qu'un plan unique ne sera pas suivi.

Bon pour les entreprises à coûts variables

Les entreprises dont les coûts sont variables ont besoin de budgets flexibles, car ce type de budget leur permet de corriger le tir ou de tenir compte de ces variations en perturbant le moins possible leurs activités.

Par exemple, une entreprise dont les variations saisonnières sont importantes doit disposer d'un budget flexible pour tenir compte de l'augmentation et de la diminution de l'offre et de la demande en fonction de la saisonnalité.

Mesure des performances

Il n'y a rien de mieux que de dire à l'entreprise que vous êtes dans les temps. Et avec un budget flexible, vous avez de multiples possibilités de rester dans les temps.

Comme vous avez prévu des écarts dans le budget, vous savez exactement quelle voie suivre pour maintenir la trajectoire qui permettra à l'entreprise de rester dans les clous.

Un processus budgétaire plus efficace

Les budgets flexibles sont efficaces parce qu'ils font tout le travail pendant que vous travaillez sur le budget. Bien que le budget initial soit plus long, le processus budgétaire global est beaucoup plus rapide, puisque vous n'avez (idéalement) pas besoin de prévoir à nouveau des scénarios ou de calculer de nouvelles projections.

Un meilleur contrôle des coûts

Prévoir vos coûts à l'avance est un excellent moyen de les contrôler. Étant donné qu'un budget flexible permet à l'équipe financière d'anticiper et de limiter les dépenses dans le cadre de certains scénarios, elle dispose de moyens de contrôle des coûts beaucoup plus solides. Cela permet de limiter les écarts par rapport au budget, ce qui est une bonne chose.

Prise en compte des dépenses imprévues

Par nature, un budget flexible tient compte, dans une certaine mesure, des dépenses imprévues. Bien que l'ampleur des dépenses imprévues puisse ne pas correspondre à ce que vous avez prévu dans le budget, la voie que vous avez tracée pour l'entreprise sera dans de nombreux cas applicable, moyennant quelques ajustements des chiffres bruts.

Reflète plus fidèlement la manière dont les finances sont utilisées

Une entreprise est une entité vivante, et un budget doit l'être aussi. Bien qu'il soit intéressant d'avoir un budget idéal et statique, le budget flexible est plus fidèle à la façon dont les entreprises et les responsables de budget évaluent réellement leurs finances.

Les limites d'un budget flexible

Bien entendu, les budgets flexibles ne sont pas unilatéralement bons. Comme toute chose, ils ont leurs inconvénients.

Plus long à créer, à développer, à contrôler et à maintenir

Parce qu'ils sont nécessairement plus complexes que les budgets statiques, et parce qu'ils ne sont pas "prêts à l'emploi", les budgets flexibles demandent plus de travail intellectuel pour être créés, et ils nécessitent également un suivi étroit. Cela peut mettre à rude épreuve une équipe FP&A déjà très sollicitée.

Trop de flexibilité peut limiter la capacité de planification du département F&A

Il est possible d'avoir trop de plans, car la capacité de planification d'une entreprise est limitée par le nombre d'heures que son équipe peut consacrer à la création de plans. Les responsables budgétaires doivent veiller à ne pas laisser le budget flexible - en particulier les budgets flexibles avancés - devenir un train fou de la complexité.

Les prévisions ont une durée de vie plus courte et deviennent rapidement obsolètes

Si la flexibilité est une bonne chose, il arrive parfois qu'un événement inattendu vienne invalider tout le travail effectué auparavant.

Les entreprises du monde entier en ont fait l'expérience en mars 2020, lorsque la pandémie de COVID-19 a entraîné des blocages qui ont paralysé une grande partie de l'économie. Les modèles et les projections ont été abandonnés et les entreprises qui avaient consacré beaucoup de temps et de ressources à la création d'un budget flexible ont vu une grande partie de leur temps et de leurs efforts invalidés.

Moins de responsabilité ou d'incitation pour les responsables du budget à respecter le budget initial

Le fait de savoir que le budget peut être ajusté peut inciter certains responsables de budget à jouer avec leurs dépenses. Veillez à ce qu'ils attendent de l'équipe FP&A qu'elle leur indique les écarts par rapport au budget.

Les retards de clôture peuvent provoquer des frictions avec l'équipe comptable

Si la possibilité d'ajuster le budget est agréable, elle peut créer de nombreux maux de tête pour l'équipe comptable, notamment lorsqu'elle doit refaire une grande partie de son travail pour la clôture des comptes, ce qui retarde d'autant un processus qui est souvent retardé en raison de circonstances imprévues.

Absence de comparaisons des recettes

L'un des principaux avantages de la cohérence inhérente à un budget statique réside dans les comparaisons nettes qu'il permet. Mais un budget flexible introduit beaucoup plus de variations, ce qui rend difficile, voire impossible, pour une équipe d'effectuer une comparaison précise des recettes ou une analyse des écarts sur la base d'un scénario idéal ou antérieur.

Qu'est-ce que l'écart budgétaire flexible ?

L'écart budgétaire flexible est la différence de dépenses ou de recettes entre le budget de base ou le budget initial et le budget qui a fait l'objet d'un ajustement.

Exemple d'écart budgétaire flexible

Supposons par exemple qu'une entreprise budgétise le coût de revient d'un produit de 100 dollars à 20 dollars, mais qu'après avoir effectué des calculs, elle constate que le coût de revient est de 20 dollars. Mais après avoir effectué les calculs, elle constate que le coût de revient s'élève à 25 dollars. Elle augmente le coût du produit pour tenir compte de cet écart et réalise 50 de ses 100 ventes de produits au cours de la période considérée à ce nouveau prix. L'écart sur budget flexible pour ce produit est donc de - 250 $ (50 unités vendues avec un coût de revient supérieur de 5 $ à celui prévu au budget, soit - 5 $).

5 étapes pour réussir la mise en œuvre d'un budget flexible

Si vous avez décidé qu'un budget flexible est la voie à suivre pour votre organisation, voici comment le mettre en œuvre avec succès.

1. Identifier les coûts fixes et variables

Il est essentiel d'identifier les éléments susceptibles de varier. Par exemple, les coûts tels que le loyer, les remboursements de dettes ou les immobilisations corporelles sont susceptibles de rester fixes et constants. En revanche, des coûts tels que les dépenses de vente et de marketing peuvent varier considérablement.

Séparez les coûts variables. Vous réduirez ainsi considérablement le nombre de scénarios à créer.

2. Utiliser le ratio des coûts variables pour créer un modèle budgétaire

Le ratio des coûts variables compare les coûts d'augmentation de la production aux recettes qui en résultent. Au cours de cette étape, vous devez déterminer votre ratio de coûts variables pour chaque produit, bien ou service que vous vendez et créer un modèle que vous pourrez utiliser pour votre analyse de scénarios à l'étape suivante.

La formule du ratio des coûts variables est la suivante :

Ratio des coûts variables = Coûts variables / Ventes nettes

Ou bien : Ratio des coûts variables = 1 - Coûts variables / Ventes nettes :

Ratio des coûts variables = 1 - Marge sur coûts variables

3. Modéliser différents scénarios à l'aide du modèle budgétaire

Maintenant que vous disposez d'un modèle budgétaire, il est temps de modéliser des scénarios. Vous devez modéliser les scénarios sur la base de l'écart de coût qui est susceptible de se produire, avec une certaine marge de manœuvre pour les scénarios inattendus.

Un outil de FP&A tel que Prophix One est idéal pour cette étape.

4. Décidez de votre budget

Maintenant que vous avez cartographié vos nombreux scénarios, il est temps d'attribuer des chiffres et des paramètres budgétaires. Il s'agit plus d'un art que d'une science, mais vous devriez commencer par établir des priorités au moyen d'un budget prudent, avant d'ajouter des dépenses plus pratiques ou superflues.

N'importe quelle méthode de budgétisation fonctionne ici : vous pouvez utiliser la budgétisation progressive pour un budget flexible de base, ou la budgétisation base zéro pour remanier complètement le budget.

5. Comparez votre modèle budgétaire aux dépenses réelles grâce à l'analyse des écarts

Enfin, vous devez comparer vos dépenses réelles à votre budget et évaluer l'efficacité et la précision de votre budget flexible.

L'analyse des écarts budgétaires est une étape finale essentielle de tout processus budgétaire et une condition préalable au cycle budgétaire suivant.

La compréhension et l'évaluation de vos budgets précédents vous aideront à créer un budget futur plus précis, ce qui facilitera le travail de chacun et stabilisera les finances de l'entreprise.

Conclusion : Le budget flexible avec Prophix

Vous savez maintenant comment créer et utiliser un budget flexible.

Et si vous souhaitez créer un budget flexible pour votre organisation, Prophix peut vous aider. Avec Prophix One, une plateforme de performance financière, vous pouvez rapidement et facilement créer des scénarios et calculer votre analyse budgétaire, minimisant ainsi les deux plus grandes pertes de temps du processus de budgétisation.